Embora sejam importantes para a estruturação dos projetos, tomada de decisões e planejamento, o fato é que existem tipos de reunião que verdadeiramente deveriam ser abolidas da agência de uma empresa. Isso é o que também mostra uma pesquisa realizada pela Harvard Business Review e que constatou que 67% das reuniões realizadas são consideradas improdutivas enquanto que 15% destes encontros são tidos como total perda de tempo.
Isso mostra como uma ferramenta positiva, quando usada de forma errada, pode se tornar uma inimiga da empresa ao invés de uma aliada do negócio e se transformar num fator a mais de perda de tempo e produtividade. Para evitar que isso aconteça, afinal, tempo é dinheiro, eu resolvi falar dos doze tipos de reuniões que sua empresa deve abolir definitivamente das suas práticas e cultura corporativa já.
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12 Tipos de Reunião que deve eliminar da sua empresa
Saber identificar se a sua empresa também está fazendo reuniões improdutivas é o primeiro passo para mudar esta situação e criar formas mais efetivas de reunir as pessoas e as ideias em prol do crescimento do negócio. Continue lendo, veja quais os piores tipos de reunião e saiba como livrar-se delas.
1 – Sem pauta
Reuniões sem temas pré-definidos são uns dos principais motivos para a perda de tempo nas organizações. Se quem convoca a reunião não apresenta as razões para o encontro e, muito menos, quais são os assuntos que serão tratados, a equipe chega despreparada, perdida e sem saber ao certo como poderá agregar.
2 – Sem Foco
É quando a todo o momento o grupo acaba fugindo do tema principal e começa a discutir assuntos que nada tem a ver com o tema central. Um exemplo é reunir o departamento financeiro para falar dos custos mensais da empresa e, do dada, alguém começar a reclamar de problemas administrativos, como a demora em trocar uma lâmpada queimada. É preciso ter timing e bom senso, para levantar apenas os assuntos pertinentes.
3 – Com as pessoas erradas
Não fazer a seleção dos profissionais que serão convidados para a reunião é um dos motivos que provoca a perda de foco. Para que o encontro seja proveitoso é importante ser inteligente e estratégico e chamar apenas as pessoas-chave, ou seja, aqueles colaboradores que realmente estão em sintonia e dominam o assunto a ser tratado. Se for tratar da nova campanha de marketing, chame os profissionais da equipe de marketing e não os do RH, por exemplo.
4 – Centralizadoras
Para quê reunir sua equipe se apenas você pode falar e expor suas ideias? A reunião é o momento dos seus colaboradores trazerem ideias, soluções, inovações, contribuir para a empresa crescer e não o seu palco. Portanto, dê espaço para que todos possam se expressar e dar suas contribuições e feedbacks e deixe seu ego de lado.
5 – Sem fim
São aquelas reuniões com hora para começar, mas que só Deus sabe quando irão acabar. Este tipo de reunião é àquela onde todos falam sobre tudo, apontam problemas e soluções, mas em que nunca se chega a nenhuma conclusão em definitivo, ou seja, a uma tomada de decisão efetiva. Além de muito cansativa, este modelo é um dos mais improdutivos, pois tira o colaborador de seu posto de trabalho por horas e ainda não resulta em nada.
6 – Em desacordo com os valores da empresa
São reuniões em que o tema não agrega valor e conhecimentos nenhum para a equipe. Quando o tema abordado está em desacordo com os valores, missão e visão da empresa. O líder que irá ministrar a reunião, precisa saber, de forma mais profunda, sobre o tema que ele irá falar e sobre quais são suas ideias.
7 – Despreparadas
Uma pessoa despreparada para falar em público e para uma equipe, quando chega perante os seus colaboradores e não tem desenvoltura e amplo conhecimento sobre o tema, dificilmente eles irão se interessar. Por isso, ao escolher o profissional que fará a reunião em sua organização, dê preferência para aqueles que tenham um trabalho congruente e que são realmente bons e preparados para isso.
8 – Temas irrelevantes
A reunião pode ter um tema bastante ligado ao negócio, como sobre vendas, por exemplo, ou ser mais abrangente, como no caso das motivacionais. Porém, é fundamental que ela cause interesse nos expectadores, que no caso serão os seus funcionários. Escolha um assunto que, de alguma forma, irá agregar ao trabalho e desenvolvimento de cada um deles, caso contrário a grande maioria começará a se dispersar e o investimento irá pelo ralo.
9 – Tema exaustivo e sem hora pra terminar
Esse tipo de reunião faz com que muitos colaboradores não interajam com você. Evite os assuntos exaustivos e sem fim. Quando marcar uma reunião, elenque todo o assunto a ser abordado, verifique se são pertinentes para aquela equipe e comece e termine no horário marcado.
10 – Improdutiva
A maioria das reuniões sempre deixa uma tarefa para ser executada para alguns ou toda a equipe envolvida, porém, quando não fica claro qual a tarefa que deve ser executada e o prazo de resposta, há uma grande chance dessa reunião ter sido improdutiva. Visando resolver esta questão, é interessante reservar uns 5 minutinhos no final da reunião para repassar as pendências, mesmo que elas sejam enviadas posteriormente.
11 – Só para cumprir protocolos
Coisa de gerente!!! Muitos fazem a reunião só para mostrar que estão trabalhando, tanto para os subordinados, quanto para os superiores. As reuniões são feitas por eles por ser uma rotina em empresas. “Se todos fazem eu também vou fazer”.
12 – Lugares fechados, celular ligado e muita gente circulando
Esse é o tipo de reunião que todos estão correndo e evitando, ainda mais se a presença não for obrigatoriedade. Reuniões onde todos os participantes usam e abusam do celular, sem focar 100% no assunto, decididamente não são reuniões importantes. Mais se parecem com reuniões somente para cumprir protocolos. E assim vão procrastinando e postergando as tomadas de decisões.
Agora que você sabe quais são os tipos de reunião que a sua empresa deve evitar, busque o quanto antes colocar estas dicas em prática de modo a otimizar os resultados dos seus encontros e fazê-los surtir os efeitos desejados.
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