A realidade do trabalho de muita gente foi afetada pela pandemia de Covid-19 que se proliferou por todo o mundo, incluindo o Brasil. A recomendação preventiva de isolamento social fez com que muitas empresas adotassem um hábito que já estava em crescimento em alguns setores: o trabalho remoto, popularmente conhecido como home office.

Essa modalidade de trabalho oferece suas vantagens, já que não é preciso gastar horas nos trajetos de casa até o trabalho, o que ajuda o profissional a ter mais conforto e, possivelmente, mais produtividade.

De fato, há alguns benefícios em se trabalhar de casa. Mas e quando você é o patrão? Como um empreendedor pode conduzir seus trabalhos em home office e até mesmo se beneficiar desse sistema? Neste artigo, você conferirá seis recomendações para que os chefes possam exercer suas lideranças de forma remota, sem comprometer a produtividade da empresa:

  1. Adapte suas operações para a web

Os empreendedores que já vinham acompanhando o crescimento do comércio eletrônico nas últimas décadas provavelmente se beneficiarem desse conhecimento. Mesmo as empresas que possuem lojas físicas também passaram a oferecer seus produtos nas lojas virtuais (os chamados e-commerces) ou nos marketplaces, que são um tipo de shopping center online, que permite que vários lojistas disponibilizem seus produtos. O Mercado Livre é um exemplo de marketplace.

Já no caso dos empreendedores que dependem exclusivamente da loja física, o trabalho é um pouquinho mais complicado, pois ainda é preciso adentrar o território digital. Na atualidade, é muito importante que qualquer negócio, independentemente de segmento ou porte, tenha um site ou perfis em redes sociais. A presença na web permite um alcance maior de clientes, já que eles não precisarão conhecer a loja física para entrar em contato com a empresa.

Essa adaptação das operações para a web é o que tem salvado os negócios de muita gente. No fim das contas, muitos empreendedores acabaram descobrindo um novo universo de clientes graças às mudanças provocadas pelo isolamento social. É a tal da oportunidade que vem da crise.

É importante estar acessível ao seu cliente de várias formas, com formulários no website, nas redes sociais e também pelos telefones. Certifique-se também de você tem um bom sistema para pagamentos online e, se for o caso, de transporte e entrega de produtos na casa dos clientes.

  1. Ofereça vouchers aos clientes

A adaptação das operações para a web é uma dica que tem beneficiado muitos empreendedores. Até mesmo prestadores de serviços, como psicólogos e advogados, têm oferecido consultas e consultorias 100% online. Ainda assim, alguns segmentos têm registrado uma redução considerável em vendas, ou mesmo se veem impossibilitados de dar continuidade às suas atividades.

No período de restrição de voos, por exemplo, muitas companhias aéreas tiveram que cancelar viagens e, consequentemente, perder clientes. A solução encontrada para não perder a viagem (sem trocadilhos!) foi a emissão de vouchers – cupons que permitem que o viajante adquira uma nova passagem de mesmo valor para remarcar sua viagem tão logo as coisas voltem ao normal.

Cupons que podem ser trocados por produtos quando as lojas físicas forem reabertas são soluções interessantes que podem ser utilizadas por empreendedores de diversos segmentos.

  1. Formalize o home office junto aos seus funcionários

Quando um empresário opta pelo sistema de home office para seus funcionários, o mais comum é que essa informação seja inclusa em contrato. No entanto, em casos emergenciais, como o provocado pela pandemia de coronavírus, o empreendedor pode criar um contrato aditivo, ou ao menos enviar um comunicado aos colaboradores, relatando que o novo sistema de trabalho será adotado. O comunicado deve ressaltar que não se trata de uma imposição da empresa, mas de uma medida que atende às solicitações das autoridades, como medida preventiva.

Cabe à empresa definir se fará um controle de horas trabalhadas ou não, desde que os funcionários entreguem os trabalhos que lhe sejam solicitados. Também é necessário oferecer aos colaboradores toda a infraestrutura necessária para que executem suas atividades remotamente, incluindo mesas, cadeiras, computadores, telefones, entre outros itens. Se isso acarretar gastos ao trabalhador, a empresa deverá ressarci-lo.

O empreendedor também deve orientar seus funcionários a organizarem seus espaços de trabalho em casa, a manterem a mesma disciplina e responsabilidade que são necessárias no local de trabalho e a entenderem que horários serão respeitados – de expediente e de descanso. Essa formalização permite que os colaboradores se sintam mais amparados pelos patrões em meio a um cenário conturbado.

  1. Estabeleça comunicação constante com suas equipes

A chave para que todo negócio consiga funcionar sem problemas com seus funcionários trabalhando remotamente é a comunicação. O empreendedor continua com todas as suas funções de liderança e, mesmo à distância, deverá estar acessível aos seus funcionários durante todo o horário de expediente.

Cabe ao líder dar continuidade às suas funções de prestar auxílio aos funcionários durante a execução das tarefas e dar-lhes feedbacks sobre seu desempenho. Para isso, é essencial que as equipes tenham ferramentas de comunicação úteis e acessíveis a todos, como os grupos de mensagens de texto, os telefonemas, as redes de e-mails e as plataformas de videoconferências.

Essas últimas, inclusive, têm sido muito recomendadas para as reuniões em grupo, em que sempre é bom interagir de forma mais direta, tanto falando e ouvindo os colegas quanto vendo e sendo visto por eles. Uma reunião breve de 15 minutos no início do dia ajuda a manter todos os colaboradores “na mesma página” dos projetos a serem desenvolvidos.

  1. Utilize plataformas de gerenciamento de projetos

Além das ferramentas de comunicação, os cenários de home office também exigem uma boa plataforma de gerenciamento de projetos. Existem diferentes plataformas que podem ser utilizadas, mas, como elas oferecem aplicações diferentes, cabe às equipes escolherem aquela que for mais adequada à natureza das atividades executadas.

Essas plataformas permitem que todos, inclusive o empreendedor, identifiquem o que cada um está fazendo, podendo até mesmo estimar quando uma atividade será concluída. Além disso, essas plataformas servem como uma agenda que orienta a todos, individualmente e como equipe, evitando que informações se desencontrem e que a produtividade caia.

  1. Tenha bom senso

A última dica também é muito importante tanto para o empreendedor quanto para seus colaboradores. Trabalhar em casa não significa acordar a hora que bem entender e deixar de se preocupar com a qualidade dos projetos. O horário de expediente não foi feito para lavar o carro, ir ao supermercado e navegar pelas redes sociais.

No entanto, flexibilidade é um ingrediente importante para que os relacionamentos entre os profissionais sejam harmônicos. Se, em algum dia, um funcionário teve que entrar mais tarde ou sair mais cedo por uma emergência, como levar o filho ao médico, é preciso ser tolerante.

Além disso, todo mundo precisa de horário de almoço e de algumas pequenas pausas para descanso. Por fim, lembre-se de que não é bacana mandar mensagens (e muito menos telefonar) para algum funcionário ou colega no meio da madrugada, certo?

Para concluir, o empreendedorismo pode funcionar muito bem em home office, desde que as empresas saibam planejar a condução dessa mudança, tanto para seus clientes quanto para seus funcionários.

Com planejamento, definição de horários, atribuição de tarefas, e comunicação constante, uma nova rotina pode ser adotada, e ela tem tudo para ser benéfica às equipes e ao público de consumidores da empresa. Como sempre, valem as regras de ouro: organização e bom-senso!