Aqui no blog, já citamos diversas vezes que o planejamento é uma fase importantíssima para que qualquer objetivo possa ser alcançado. Isso vale para cada indivíduo e também para organizações inteiras. Hoje em dia, é inadmissível que uma empresa execute as suas atividades sem planejamento. Isso certamente derrubaria a produtividade, os bons resultados e até mesmo a situação financeira da organização.

Sendo assim, o planejamento consiste na fase de definir o que, como, quando, por que e por quem serão feitas as atividades da instituição. Comumente, ele é subdividido entre planejamento estratégico, planejamento tático e planejamento operacional. Neste artigo, vamos nos dedicar a este último. Para saber mais, continue a leitura!

A subdivisão hierárquica clássica das empresas

Na administração clássica, as instituições são geralmente divididas em três níveis administrativos:

  • Nível estratégico: composto pela alta administração, define a missão, a visão, os valores e os objetivos gerais da empresa, com foco em longo prazo;
  • Nível tático: composto pelos diretores e gerentes, define os objetivos de cada unidade de negócio ou departamento em particular, com foco em médio prazo;
  • Nível operacional: composto pelos próprios colaboradores e seus superiores imediatos, define as tarefas rotineiras, com objetivos específicos e foco em curto prazo.

Assim, podemos tomar como exemplo uma empresa em que o CEO e os demais diretores compõem o nível estratégico, em que o diretor do departamento de marketing compõe o nível tático e em que os analistas, designers, redatores e planejadores compõem o nível operacional daquele departamento. Resumidamente: estratégico = toda a empresa, tático = cada departamento, operacional = cada colaborador.

O planejamento operacional

Agora que você já compreende os três níveis administrativos das empresas, fica mais fácil entender que o planejamento estratégico é realizado no nível estratégico, o planejamento tático é realizado no nível tático e o planejamento operacional é realizado no nível operacional.

Dessa forma, quando falamos em planejamento operacional, estamos falando no desdobramento dos planos estratégico e tático em planos operacionais para cada atividade e para cada colaborador, no dia a dia. Em geral, ele é composto pelos supervisores imediatos, que distribuem as tarefas aos colaboradores do departamento, orientando-os na realização de cada uma delas.

Ao contrário dos planejamentos estratégico e tático, que são mais teóricos e focados em longo prazo, o planejamento operacional é mais prático e focado em curto prazo. Confira o exemplo a seguir:

  • Planejamento estratégico: a empresa deve fortalecer a sua marca e tornar-se líder do segmento em que atua em um prazo de 5 anos;
  • Planejamento tático: para concretizar o planejamento estratégico, o departamento de marketing deve agir no sentido de aumentar as vendas da empresa em 20% no próximo ano;
  • Planejamento operacional: para concretizar o planejamento tático, os colaboradores do departamento de marketing devem criar uma campanha para aumentar as vendas, contando com as atividades dos redatores, dos designers, dos planejadores e dos analistas de marketing e de comunicação.

6 passos para realizar um planejamento operacional

O planejamento operacional, portanto, significa a definição, dentro do departamento, do que cada colaborador deve fazer. Trata-se de tarefas rotineiras, práticas e de curto prazo. A seguir, você vai compreender como esse planejamento do nível mais básico da hierarquia da empresa deve ser realizado.

1. Definição dos planejamentos estratégico e tático

O planejamento tático é um desdobramento do planejamento estratégico. O planejamento operacional, por sua vez, é um desdobramento do planejamento tático. Sendo assim, não faz sentido definir o planejamento operacional sem que os outros dois tenham sido definidos anteriormente.

Como um redator saberá quais textos deverá produzir para a próxima campanha de comunicação, se os objetivos do departamento de marketing não foram definidos e se a estratégia geral da empresa também ainda não foi? Não faz sentido. Portanto, primeiro deve-se realizar o planejamento estratégico, depois o tático e, por fim, o operacional.

