A comunicação é um processo complexo e essencial às atividades humanas. O sucesso ou o fracasso desse processo está sujeito a uma série de fatores como: o conhecimento dos interlocutores, a escolha do melhor momento e do melhor canal de comunicação, a seleção das palavras, a entonação, a linguagem corporal, o embasamento das informações e a capacidade de ouvir.

Quando as pessoas desenvolvem esses aspectos, elas conseguem comunicar-se com muito mais clareza e objetividade, o que ajuda na solução e na prevenção de uma parte muito expressiva dos problemas que surgem nas empresas, nos círculos de amigos e nas famílias. Se você deseja tornar a sua comunicação mais eficaz, confira as 9 dicas que separamos a seguir!

1. Conheça os seus interlocutores

Todo processo de comunicação precisa de, no mínimo, duas pessoas, que alternam entre si as funções de emissor e receptor das mensagens. Essas pessoas que participam do processo são conhecidas como interlocutores. Para que a comunicação seja eficaz, é importante conhecer minimamente as pessoas que vão ouvir o que você tem a dizer.

A mãe que diz ao filho adolescente para arrumar o quarto e o presidente da empresa que comunica os novos objetivos organizacionais aos funcionários são dois exemplos de comunicação completamente diferentes entre si. O assunto, o nível de linguagem, o grau de formalidade, a escolha das palavras, entre outros aspectos mudam completamente dependendo do contexto e das pessoas nele envolvidas.

2. Selecione o melhor canal de comunicação

Você demitiria um funcionário por WhatsApp? Convidaria um amigo para um churrasco em sua casa por meio de um e-mail? Provavelmente não. Os canais de comunicação escolhidos são considerados inadequados para essas situações.

Há contextos, como o da demissão, em que a interação presencial é necessária, dada a seriedade do assunto. Em contrapartida, o e-mail é considerado um canal mais formal e oficial, sendo a melhor escolha para assuntos de trabalho que dispensam a presença física, mas não para uma conversa informal entre amigos. Por isso, analise o tipo de comunicação que você tem pela frente e avalie o canal de comunicação mais apropriado para ele.

3. Adéque as palavras e o nível de linguagem

O vocabulário que utilizamos nas interações também deve ser adequado ao contexto de comunicação e ao nível cultural das pessoas com quem conversamos. Assim, uma professora primária que conta uma história aos alunos pequenos usa determinadas palavras, que são completamente diferentes daquelas utilizadas entre advogados e juízes em um tribunal.

Em cada situação, precisamos empregar palavras mais simples ou mais elaboradas; mais coloquiais ou mais formais. É importante fazer essa adaptação para que as pessoas nos compreendam e também para que haja adequação ao contexto. Um nível de linguagem errado pode ser similar a usar uma camiseta regata em um casamento ou um terno na praia.

4. Não seja prolixo

Você já conversou com alguém que “enrola” demais e não vai direto ao ponto? Essas pessoas que abrem uma série de parênteses e não concluem nenhum deles apresentam uma comunicação prolixa, ou seja, que não tem objetividade.

É preciso que as pessoas utilizem a menor quantidade possível de palavras para transmitir a mensagem desejada de forma completa. Por isso, selecione as informações que são fundamentais para a compreensão da mensagem e elimine os detalhes desnecessários.

5. Atente para a entonação e a linguagem corporal

No caso das interações presenciais, precisamos nos lembrar de que a comunicação não depende apenas das palavras que escolhemos. A postura corporal, o tom de voz, as expressões faciais e os gestos também têm os seus significados próprios. Todos esses itens podem expressar diferentes emoções, como tristeza, raiva, medo, entusiasmo, confiança, alegria, e por aí vai.

Portanto, saiba que na comunicação eficaz, a linguagem corporal e o discurso propriamente dito precisam ser consistentes um com o outro, caso contrário, pode haver incoerência e perda de credibilidade.

6. Ouça os seus interlocutores de forma ativa

No processo de comunicação, tão importante quanto saber falar é saber ouvir. A escuta ativa consiste em ouvir as pessoas que fazem parte da conversa, não apenas para respondê-las, mas para de fato compreender os seus pontos de vista. Muitas vezes, as discussões ganham tons acalorados exatamente porque os seus participantes deixam de ouvir uns aos outros.

Dessa forma, permita que o outro também expresse as suas ideias. Tenha empatia e coloque-se no lugar dele antes de dar a sua resposta. Esse exercício não é tão complexo, mas muita gente se esquece de fazê-lo nas interações do dia a dia, o que provoca conflitos.

7. Tenha embasamento para a sua comunicação

Uma regra de ouro que devemos aprender desde a infância é: pense antes de falar. Será que você tem propriedade e conhecimento para dizer o que pretende? Será que a sua fala é realmente necessária? Será que o seu comentário pode agredir ou magoar alguém? Reflita sobre essas perguntas antes de iniciar a conversa.

Hoje em dia, não faltam pessoas que dão as suas opiniões sem terem conhecimento sobre o tema ou a mínima empatia com o outro. Você gostaria de ouvir da boca do colega aquilo que pretende dizer a ele? Se a resposta for não, verifique se essa comunicação é mesmo necessária ou se é melhor ficar calado. Lembre-se sempre de que as palavras ditas não podem ser “desditas”.

8. Faça da leitura um hábito

Se há uma dica importante para quem deseja se comunicar melhor, a leitura é possivelmente a mais importante delas. Esse hábito nos ajuda a desenvolver praticamente todos os itens citados até aqui, como: aquisição de vocabulário, compreensão do outro, escuta empática, leitura do contexto de comunicação, escolha do nível de linguagem, entre outros.

Além disso, há um ponto importante que a leitura desenvolve, especialmente necessário na comunicação escrita, que é a fixação das normas gramaticais. Pequenos deslizes e erros de digitação, por exemplo, podem ser perdoados, mas, principalmente em ambiente de trabalho, há alguns equívocos gramaticais que tendem a prejudicar a imagem do profissional. Fique atento!

9. Escolha o momento adequado para comunicar-se

Por fim, o último, mas não menos importante, aspecto a se considerar na comunicação eficaz é a escolha do momento. Você pediria um aumento salarial ao seu chefe em um dia em que ele está visivelmente estressado? Comunicaria o seu amigo de que você ganhou esse aumento salarial na mesma semana em que ele contou que foi despedido?

A sensibilidade é também importante na comunicação. Há momentos mais adequados para iniciar conversas, especialmente as que abordam os temas mais delicados. Dessa forma, leia o contexto e faça uso do bom senso!

As 9 dicas acima estão entre os principais aspectos para que você desenvolva as suas habilidades de comunicação. Por meio delas, você conseguirá expressar-se e alcançar os seus objetivos com mais facilidade. Resumidamente, ficam aqui as principais recomendações sobre o assunto: pense antes de falar e leia antes de enviar uma mensagem escrita!

E você, querida pessoa, como tem desenvolvido as suas competências comunicativas? Dos itens acima, quais você já coloca em prática? Deixe o seu comentário no espaço a seguir. Por fim, lembre-se de compartilhar este artigo por meio das suas redes sociais. Leve estas dicas a todos os seus amigos, colegas, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas!