Toda empresa que deseja crescer, ganhar espaço no mercado e conquistar a preferência dos consumidores deve investir em ações eficazes e planejadas, que proporcionem a sua melhoria contínua. Nesse contexto, a Gestão por Processos visa a reavaliar, aprimorar e padronizar todos os processos de trabalho e trazer uma visão sistêmica da empresa para a própria organização.

Neste artigo, vamos compreender exatamente o que é a gestão por processos, quais são os seus benefícios, como ela pode ser colocada em prática e qual é o papel da ISO 9001 nesse universo. Para saber mais sobre o assunto, é só dar continuidade à leitura a seguir!

Entendendo o conceito de gestão por processos

Processos são todas as atividades rotineiras executadas em uma empresa. A gestão por processos consiste na organização das atividades da empresa, definindo quais são essas atividades, como elas se relacionam entre si, quem é responsável por cada etapa, como as tarefas devem ser executadas e quais são os resultados esperados.

Na prática, a gestão por processos auxilia em uma melhor integração das atividades e setores, envolvendo todos os profissionais, independentemente do seu nível hierárquico ou departamento. Ao implementar processos padronizados para a realização das demandas, o trabalho se torna mais organizado e objetivo, pois o colaborador recebe orientações e treinamento prévio sobre como realizá-lo.

Assim, independentemente de quem vá executar a tarefa, o resultado final deverá ser sempre o mesmo objetivado. Para que isso ocorra, o profissional deve respeitar e seguir os procedimentos definidos pela empresa.

Nesse modelo de gestão, é possível acompanhar todos os processos organizacionais e verificar se as medidas aplicadas realmente estão surtindo os efeitos desejados. Para isso, os gestores e colaboradores devem estar atentos à forma de realizar o trabalho e evitar que erros prejudiquem toda a cadeia envolvida.

Benefícios da gestão por processos

  • Tarefas mais bem organizadas e padronizadas;
  • Maior foco na execução do trabalho;
  • Gestão do conhecimento organizacional;
  • Maior efetividade na realização das demandas;
  • Menos burocracia e mais agilidade nos processos internos;
  • Possibilidade de implantação de indicadores de desempenho, favorecendo a adoção de ajustes e melhorias contínuas;
  • Maior integração entre os profissionais envolvidos e as suas respectivas áreas;
  • Gestão de competências e retenção de talentos;
  • Visão sistêmica da empresa e dos seus processos.

Colocando esse tipo de gestão em prática

Agora que você já compreende o que é a gestão por processos e quais são os benefícios que ela oferece, confira, na sequência, um passo a passo para adotá-la na sua empresa.

1. Mapeamento e documentação dos processos organizacionais

O primeiro passo consiste em solicitar que cada departamento e setor façam um registro dos seus processos, ou seja, de como as suas atividades são executadas. Cada processo deve ter início, meio e fim, podendo ser documentado por meio de listas de instruções ou de fluxogramas. Métodos, materiais e prazos devem ficar bem claros na descrição de cada processo, de modo que qualquer pessoa possa compreendê-los.

2. Simulação de alternativas

Uma vez tendo sido registrados os processos da organização, é hora de convocar as equipes para fazer alguns questionamentos: de que maneira esses processos podem melhorar? É possível torná-los mais eficazes? Mais ágeis? Mais simples? Mais baratos? Automatizar algumas atividades? Como? Trata-se de um processo de levantamento de alternativas, testando as regras pré-estabelecidas para verificar se são eficazes, se estão sendo executadas corretamente e se podem melhorar.

3. Execução do processo com as mudanças propostas

Depois de levantar essas hipóteses de melhorias, é hora de colocá-las em prática, de modo a verificar se as mudanças propostas funcionam ou não. Nesse sentido, é importante comunicar os colaboradores sobre as mudanças que ocorrerão — o que pode envolver métodos, ferramentas, programas, prazos, equipes etc. Depois, treine esses colaboradores para que compreendam as novas atividades/métodos. Por fim, permita que executem os processos.

4. Monitoramento de desempenho

A 4ª etapa consiste em monitorar o processo implantado. Nesse sentido, seria interessante definir indicadores de desempenho, ou seja, métricas capazes de informar as equipes se as mudanças implantadas estão ou não promovendo melhorias nos processos e nos resultados que estão sendo obtidos.

5. Melhorias contínuas

Por fim, é necessário avaliar os indicadores de desempenho selecionados e verificar se as mudanças adotadas estão de fato promovendo melhorias. Em caso afirmativo, pode-se registrar as alterações na documentação oficial dos processos. Em caso negativo, pode-se voltar aos antigos sistemas, que funcionam melhor.

O importante é que todas as etapas acima se tornem uma rotina, em que ideias podem ser sugeridas, testadas e avaliadas. Isso faz com que as empresas abracem a inovação e mergulhem em um ciclo de melhorias contínuas nos seus processos — como deve se comportar toda organização que deseja se adaptar a novos contextos e crescer com constância.

A gestão por processos e a ISO 9001

Garantir a perfeita execução das normas e processos, no que tange à Gestão da Qualidade, é um dos principais benefícios das organizações que incluem o padrão ISO 9001, aos seus procedimentos diários de trabalho.

Falamos isso por experiência própria, pois, recentemente, o Instituto Brasileiro de Coaching — IBC, depois de muito trabalho e dedicação conjunta, conquistou esse importante selo de qualidade.

Para isso, implantamos, em todos os departamentos, diversos sistemas de gestão por processos e melhoramos procedimentos — o que, além de padronizar o trabalho e melhorar a produtividade, trouxe ainda mais engajamento a toda a empresa.

Essa ação melhorou o clima organizacional e a comunicação interpessoal, aumentou o índice de efetividade nas tarefas e potencializou os resultados em todos os setores. Com isso, além de trazer melhorias importantes para o IBC, também podemos dizer que maximizamos poderosamente a qualidade dos produtos e serviços que entregamos aos nossos clientes. Maravilhoso, não é mesmo?

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