O sucesso de toda e qualquer empresa, seja ela grande ou pequena, passa pela sua capacidade de administrar as suas finanças. Naturalmente, esse processo fica mais confortável quando a receita da empresa aumenta. No entanto, tão importante quanto promover mais vendas é desenvolver a competência para reduzir os custos.

Quando uma empresa está com uma folha de pagamentos muito grande, sem necessidade, promover desligamentos, especialmente em tempos de crise, de fato é algo que tende a melhorar as finanças corporativas. Contudo, mandar pessoas embora é sempre uma tarefa complicada, afinal de contas, são famílias que perdem renda e qualidade de vida.

O lado positivo é que existem meios pelos quais uma empresa pode reduzir os seus custos, sem que tenha que recorrer às demissões para isso. Quer saber como? Então, confira as 7 dicas a seguir. Boa leitura!

1. Consulte novos fornecedores de telefonia e internet

Toda organização precisa de telefonia e internet para executar as suas tarefas, mesmo as empresas de pequeno porte. Pode parecer que não, mas essas despesas tendem a impactar consideravelmente as finanças da organização. Por isso, faça uma revisão: será que as empresas e os planos que você contratou são os melhores para o seu caso?

Orçar novos planos e empresas, fazendo uma análise de custo-benefício, pode fazer com que você contrate planos melhores por menores preços. Especialmente quando se trata de pacotes corporativos, é comum que as instituições façam promoções. Portanto, esteja atento à comunicação dessas empresas.

Além disso, adquira o hábito de verificar se as cobranças estão sendo feitas corretamente, afinal de contas, ninguém quer perder dinheiro por erros de um prestador de serviço, certo?

2. Faça uma revisão nos processos da empresa

Toda empresa tem processos, que representam o fluxo de trabalho entre os colaboradores e os departamentos. Quando esses fluxos são planejados estrategicamente, eles não apenas tornam os processos mais rápidos como também promovem economia de recursos financeiros.

Dessa forma, é importante acompanhar as redes internas da sua empresa e a maneira como o trabalho flui por elas. Verifique se há meios de tornar esses processos mais rápidos, práticos e econômicos, redesenhando as redes e fazendo testes.

Além disso, lembre-se de promover a automatização daquilo que for possível, fazendo com que a tecnologia torne as atividades mais rápidas e mais baratas. Monitore o desempenho e identifique se as modificações efetuadas surtiram os efeitos desejados.

3. Atente-se ao marketing

O marketing é a alma da empresa, pois é ele quem define os produtos, os preços, as redes de distribuição e as estratégias de divulgação junto ao público. Por mais que esse departamento tradicionalmente represente um grande custo para as organizações, é preciso desmistificar a ideia de que um bom marketing necessariamente depende de muito dinheiro.

Especialmente por conta da internet, o marketing tornou-se uma atividade acessível também às micro e pequenas empresas. Ter um blog otimizado para mecanismos de busca e uma presença ativa nas redes sociais, por exemplo, são ações muito eficazes e eficientes, mas que não demandam tanto investimento financeiro como um anúncio em mídias tradicionais (como uma revista ou canal de televisão).

Desde que haja planejamento estratégico, é importante que o marketing seja visto como um investimento, e não como uma despesa. As atividades desse departamento são executadas com o objetivo de trazer para a organização um expressivo retorno em vendas e, portanto, são justificáveis em termos de investimento de dinheiro.

4. Administre adequadamente o fluxo de caixa

Muitas empresas ficam endividadas porque não administram adequadamente o seu fluxo de caixa. Portanto, é primordial que os administradores da organização atentem-se para os períodos de maior e menor arrecadação, bem como de maior e menor gasto.

Dessa forma, é necessário contar com colaboradores competentes no departamento financeiro, que possam realizar um planejamento de finanças preciso. Esse planejamento é necessário para que ninguém seja pego de surpresa nos momentos de “escassez”, de modo que a empresa consiga também criar uma reserva de emergência nos períodos de crise sazonal.

5. Faça uma análise de fornecedores

Os fornecedores são empresas parceiras que prestam serviços ou que fornecem matéria-prima e tecnologias para que a organização possa executar adequadamente as suas atividades. Assim como citamos no caso das empresas de telefonia, é fundamental fazer uma avaliação também dos fornecedores.

O preço cobrado é justo? A qualidade esperada está sendo alcançada? Existem fornecedores que podem oferecer a mesma eficácia, porém cobrando menos? É fundamental realizar pesquisas de mercado de tempos em tempos, tendo em vista que os preços das empresas fornecedoras podem sofrer alterações, e a solução contratada já pode não mais ser vantajosa.

Por isso, conforme citamos anteriormente, tudo é uma questão de analisar o custo-benefício de cada serviço contratado. Assim, seja um bom negociador de preços e condições de pagamento. Se não conseguir boas condições junto aos atuais fornecedores, considere fazer substituições.

6. Experimente as possibilidades de terceirização

Se você estiver pensando em contratar novos profissionais, verifique se é realmente necessário que eles sejam colaboradores que trabalham nas dependências da empresa, sob a sua responsabilidade, ou se é possível contratar empresas terceirizadas que executem o serviço. A vantagem da terceirização é que os encargos trabalhistas são de responsabilidade da própria empresa contratada, e não sua.

Além disso, uma vantagem desse processo é que você pode trocar de empresa prestadora de serviço quando precisar. Contudo, se for um funcionário da sua própria empresa que decide sair, você precisaria conduzir um processo seletivo, integrar o novo colaborador e esperar até que ele retome o nível de produtividade que vinha sendo praticado, o que demanda algum tempo.

7. Aposte nas tecnologias de gestão

Atualmente, não faltam softwares de gestão empresarial que unificam os processos da empresa, automatizam determinadas funções, atualizam dados em tempo real e compartilham as informações com todos os colaboradores. Esse tipo de solução unificada é essencial para que as decisões possam ser tomadas de modo estratégico, o que representa muitos ganhos de desempenho, de produtividade e de finanças.

Além do mais, as tecnologias desse tipo previnem os erros e, quando algum deles for detectado, permitem que sejam solucionados o quanto antes, o que garante a produtividade das equipes, bem como a sua integração. Assim como o marketing, a tecnologia e os softwares de gestão também devem ser vistos como investimentos (e não como despesas), dado que oferecem retornos em médio e longo prazo, desde que sejam utilizados estrategicamente.

Coloque as 7 dicas acima em prática e veja as suas despesas reduzirem. Mesmo que alguns investimentos precisem ser feitos, saber que eles foram realizados no lugar certo certamente dará a segurança de saber que o retorno virá em breve. Dessa forma, você conseguirá melhorar a situação financeira da sua organização, sem precisar recorrer ao desligamento de funcionários.

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