Não é assim tão raro chegar ao local de trabalho, sentar-se à mesa do escritório, observar aquela lista de afazeres e fazer a si mesmo a temida pergunta: “por onde começar?”. Para que possamos responder a essa pergunta e definir uma ordem para as atividades que teremos ao longo do dia, é preciso definir prioridades.

Priorizar tarefas é essencial em qualquer profissão, pelo simples fato de que não podemos e nem devemos fazer várias coisas ao mesmo tempo. É preciso fazer uma tarefa de cada vez, com foco e atenção para que não percamos tempo e para que sejamos capazes de reduzir os erros.

Mas como definir o que é prioridade? Ao longo do tempo, diversas matrizes; como a GUT, a de Eisenhower e a BASICO; foram construídas para ajudar as pessoas a resolver esse dilema. Por isso, reunimos 6 dicas dessas matrizes para ajudar você a organizar as suas demandas. Continue a leitura e saiba mais!

1. Identifique o que é grave

A matriz GUT foi criada por especialistas na resolução de problemas corporativos. Segundo esses autores, é preciso avaliar as tarefas e priorizá-las de acordo com a sua gravidade (G), urgência (U) e tendência (T), formando a sigla que nomeia a matriz.

O primeiro item a ser considerado é a gravidade da tarefa. Por gravidade, deve-se compreender a importância de resolver aquela pendência, seja para a organização em que você trabalha, seja para você mesmo. Nesse sentido, é importante avaliar a existência de recursos humanos, financeiros e materiais para realizar a atividade.

Algumas atividades são mais importantes do que outras. Sendo assim, você deve pensar, por exemplo: neste momento, é mais importante que eu entre em contato com os clientes XPTO por telefone ou que eu faça o orçamento que o chefe me pediu pela manhã? Considere qual dessas atividades é mais determinante ao seu trabalho e ao bom desempenho da empresa.

2. Identifique o que é urgente

O segundo item a ser levado em consideração na matriz GUT é a urgência. Por urgência deve-se compreender aquilo que não deve ser deixado para mais tarde. Por exemplo: se haverá um evento na sua empresa hoje à noite, e cabe a você confirmar a presença dos convidados, é importante que você faça isso imediatamente. Não será possível realizar essa tarefa amanhã.

Segundo os autores da matriz, podemos avaliar as tarefas em 5 escalas de urgência: as que não têm pressa, as que podem esperar um pouco, as que devem ser feitas assim que possível, as que têm alguma urgência e as que demandam ação imediata.

Dessa forma, é essencial que você conheça bem os prazos das suas tarefas, entendendo quais seriam as consequências de atrasos para si mesmo, para os seus colegas e para a empresa como um todo.

3. Identifique o que é tendência

Por fim, a matriz GUT também considera a tendência. Esse é o item que as pessoas mais têm dificuldade em compreender, mas ele não é assim tão complexo. A tendência corresponde à possibilidade que uma tarefa tem de gerar consequências negativas com o passar do tempo.

Em outras palavras, para identificar o grau de tendência de uma tarefa, devemos fazer a seguinte pergunta: “se eu não executar essa tarefa hoje, ela tende a tornar-se mais grave aos poucos ou de forma rápida?”. Se ela piorar aos poucos, tem baixa tendência. Se ela piorar rapidamente, tem alta tendência.

Assim, também podemos classificar as tarefas em 5 níveis quanto à sua tendência: as que não pioram com o tempo, as que tendem a piorar em longo prazo, as que tendem a piorar em médio prazo, as que tendem a piorar em curto prazo e as que vão piorar imediatamente se não forem resolvidas.

4. Aplique a matriz de Eisenhower

Além da matriz GUT, outra matriz que ficou bem famosa para definir prioridades entre as tarefas a serem executadas é a matriz de Eisenhower. Ela foi construída pelo próprio ex-presidente dos Estados Unidos Dwight Eisenhower para priorizar os seus compromissos.

Basicamente, ela é constituída por dois eixos: o da importância e o da urgência, compondo quatro quadrantes.

  • 1º quadrante — importantes e urgentes: são as principais tarefas a serem feitas, que podem gerar crises se não forem resolvidas imediatamente;
  • 2º quadrante — importantes, mas não urgentes: são as tarefas das quais você não pode se esquecer, mas que podem ser agendadas para que você as resolva em outro momento, quando estiver mais tranquilo;
  • 3º quadrante — urgentes, mas não importantes: são as tarefas que precisam ser feitas agora, mas que não é essencial que sejam feitas por você. Nesse caso, você deve delegá-las, ou seja, atribuí-las a outras pessoas;
  • 4º quadrante — não importantes e não urgentes: não são tarefas, mas sim distrações. Essas atividades não são produtivas e só devem ser feitas se você realmente quiser e não tiver mais nada para realizar.

5. Aplique a matriz BASICO

Outra matriz útil para que possamos classificar as tarefas em prioridades é a matriz BASICO. Ela consiste em mais uma sigla que facilita a memorização. Confira os seus significados.

  • Benefícios: quais vantagens a execução dessa tarefa trará?
  • Abrangência: quantas pessoas serão impactadas pela realização dessa tarefa?
  • Satisfação: de que maneira a realização da tarefa proporcionará satisfação ao público interno da empresa, ou seja, ao próprio colaborador?
  • Investimentos: qual a verba que deverá ser investida para a execução da atividade?
  • Clientes: de que maneira a realização da tarefa proporcionará satisfação ao público externo da empresa, ou seja, ao consumidor?
  • Operacionalidade: é fácil executar essa tarefa? Quais recursos humanos, materiais e tecnológicos devem ser mobilizados para que isso ocorra?

6. Na dúvida, converse com os seus superiores

Ao analisar as matrizes acima, você certamente percebeu que elas têm alguns “quesitos” em comum para avaliar as tarefas e estabelecer entre elas um ranking de prioridades, como: importância, urgência, tendência, abrangência, benefícios, operacionalidade etc.

É sabido que muitos desses conceitos podem ser bastante subjetivos, ou seja, o que é importante para uma pessoa pode não ser tão importante para outra, por exemplo. Por isso, se você estiver em dúvidas quanto à sua própria capacidade de avaliar as tarefas nesses quesitos, converse com os seus superiores. Questione-os quanto à importância das atividades e quanto aos prazos que você tem para executá-las. O diálogo é um grande amigo nesses momentos.

A definição de prioridades é importantíssima para a realização das nossas atividades, sobretudo no trabalho. Sendo assim, teste as ferramentas acima e coloque essas dicas em prática, de modo que você possa identificar qual sistema é mais adequado para as suas necessidades.

E você, ser de luz, tem mais alguma dica que o ajude na hora de priorizar as suas demandas? Então, deixe o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!