Para começar este artigo, preciso fazer algumas perguntas a você, querida pessoa. Você sabe qual a finalidade de uma auditoria? Sua empresa já passou por algum processo desta natureza? O nome traz um certo peso pois a auditoria requer bastante comprometimento por parte dos auditores. Para saber mais sobre auditoria e como este trabalho pode contribuir com o sucesso das organizações empresariais, continue a leitura!
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O que é auditoria?
De maneira sucinta e objetiva, a auditoria é um trabalho que consiste em analisar de maneira criteriosa as ações de controle interno, implantadas por uma empresa, para certificar-se que elas estão de acordo com as normas e padrões previamente estabelecidos.
As auditorias podem ser realizadas por auditores internos (colaboradores da empresa) ou por auditores externos. Os auditores externos são profissionais designados pelo órgão certificador. Os critérios avaliativos das auditorias variam de acordo com o segmento da empresa a ser auditada. Os órgãos certificadores também possuem seus próprios critérios de avaliação baseados em normas de órgãos reguladores.
Quando os processos e setores auditados seguem as normas e são bem avaliados a partir dos critérios estabelecidos, diz-se que o setor/processo está “em conformidade”. Estar em conformidade atesta que a auditoria encontrou processos bem aplicados nas organizações e que os objetivos propostos seguem de maneira correta.
Porém, quando a auditoria identifica que existem processos que não têm sido aplicados e executados de maneira correta ou que o setor auditado não consegue atender determinadas demandas adequadamente, diz-se que o setor/processo está em “não conformidade”. A não-conformidade não significa uma reprovação ou a perda do selo certificador e sim, que algumas ações precisam ser corrigidas, implantadas ou mesmo eliminadas. Mas, como funciona uma auditoria?
O Processo de Auditoria da Empresa
O trabalho da auditoria é similar ao trabalho de investigadores e, por isso, é uma atividade vista com um certo receio. Mas, a auditoria é um trabalho sutil, mas bastante eficaz. A auditoria não se dá quando os auditores interpelam os colaboradores, ela começa muito antes. O processo de auditoria inicia-se desde o momento em que a empresa decide verificar como estão os seus processos. Em alguns segmentos do mercado – como setor financeiro, contábil e advocatício- este trabalho é mais comum. Mas, a auditoria é aplicável e necessária em todos os segmentos tanto do mercado quanto das empresas.
A primeira etapa da auditoria é justamente a sua estruturação. Buscar profissionais ou formar colaboradores para o processo, definir os critérios e formas de avaliação. É nessa etapa da estruturação que os papéis de cada colaborador envolvido na auditoria é definido e distribuído. É importante que o papel de cada um esteja claro para que a auditoria ocorra de maneira eficaz e assim, os critérios sejam avaliados de maneira imparcial e justa.
É preciso definir também quais serão os departamentos auditados e mapear todos os seus processos. Feito isso, a próxima etapa é conversar com os colaboradores para examinar os processos com quem lida com eles todos os dias. Esta é a fase da examinação, uma das fases mais cruciais de uma auditoria.
Importante destacar que em um processo de auditoria a atuação do gestor de cada área é fundamental para que as equipes estejam engajadas. O envolvimento dos gestores é de extrema importância para que a organização possa conquistar sua certificação e o status de uma empresa que implantou assertivamente as normas de controle da qualidade em sua gestão. Mas, quais são as vantagens de implementar a auditoria em uma empresa?
Quais são os benefícios da auditoria?
Engana-se quem acredita que a auditoria tem como principal objetivo apenas apontar os erros da organização ou apenas destacar os seus acertos. A intenção ao fazer uma auditoria da empresa é identificar seus pontos fortes e de melhoria e implantar formas melhores de gerir os processos e as pessoas. Auditoria requer imparcialidade, lembre-se sempre disso! O que as empresas ganham ao investir em auditoria? Eis alguns benefícios:
1 – Posicionamento claro para colaboradores e consumidores
Uma empresa que investe em auditoria deixa claro para seus colaboradores que a funcionalidade dos processos são importantes. “Fazer por fazer” não é o foco de uma organização empresarial que investe em auditoria. Isso se reflete também no mercado pois mostra que a empresa investe na qualidade daquilo que entrega para os seus consumidores. Quando uma empresa passa por auditorias e recebe alguma certificação, mostra para os concorrentes e também para os consumidores que seus processos foram avaliados de maneira imparcial e minuciosa.
2 – Destaca as boas práticas da empresa
A auditoria mostra o que tem sido positivo para a organização nos mais variados aspectos. Um processo de auditoria pode revelar como a gestão de pessoas contribui com a qualidade de vida de seus colaboradores, ou como os processos de marketing são eficientes, por exemplo. Muitas vezes, os gestores traçam metas que não são relevantes por não saber o quão eficientes são suas práticas de gestão. A auditoria vem como uma aliada para mostrar o que tem funcionado de maneira excelente em todos os setores da organização.
3 – Mostra o que precisa ser melhorado
Assim como a auditoria mostra as boas práticas da organização, ela também mostra o que necessita de intervenções e melhorias. Com a auditoria é possível identificar os processos que precisam de ajustes e em quais etapas existem ruídos ou falhas. Ter tais informações são cruciais para que as empresas possam agir de maneira estratégica e pontual na busca por soluções.
4 – Envolvimento dos colaboradores
Este é um dos maiores benefícios de uma auditoria. Ter colaboradores envolvidos neste processo contribui de maneira positiva com o comprometimento dos mesmos com os resultados da empresa e melhora o ambiente de trabalho. Além disso, é uma boa oportunidade para conhecer e descobrir talentos. É muito comum em auditorias a descobertas de líderes, coordenadores e até grandes gestores. Vale dizer também que a auditoria é uma ótima oportunidade para ouvir as sugestões dos colaboradores para que os processos sejam otimizados.
Espero que este artigo tenha contribuído com o sucesso da sua empresa, querida pessoa. Agora, me conte: sua empresa já passou por auditorias? Como foi a sua experiência? Utilize o espaço abaixo para compartilhar a sua opinião com a gente! Se você acredita que este conteúdo ajudará outras pessoas, curta e compartilhe em suas rede sociais.
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