Muitas pessoas têm aderido ao trabalho remoto, ou home office, que permite que as pessoas executem as mesmas funções da empresa em suas próprias casas. Especialmente com a pandemia de Covid-19, esse tipo de trabalho ganhou muitos adeptos.
Entretanto, uma preocupação surgiu com esse cenário. As pessoas passaram a levar os seus computadores corporativos para as suas residências, e os dados que antes não saíam dos limites da empresa agora passaram a circular por outros ambientes. Para zelar pela integridade e pelo sigilo dessas informações, cabe às organizações definir regras de conduta para os seus colaboradores.
Neste artigo, você conferirá 8 práticas que devem ser adotadas pelos profissionais quando estiverem em home office, a fim de preservar o sigilo da empresa.
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Proteção de dados corporativos: uma questão essencial
Com o aumento da quantidade de profissionais em home office, as empresas perceberam a necessidade de determinar diretrizes de serviço remoto para garantir a segurança das informações internas.
Para que isso ocorra, há dois fatores importantes: a tecnologia e a mudança cultural. A tecnologia permite que os documentos da organização sejam compartilhados e armazenados de forma segura, evitando perdas, extravios ou quebra de confidencialidade. A mudança cultural, por sua vez, tem o objetivo de conscientizar o quadro de funcionários acerca das responsabilidades que cada um deve ter diante desse novo tipo de trabalho.
Quais são os principais cuidados para o home office?
Roubo ou vazamento de informações e vírus nos computadores dos colaboradores são apenas algumas das ameaças ao trabalho remoto. Por isso, as empresas precisam organizar esse novo modelo, preferencialmente já disponibilizando sistemas confiáveis, com antivírus e proteção a ataques cibernéticos.
A seguir, você confere algumas recomendações para que o trabalho remoto transcorra sem qualquer perigo às informações da empresa.
1. Siga as recomendações da empresa
Toda empresa precisa orientar os seus funcionários diante dessa nova modalidade de trabalho. Entre essas orientações, é preciso definir quais canais de comunicação serão utilizados, quais programas devem ser instalados, como será a nova rotina e quais práticas de proteção à informação deverão ser implantadas.
Não compartilhar informações sigilosas com pessoas que não sejam da empresa e evitar utilizar os notebooks em lugares públicos são algumas das recomendações mais frequentes. Horários de expediente e de almoço, dias de folgas e estabelecimento dos canais de comunicação diária também são definições importantes para que todos se comprometam com a qualidade do trabalho.
2. Utilize apenas os programas determinados pela empresa
A empresa deve definir quais programas de computador devem ser utilizados para a realização das atividades. Além disso, precisa estabelecer os canais de comunicação para que as informações transitem de forma segura — e-mails, WhatsApp, intranet, sistemas internos, entre outros softwares.
Se a empresa definiu esses programas, todos os colaboradores devem realizar as suas atividades por meio deles, seja conversando entre os colegas, seja lidando diretamente com clientes e fornecedores. Utilizar outras aplicações não autorizadas pela empresa pode comprometer a qualidade do trabalho e/ou a segurança das informações.
3. Mantenha os programas sempre atualizados
Programas não-oficiais podem comprometer a segurança do trabalho e o correto funcionamento dos computadores da empresa. Por isso, os funcionários precisam utilizar exclusivamente os programas originais, além de executar as atualizações necessárias para que o desempenho desses softwares seja satisfatório.
Fazer as atualizações que os programas exigem é importante, já que elas são medidas que corrigem não apenas as falhas de desempenho do software, como também questões que protegem a segurança da informação. Vazamentos e invasões podem ser prevenidos com esse tipo de atualização, desde que sejam notificações confiáveis.
4. Faça backups com frequência
Fazer o backup regular dos arquivos evita que eles se percam por “acidentes de percurso”, como uma simples queda de energia em sua residência. Alguns programas executam esses backups automaticamente de tempos em tempos. De qualquer forma, faça a sua parte, de preferência salvando esses arquivos em mais de um dispositivo.
Os backups em nuvem são um sistema muito interessante nesse sentido, pois eles salvam o arquivo a cada alteração, tornando o processo mais seguro e eficiente. Além disso, por meio desse sistema, você também pode compartilhar esses arquivos atualizados com outros colegas.
5. Fortaleça as suas senhas
Ataques cibernéticos são muito mais frequentes nos usuários que utilizam senhas fracas em seus programas. 0000, 12345, o nome da pessoa e a sua data de nascimento são exemplos de senhas muito fracas, que favorecem a invasão de hackers e o comprometimento da segurança dos dados.
Hoje em dia, há diversos sistemas de programas que já exigem algumas características das senhas que os usuários forem cadastrar, como presença de letras maiúsculas, de números e de caracteres especiais (como asteriscos e outros símbolos). Além disso, evite salvar as senhas automaticamente em seu computador e troque-as de tempos em tempos.
6. Controle os acessos aos sistemas corporativos
Os sistemas da empresa precisam ser acessíveis exclusivamente a quem nela trabalha, por meio de redes de conexão seguras e confiáveis. Acessar esses sistemas em redes de locais públicos, por exemplo, não é recomendado. Verifique também se a sua rede doméstica está com uma boa conexão e com uma senha forte, de modo que nenhum desconhecido mais possa utilizá-la.
As redes privadas virtuais também podem ser estimuladas pela empresa, pois elas contam com criptografia para proteger a transação de informações.
7. Não clique em links que não sejam confiáveis
Enquanto estiver trabalhando em casa, pode ser que você receba mensagens com links suspeitos, cuja procedência não lhe seja familiar. Isso pode ocorrer por meio de e-mails, WhatsApp, ou até mesmo em sistemas internos da empresa que não estejam adequadamente protegidos.
Esse tipo de ameaça ocorre diariamente com diferentes pessoas no Brasil e no mundo. Na dúvida, não abra o link em questão e comunique o departamento de tecnologia da sua empresa sobre o seu recebimento. Assim, os profissionais dessa área poderão investigar o que ocorreu e identificar se há alguma brecha de segurança no sistema.
8. Utilize o antivírus
Por fim, ao utilizar um computador corporativo em sua própria casa, verifique se você está com um antivírus instalado. Esse programa faz varreduras de tempos em tempos para identificar e eliminar possíveis ameaças. Além disso, os programas do tipo identificam se há atualizações disponíveis para melhorar o desempenho dos programas já instalados.
Tanto pela qualidade do trabalho (em questões técnicas) quanto pela segurança da informação, ter um bom antivírus instalado é primordial em situações de home office.
As oito medidas acima são cuidados simples e básicos para que todos os colaboradores que estiverem em home office trabalhem de forma eficaz e sem comprometer a segurança das informações da empresa. Dessa forma, todos os colaboradores, inclusive os gestores, podem ficar tranquilos de que esse sistema de trabalho não oferecerá nenhum tipo de ameaça à organização.
E você, tem tomado essas medidas de segurança no teletrabalho? Como tem sido a experiência do home office para você neste momento? Deixe o seu comentário no espaço abaixo e não se esqueça de levar estas informações a todos os seus amigos, colegas e familiares. Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!
Imagem: Por vs148
