Conforme já citamos em alguns artigos aqui do blog, o programa 5S é uma filosofia de origem japonesa, que ajuda as empresas a manterem a ordem e a organização no dia a dia, podendo também ser utilizada pelas pessoas, individualmente. Todavia, por mais que esse programa seja muito benéfico, algumas organizações cometem alguns equívocos ao colocá-lo em prática.

Neste artigo, você vai entender melhor o que é o programa 5S e quais são essas falhas comuns na sua implantação. Ficou curioso? Então, continue a leitura a seguir e saiba mais!

O que é o programa 5S?

O programa 5S é um programa de gestão criado no Japão com o objetivo de organizar o ambiente e melhorar a execução das tarefas do dia a dia das empresas, melhorando o clima organizacional, a produtividade, os resultados e a qualidade de vida dos profissionais. O nome 5S vem dos 5 pilares do programa, que são 5 termos em japonês, todos iniciados com a letra S:

  • SEIRI — senso de utilização: separar o que é útil do que é inútil, mantendo no ambiente o que ainda tiver função e descartando o que for desnecessário;
  • SEITON — senso de ordenação: definir um lugar para cada coisa (objetos, arquivos digitais etc.) e manter cada coisa em seu lugar;
  • SEISOU — senso de limpeza: manter limpo e conservado o ambiente de trabalho, evitando a sujeira, o desperdício de recursos e os acidentes;
  • SEIKETSU — senso de higiene e saúde: tornar o ambiente higienizado e seguro, bem como cada indivíduo, prezando pela saúde física e mental;
  • SHITSUKE — senso de autodisciplina: padronizar e incluir na rotina, com disciplina, os 4 itens acima, com perseverança e melhorias contínuas em cada etapa.

Quais são os erros mais comuns na implantação desse programa?

Agora que você já conhece o programa 5S, não é difícil compreender a sua importância e os seus benefícios, não é mesmo? Contudo, também é importante ficar atento aos erros mais comuns na sua implantação nas empresas. Confira!

1. Incompreensão exata dos conceitos

Um erro comum é não explicar aos membros da organização o real significado e a real importância de cada um dos 5S. É importante, por exemplo, explicar a diferença entre “limpeza” e “higienização”, bem como entre “senso de ordenação” e “senso de utilização”. Por isso, é fundamental deixar os conceitos claros a todos os membros da organização, de modo que a implantação do programa não seja comprometida.

2. Implantação inadequada da metodologia

Implantar o programa 5S depende não apenas de apresentar os conceitos aos membros da equipe, mas de explicar que eles devem ser implementados por meio de ações práticas: mudanças de pensamento, adoção de novos costumes, alterações em hábitos, sistematização e padronização de processos, e por aí vai. Por isso, cada organização deve “traduzir” o significado de cada S ao seu contexto particular, dando tempo para que todos os envolvidos possam colocar a nova dinâmica em prática.

3. Falta de continuidade na promoção do programa

Um erro frequente é apresentar o programa 5S na empresa e achar que tudo já está feito. Isso não é verdade. É preciso reforçar de forma contínua a importância de cada um dos pilares no dia a dia da organização, de preferência havendo uma fiscalização constante do cumprimento de cada um deles. Reuniões, palestras e materiais de comunicação precisam ser executados junto dos profissionais, de modo que a temática esteja sempre reforçada e viva nas mentes dos colaboradores.

4. Foco em apenas um ou outro item

Outro problema relativamente comum na adoção do programa 5S é focar apenas em um ou outro pilar do programa, dando menos importância aos outros. Algumas empresas, por exemplo, focam muito na limpeza do ambiente, mas não se preocupam em definir um lugar para cada objeto. Assim, mesmo que o local esteja limpo, ele pode estar desorganizado. Portanto, é fundamental que cada pilar seja colocado em prática e devidamente fiscalizado, e não apenas alguns deles.

5. Atribuição do programa apenas ao trabalho

As pessoas que fazem parte de uma empresa podem ficar maravilhadas com os princípios do programa 5S e até mesmo verificar como a empresa alcança resultados melhores quando ele é executado. No entanto, é um erro achar que só o ambiente de trabalho é beneficiado com ele. Na verdade, limpeza, higiene, ordenação, senso de utilização e disciplina são fatores importantíssimos também na vida pessoal. Portanto, não podemos deixar de levar para casa os aprendizados obtidos na empresa.

6. Falta de sintonia com a estratégia geral da empresa

O 5S não é um programa paralelo à cultura da organização. Ao contrário do que alguns possam pensar, ele não vem para colocar um fim a tudo aquilo que a empresa já realiza, mas apenas para complementar, ordenar e potencializar as qualidades daquela organização. Esse programa não quer modificar as relações entre as pessoas ou a missão da empresa. Tudo isso continua igual, apenas de modo mais organizado.

7. Utilização do 5S apenas para apreciação externa

Algumas empresas adotam o programa 5S apenas “para inglês ver”, como se diz popularmente. Só colocam os princípios em prática quando há alguma visita de fiscais, sócios ou potenciais investidores no negócio, mas, no dia a dia de trabalho, nem sempre se lembram dos 5S. Esse é um erro comum e grave, pois demonstra que a empresa não acredita de verdade no programa e o utiliza apenas para se promover. É bacana ser “bonitinho”, mas o objetivo central do projeto é dar resultados positivos.

8. Pressa na execução

Por fim, não devemos cometer o erro de achar que os princípios do programa estarão imediatamente colocados em prática da noite para o dia. É necessário compreender que há um processo de assimilação, mudança de mentalidade e adoção de novos hábitos nas equipes, o que leva tempo. Por isso, é preciso ser paciente, reforçar os ideais do programa continuamente e monitorar a adesão dos colaboradores a ele.

O programa 5S reforça princípios básicos, mas frequentemente esquecidos nas organizações, que são fundamentais para o alcance dos resultados desejados. Lembre-se sempre deles e verifique como podem ser colocados em prática no contexto da sua empresa!

E você, ser de luz, tem colocado esses ideais em prática? Como? O que poderia melhorar na sua organização, com o programa 5S? Deixe o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!