Passar em um processo seletivo de empresas é sempre uma sensação maravilhosa. No entanto, convenhamos que o primeiro dia de trabalho não é lá muito confortável, não é mesmo? O novo funcionário ainda não conhece os colegas, a cultura organizacional, os costumes da empresa, as características do segmento, entre outros aspectos.

Por isso, cabe às empresas dar conta do desafio de integrar o novo colaborador ao contexto organizacional, conectando-o à missão e aos valores institucionais. Isso precisa ser feito de forma planejada, de modo que os novos funcionários se sintam acolhidos e integrados o quanto antes.

Esse processo é conhecido como onboarding. Neste artigo, você vai entender melhor como ele funciona e qual é a sua importância. Boa leitura!

O que é onboarding?

Onboarding é um termo em inglês que pode ser traduzido como “embarcar” ou “estar a bordo”. O conceito nada mais é do que o processo de integração de novos colaboradores à empresa que os contratou. Trata-se essencialmente de uma atividade de responsabilidade do departamento de recursos humanos, mas que envolve todos os funcionários da empresa, sobretudo os que trabalharão diretamente com os novos funcionários.

O processo seletivo, mesmo que seja muito bem conduzido, não é suficiente para que o candidato saiba tudo sobre o segmento de mercado da empresa, a sua estrutura hierárquica, as suas normas de funcionamento, enfim, a sua cultura organizacional.

É por isso que todo mundo se sente um pouco perdido nos primeiros dias, de modo que o processo de onboarding diminui essa sensação. Segundo pesquisas da Glassdoor, esse processo aumenta a retenção de talentos em até 82% e a produtividade empresarial em 70%.

Quais são os benefícios desse processo?

O processo de onboarding, quando bem realizado, permite que os novos funcionários sejam acolhidos e integrados pela empresa de forma atenciosa e rápida. Isso favorece a compreensão deles acerca da cultura e das regras da empresa, o que lhes confere mais produtividade, motivação e bem-estar desde o primeiro dia.

Esse procedimento torna as equipes mais integradas e unidas, ajudando a construir um clima harmônico que reduz a rotatividade de colaboradores — que, como se sabe, compromete a competitividade e as finanças das empresas. Assim, o onboarding auxilia na prevenção desse problema e estimula os novos profissionais a se adaptarem ao novo local de trabalho com facilidade.

Nesse processo de integração, os novos contratados conhecem rapidamente os objetivos da empresa e desenvolvem uma sensação de pertencimento, o que os torna mais engajados e facilita não apenas o começo, mas toda a trajetória desses novos colaboradores.

5 dicas para implantar o processo nas organizações

Não existe uma forma ideal ou única para realizar o onboarding nas empresas. Na verdade, há diversas maneiras de realizá-lo, seja por meio de apresentações, reuniões, palestras, visitas guiadas pela empresa, dinâmicas de grupo, entre outros. A seguir, você conferirá 5 dicas para que o processo ocorra da melhor maneira possível.

1. Dê as orientações iniciais

Um bom processo de onboarding já começa no próprio processo seletivo, quando as descrições de vaga e entrevistas são bastante informativas quanto à estrutura e à cultura da empresa. Assim, o candidato não é contratado “no escuro”. De qualquer forma, é importante fazer uma reunião de boas-vindas com os novos funcionários no primeiro dia, de modo que a eles sejam apresentadas as informações iniciais da empresa.

Dados do segmento, posicionamento da empresa, história, missão, visão, valores, hierarquia, estrutura e normas internas precisam ser apresentados com clareza nesse momento. Como se trata de um primeiro contato direto com a empresa, não é preciso aprofundar-se em nenhuma dessas questões, mas dar um parecer geral, apenas para tranquilizar os novos colaboradores e contextualizá-los.

2. Defina um cronograma de atividades

É importante que os gestores e a equipe de RH definam um cronograma de atividades de integração para ambientar e instalar com rapidez e tranquilidade os novos colaboradores. Esse cronograma deve incluir:

  • Apresentação de toda a estrutura e de todos os ambientes da empresa;
  • Adequação de toda a documentação de contratação do colaborador e esclarecimento quanto aos seus deveres e direitos (salário, bonificações, benefícios corporativos, datas de pagamentos, horários de expediente e de almoço etc.);
  • Apresentação do departamento, do gestor e dos colegas que trabalharão diretamente com o novo contratado;
  • Apresentação simples sobre o departamento, de preferência conduzida pelo gestor, para ambientar o novo funcionário e para que ele compreenda de que forma ele e as suas competências “se encaixam” no ambiente;
  • Organização de todo o material de escritório e ferramentas de que o profissional necessitará, como mesa, cadeira, papéis, canetas, computadores, impressora etc.;
  • Configuração de programas de computador, e-mails corporativos, crachás, acesso aos sistemas internos da organização etc.

3. Promova iniciativas de integração

O desenvolvimento das atividades acima já vai tranquilizar o novo colaborador, de forma que ele possa se ambientar aos poucos. No entanto, além dos aspectos técnicos do trabalho, é importante que ele também se sinta acolhido pelos colegas e gestores.

Por isso uma boa roda de conversa com a equipe da qual o novo colaborador fará parte é uma ótima ideia de onboarding, em que todos se apresentem, se conheçam e criem vínculos. Um primeiro almoço com toda a equipe, por exemplo, pode ser também uma ótima alternativa para fazer essa recepção e integração, amenizando a ansiedade dos novos funcionários.

4. Ofereça treinamentos de capacitação

Por mais impressionantes que sejam o currículo e as experiências prévias do funcionário recém-contratado, é fato que, no novo emprego, ele deverá se familiarizar com as tecnologias, sistemas e métodos típicos da organização, já que cada empresa é única.

Por isso, é importante oferecer aos novos colaboradores treinamentos de capacitação nesses aspectos, que envolvem as atividades típicas da sua profissão, as normas internas, a segurança do trabalho, entre outros itens que a empresa julgue importantes. Quanto mais rapidamente o novo funcionário absorver essas informações, mais rapidamente ele conseguirá trabalhar de forma produtiva, acompanhando o ritmo dos colegas.

5. Faça um acompanhamento

Por fim, é importante que os gestores e profissionais de RH acompanhem esse processo de integração do funcionário à nova casa, tirando dúvidas, prestando auxílio e colocando-se à disposição no que for preciso.

Por isso, os colaboradores de recursos humanos devem ter conversas periódicas tanto com o funcionário novo quanto com os gestores para saber se o processo de onboarding está sendo bem realizado. Essas conversas são extremamente úteis para a identificação dos pontos que estão sendo bem-sucedidos no processo, bem como aqueles que podem ser melhorados.

Concluindo, o processo de onboarding nada mais é do que um conjunto de atividades que facilitam a integração dos novos colaboradores ao dia a dia da empresa que os contratou. É um processo importantíssimo, que faz com que os funcionários se sintam acolhidos e pertencentes a esse novo lugar, bem como motivados para dar o melhor de si e capacitados nesse novo contexto.

E você, querida pessoa, tem alguma experiência (positiva ou negativa) com processos de onboarding? Então, deixe o seu comentário no espaço a seguir. Por fim, que tal levar estas dicas a todos os seus amigos, colegas, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!