Um Sistema organizacional consiste num mecanismo empresarial que tem como objetivo organizar e padronizar a execução das tarefas de uma empresa. Podemos dizer ainda que são as regras, normas, cultura e tudo que orienta as ações de uma organização de forma sistêmica.
No IBC, por exemplo, centralizamos algumas de nossas diretrizes numa ferramenta própria de gestão empresarial chamada IBCSISTEM. Nela, cada área e, todo colaborador tem acesso a informações pertinentes ao seu departamento e pode realizar suas tarefas de forma mais estruturada e organizada seguindo a estrutura de trabalho definida para cada setor.
Também é um local que reúne uma série de informações que orientam tanto o trabalho dos profissionais mais velhos de casa e dos mais novos também. Este sistema organizacional permite que a forma de executar as demandas siga o padrão de qualidade da empresa, garantindo uma maior eficiência operacional e diminuindo drasticamente os erros e a falta de alinhamento entre as equipes.
Entretanto, a ideia de organizar deve sempre vir antes dos sistemas, uma vez que é o comportamento, a cultura e a mentalidade da organização que vão pautar sua forma de gerenciar os processos e os seus colaboradores.
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Por que aprimorar o sistema organizacional da sua empresa?
Um sistema organizacional é construído para disseminar a cultura da empresa e para atender suas demandas num momento específico. Num primeiro instante, quando o negócio ainda está começando, seu empreendimento segue determinada linha de pensamento, tem algumas diretrizes básicas que vão se mostrando efetivas ou então ineficientes.
Por isso mesmo, à medida que a organização cresce seus sistemas devem ser aperfeiçoados e melhorados também, de modo a acompanhar sua evolução, atender suas necessidades e o oferecer todo o suporte que ela precisa para expandir a capacidade de gerenciamento do negócio.
Dicas de Como Tornar Seu Sistema Organizacional Mais Eficiente
Invista em Evolução Contínua
Pensar de forma sistêmica e conhecer os gaps como também os pontos fortes e oportunidade de crescimento da empresa é uma excelente maneira de aprimorar sua gestão e de desenvolver um sistema organizacional cada vez melhor e mais customizado com suas metas e projeções de futuro.
Mude o Que Não Está Funcionando
Antes de alterar qualquer coisa, você deve aprender como identificar com precisão os processos ineficientes em seu modelo de negócios atual. Tente identifica o que está errado, procurando pelo que está causando isso. Foque em melhorias e tenha coragem que mudar o que não está dando muito certo.
A falta de eficiência pode estar em vários locais e processos. Tente identificar informações importantes, embora difíceis de enxergar, ou algum procedimento desatualizado. Muitas empresas insistem em continuar trabalhando com processos complicados. Outras tentam implementar muitos novos sistemas e ficam presos tentando fazer tudo.
Evitar essas armadilhas requer um conhecimento profundo das capacidades da sua empresa. Se sua empresa já sofre com esses problemas, sua capacidade de melhorar a eficiência no futuro depende, em grande parte, de como você consegue identificar o que está atrasando você hoje. Abra os olhos!
Dinamize o Mercado
Seja capaz de democratizar o mercado. Acelere o processo de sua empresa liberando sua equipe para lidar com outras tarefas. Este princípio aplica-se a quase todos os negócios. Pesquisas comprovam que as organizações que usam métodos democratizados têm níveis mais altos de retenção de clientes e o um grande aumento na receita. Quanto mais fácil for para os clientes e funcionários acessarem a tecnologia e as informações, mais rápido e mais fácil será o funcionamento dos negócios.
Entre no Mundo Digital
Pesquisas já confirmam que a ineficiência na integração digital está fazendo com que várias empresas percam sua competitividade nos próximos anos. O mundo digital cria conexões com pessoas do mundo todo.
A integração adequada de soluções digitais pode melhorar a eficiência em vários aspectos. A tecnologia pode automatizar tarefas demoradas, permitindo que os funcionários se concentrem em coisas que exigem atenção humana. Uma comunicação mais rápida e fácil é um resultado consistente da integração digital. Os relatórios são gerados e compartilhados mais rapidamente, problemas aparecem mais cedo e os funcionários podem colaborar mais facilmente entre si e com seus clientes também. A Integração digital, de fato, aumenta a eficiência.
Crie Soluções
Veja sua empresa com uma visão maximizada e como seu negócio e produto se encaixam nela. Examine todas as soluções disponíveis. Aumente a eficiência.
Construa comunidades e recursos
Uma das melhores coisas que você pode fazer pelo seu negócio é criar comunidades em torno de seu produto. As oportunidades vão se abrir naturalmente. Desenvolver comunidade gera novos conceitos, reabastece recursos e promove feedback. Isso é favorável para o cliente e excelente para sua empresa. O Feedback de colaboradores e clientes é inestimável. Além de ser um tesouro para você usar quando for otimizar seu negócio.
Explore as oportunidades
O risco é um fator intrínseco no negócio. Avalie quais a mudanças pertinentes. Se serão positivas ou negativas para alavancar seus produtos, sua empresa. Não tenha medo de mudanças. Elas podem abrir novos horizontes.
Assumir riscos é uma experiência importante, além de falar no aprendizado. Pode ser assustador afastar de processos que funcionaram ou não ao longo do tempo. A recompensa será a de descobrir quais práticas não são mais relevantes para as necessidades comerciais e atuais da sua empresa. Todo empreendedor deve aprender a avaliar oportunidades inesperadas e ter a coragem de explorá-las. Isso faz com que as indústrias avancem para o sucesso. Até mesmo um negócio de muito sucesso pode se beneficiar da busca proativa de métodos novos e mais eficientes.
O processo de evolução deve ser um dos focos de toda empresa que deseja ter evolução contínua, expandir sua atuação e se consolidar com uma marca forte no mercado. Reforço isso, pois assim como uma pessoa, quanto melhor e mais organizada a organização estiver por dentro, melhores serão os seus resultados aqui do lado fora.
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