A vida seria maravilhosa se os dias tivessem 48 ao invés de 24 horas, não é mesmo? O estilo de vida contemporâneo é marcado por um excesso de informações e compromissos. Ao mesmo tempo em que temos que dar conta das obrigações no trabalho, também precisamos cuidar da casa, dos filhos, das finanças e de mais um milhão de coisinhas que aparecem na nossa mente ao longo do dia.
Não é à toa que os casos de ansiedade e estresse têm aumentado consideravelmente. Eles são um reflexo desse excesso de tarefas e da nossa dificuldade em estabelecer prioridades.
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta que ajuda as pessoas exatamente a resolver esse conflito. Para entender como ela funciona e quais são os seus benefícios, é só continuar a leitura deste artigo.
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A Matriz de Eisenhower
A mente fica muito mais ansiosa e estressada quando ruminamos pensamentos e ficamos com aquela sensação de que não podemos esquecê-los. Quando registramos esses pensamentos num papel, é como se “aliviássemos” essa carga pesada da mente. Escrever as tarefas é torná-las palpáveis, amenizando a sensação de que poderemos nos esquecer delas.
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta excelente nesse sentido. Ela permite não apenas que você registre o que você precisa fazer, como também que defina o seu grau de prioridade. Ela foi desenvolvida por Dwight Einsenhower, 34º presidente dos Estados Unidos, conhecido por ser muito produtivo e por gerenciar muito bem o seu tempo.
Essa ferramenta é bastante simples. Ela consiste em quadro quadrantes determinados por dois eixos: urgência e importância, conforme a figura abaixo.
Para utilizar a matriz corretamente, você deve elencar todas as suas preocupações. Depois, deve classificá-las, colocando cada uma em um dos quatro quadrantes, de acordo com a sua avaliação de importância e de urgência. Depois, você decidirá com mais facilidade sobre a melhor maneira de agir. Confira, a seguir, um resumo das características dos quatro quadrantes:
1. Importante e urgente: faça agora
No primeiro quadrante devem estar as tarefas que você considera simultaneamente importantes e urgentes. Essas atividades estão na escala 1 de prioridade, o que indica que devem ser resolvidas primeiro, já que são vitais.
É o caso daquelas ordens do chefe que precisam ser entregues no mesmo dia em que foram solicitadas ou dos imprevistos que precisam ser resolvidos na hora. Se você trabalha numa fábrica e houve um problema numa das máquinas da produção, esse problema é importante e urgente, pois você não pode ficar muito tempo sem produzir, certo?
2. Importante, mas não urgente: agende
No segundo quadrante devem constar aquelas tarefas que você sabe que são importantes e que não devem ser esquecidas, mas que não precisam ser realizadas agora. Geralmente, são metas de médio e longo prazo, ou mesmo atividades que ainda não têm um prazo definido. Precisam ser registradas, mas podem ser deixadas para depois.
Fazer um curso, adotar uma rotina de exercícios físicos, juntar dinheiro para adquirir um imóvel e fazer um planejamento de longo prazo para a sua empresa estão entre alguns exemplos de tarefas que podem ser colocadas no segundo quadrante.
3. Urgente, mas não importante: delegue
No terceiro quadrante devem constar as tarefas que são urgentes, mas que não são importantes. Nesse caso, as atividades precisam ser feitas na hora, mas não são tão essenciais a ponto de você ter que resolvê-las pessoalmente. Assim, o que você deve fazer é delegar, ou seja, atribuir a tarefa a outra pessoa que possa concluí-la.
É o caso das tarefas mais rotineiras. Se você precisa que determinados dados sejam tabulados hoje, pode delegar essa função a alguém de sua confiança. Embora essa tarefa seja urgente, ela pode ser feita por outro indivíduo. Quando um executivo precisa comprar passagens aéreas para o dia seguinte, por exemplo, ele dificilmente fará isso por conta própria, pois geralmente conta com a ajuda de uma secretária que resolva essas pendências urgentes, mas não tão importantes.
4. Nem urgente, nem importante: delete
As tarefas que não são urgentes e nem são importantes são, na verdade, distrações, e não tarefas. Vasculhar a vida dos seus colegas nas redes sociais, por exemplo, é uma atividade rotineira que não tem importância alguma, e muito menos urgência. Se desejar fazer isso, faça em seu tempo livre, mas não a considere uma tarefa relevante em seu dia. Se estiver sem tempo, exclua esse tipo de “tarefa” do seu dia.
É importante ressaltar que pausas e descanso em determinados momentos do dia são sim tarefas importantes. É preciso recuperar as energias, sair um pouco da mesa de trabalho, alongar-se, tomar um café, trocar uma ideia breve com um colega e depois retomar a tarefa. Pausas são importantes, desde que não se prolonguem mais do que o necessário, OK?
Urgência e importância: conceitos subjetivos
Os conceitos de urgência e de importância são subjetivos, ou seja, dependem muito da pessoa que os avalia. O que é urgente para um pode não ser urgente para outro. O mesmo vale para a importância. Aí, vale uma boa dose de autoconhecimento para fazer essas avaliações.
Em linhas gerais, diz-se que o que é importante é aquilo que tem um grande valor na vida de alguém, podendo ser em curto, médio ou longo prazo. Já o que é urgente precisa ser resolvido agora, sob a pena de ter consequências negativas, ainda que não seja algo tão fundamental na vida do indivíduo.
Vantagens e desvantagens da Matriz de Eisenhower
A matriz de Eisenhower é muito simples e fácil de ser implementada. Rapidamente, uma pessoa consegue elencar as suas tarefas e distribuí-las pelos quadrantes, avaliando apenas dois quesitos: urgência e importância. Ela não depende de um programa caro ou de grandes tecnologias, podendo ser feita até mesmo numa folha de caderno.
Ela é especialmente útil para executivos e para profissionais freelancers, que precisam resolver muitas coisas ao longo do dia. Cada quadrante já vem com a recomendação pronta: Quadrante I: faça, quadrante II: agende, quadrante III: delegue e quadrante IV: delete.
Entre as desvantagens da matriz está justamente a subjetividade, já que pode ser difícil precisar a importância e a urgência de determinadas atividades. Assim, você pode acabar delegando uma tarefa que era melhor que você mesmo fizesse, para não haver perda de qualidade.
Além disso, mesmo que uma tarefa seja considerada urgente, não necessariamente ela poderá ser resolvida na hora, pois pode haver fatores que não dependem diretamente de você. Isso pode reduzir um pouco a eficácia da matriz, pois há informações nas entrelinhas que ela não revela. Ainda assim, essa ferramenta pode ser um ótimo ponto de partida naqueles momentos em que você simplesmente não sabe o que fazer.
Se você tem uma lista de afazeres e não sabe por onde começar, experimente a Matriz de Eisenhower. Ela foi desenvolvida no século passado, mas até hoje facilita o gerenciamento de tarefas e a administração do tempo para muitas pessoas em todo o mundo.
E você, o que achou dessa matriz? Deixe o seu comentário ou a sua dúvida sobre o assunto no espaço abaixo. Por fim, não se esqueça de compartilhar este artigo com quem mais possa se beneficiar dele, por meio das redes sociais. Ensine a Matriz de Eisenhower aos seus amigos, familiares e colegas de trabalho!
Imagem: Por Indypendenz