2. Definição das tarefas a serem realizadas — o que e por que

Depois que os planejamentos estratégico e tático tiverem sido definidos, aí sim é hora de pensar no nível operacional. Quando um departamento determina os seus próprios objetivos (em consonância com o objetivo institucional), é preciso saber de que maneira as pessoas que compõem o nível operacional, ou seja, os colaboradores daquele departamento, podem ser úteis para que esses objetivos sejam alcançados.

Sendo assim, retomando o exemplo anterior, se o planejamento tático do departamento de marketing definiu que é preciso crescer 20% em vendas no próximo ano, é preciso elencar as ações práticas que devem ser executadas para que isso ocorra, por exemplo: campanhas publicitárias, promoção de vendas, ações de merchandising, participação em eventos, assessoria de imprensa, e por aí vai, sempre justificando a importância de cada atividade no contexto dos planejamentos realizados.

3. Definição dos profissionais responsáveis por cada tarefa — quem

Depois de elencar as atividades a serem realizadas, cabe ao líder do departamento/unidade delegá-las. Nessa fase, é essencial contar com uma liderança sábia, ou seja, capaz de distribuir as funções de acordo com as competências e habilidades de cada colaborador.

Em uma campanha publicitária, por exemplo, a definição estratégica cabe ao planejador, a composição dos textos cabe ao redator, a criação das artes cabe ao designer, a escolha dos canais de comunicação cabe ao analista de mídia, e assim sucessivamente. O supervisor geral da campanha deve distribuir as atividades de acordo com as competências e a experiência de cada funcionário.

4. Definição dos recursos tecnológicos, financeiros e de tempo — onde, quando, como e quanto

Depois de definir os recursos humanos envolvidos em cada atividade, é preciso responder a outras perguntas: quais recursos tecnológicos serão necessários para a execução de cada atividade? Quanto dinheiro o departamento pode gastar na realização delas? Qual é o prazo para a conclusão de cada tarefa?

Retomando o nosso exemplo, uma campanha publicitária é desenvolvida por meio de diversos recursos tecnológicos: programas de edição de texto, design gráfico, edição de vídeos, estúdios de gravação, contratação de atores e locutores, compra de espaço na mídia, e por aí vai. Tudo isso demanda tecnologia, dinheiro e um rigoroso cumprimento de prazos.

5. Definição dos indicadores de desempenho

Depois que o projeto tiver sido lançado, como é possível mensurar o seu sucesso? A resposta são os indicadores de performance (que você também pode encontrar em outros lugares por meio das siglas OKRs e KPIs). São métricas que definem se as ações realizadas estão ou não alcançando os objetivos definidos.

Os criativos envolvidos na campanha executaram as suas tarefas dentro do tempo? Os limites financeiros do projeto foram respeitados? Quantos clientes a empresa conseguiu obter em decorrência da campanha? Qual foi o aumento de vendas que ela proporcionou? Qual foi o retorno financeiro de cada ação? Definir métricas para responder a essas perguntas é essencial para que o departamento identifique as estratégias que deram certo e aquelas que precisam ser corrigidas/alteradas.

6. Gestão de riscos

Resumidamente, podemos entender que o planejamento operacional é uma ferramenta de gerenciamento de riscos. A precisão das informações desse plano é o que garante o sucesso do projeto.

Para isso, o planejamento operacional deve, essencialmente, responder às seguintes perguntas sobre cada tarefa: o que deve ser feito? Por que deve ser feito? Quem deve fazer? Como deve fazer? Onde deve fazer?  Quais recursos tecnológicos devem ser utilizados? Quanto dinheiro pode ser gasto em cada atividade? Qual é a data de início da tarefa? Qual é a data de entrega? Quais padrões de qualidade devem ser seguidos? Quais são os resultados esperados?

Responder às perguntas acima nada mais é do que criar um planejamento operacional, sempre lembrando que ele deve estar em consonância com o planejamento tático e com o planejamento estratégico da empresa.

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