Monkey Business Images/ Shutterstock O excesso de reuniões é responsável por 23% dos casos de improdutividade no trabalho
Você sabia que o excesso de reuniões é responsável por 23% dos casos de improdutividade no trabalho? Estes dados, levantados pelo site americano CareerBuilder; trazem à tona uma velha discussão sobre a necessidade e importância destes encontros.
Para alguns profissionais, as reuniões são de extrema importância para alinhar informações e tomar decisões importantes, porém para outros, são vistas como enrolação e pura perda de tempo. Isso ocorre porque, muitas vezes, a falta de organização ao invés de fazê-la uma aliada, torna esta ferramenta de gestão mais um problema a ser tratado pela empresa.
Neste sentido, levante a mão que nunca esteve numa reunião improdutiva. Estes tipos de eventos são marcados por falta de foco, chuva de reclamações, dispersam os profissionais e fazem todos perderem tempo. Por isso, para ajudar você e sua equipe a terem reuniões produtivas, separei algumas dicas extraordinárias. Confira e leve estas sugestões para seu dia a dia de trabalho!
Como Organizar Reuniões de Trabalho Produtivas
- Estabeleça uma pauta e um líder – Antes de convocar os colaboradores para uma reunião é essencial definir quem guiará a reunião e quais os assuntos que deverão ser tratados. Isso ajuda a organizar a congregação, concentrar a comunicação, focar nos assuntos pré – determinados e evita dispersões durante o encontro.
- Convoque as pessoas certas – Para que a reunião seja efetiva é importante que sejam convidados apenas os profissionais certos. Estes, por sua vez, devem estar realmente ligados aos assuntos, ter poder de decisão e conhecimentos para colaborar na resolução dos problemas. Isso evita tirar outros funcionários de seus postos de trabalho e diminui perdas de tempo.
- Crie regras – Para otimizar o tempo é fundamental definir algumas regras em relação aos horários, duração dos debates e, especialmente, quanto ao uso de: celulares e tablets, durante as reuniões. Os profissionais se dispersam muito usando a internet, vendo redes sociais, respondendo mensagens e emails, muitas vezes para fins pessoais. Estes comportamentos prejudicam tanto a produtividade no trabalho, como dos encontros e devem ser evitados.
- Mantenha o foco – Um dos principais responsáveis por reuniões improdutivas é a falta de foco. É importante seguir a pauta e evitar que assuntos, não selecionados, sejam levantados e discutidos durante o encontro. Foque em resolver as pendências pontuais, que já foram levantadas, e deixe novos assuntos para outros momentos.
- Faça atas – Atas de reunião são documentos importantes para as empresas, pois relatam os assuntos que foram tratados na reunião, bem como as medidas que deverão ser tomadas a partir da colaboração dos participantes. É uma forma de documentar o encontro e de todos relembrarem, em detalhes, o que foi discutido.
Como podemos perceber com estas dicas, as reuniões de trabalho podem ser mais produtivas e eficientes, se algumas medidas simples, como as citadas acima, forem adotadas. Experimente inserir estas sugestões quando for realizar seus encontros, evite perdas de tempo e dinheiro obtenha resultados extraordinários!
E você, costuma participar de muitas reuniões? Compartilhe sua experiência!
