Toda empresa deve seguir as leis que regem o mercado em geral, bem como aquelas que se aplicam especificamente à sua área de atuação. Quando isso não ocorre, são identificados casos de corrupção, lavagem de dinheiro, fraudes, entre outros problemas.
A questão é que, além de serem crimes, esses problemas despertam a atenção do mercado e da sociedade, o que pode manchar a reputação da organização e mergulhá-la em uma crise considerável. Para evitar que isso ocorra, existem os programas de compliance. Neste artigo, você vai entender o que são esses programas, por que eles são importantes e como podem ser adotados na sua empresa. Continue a leitura e saiba mais!
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O que é um programa de compliance?
O programa de compliance é um conjunto de ações estratégicas e preventivas a qualquer conduta transgressora que possa ocorrer dentro das organizações. Ele é constituído por normas internas, auditorias, fiscalização contínua, sistemas de denúncias de irregularidade e campanhas de comunicação que enaltecem a ética e a transparência no meio corporativo.
O seu objetivo não é remediar escândalos que já tenham estourado, mas sim adotar uma postura preventiva, mesmo que isso nunca tenha ocorrido na empresa. Trata-se de um trabalho contínuo, feito junto das pessoas físicas que compõem a pessoa jurídica, por meio de um regulamento interno claro e preciso.
Qual é a importância desse tipo de iniciativa?
Fraudes, casos de corrupção e desvios de verbas podem criar crises graves nas empresas, tanto financeiras como na sua reputação e imagem perante o mercado. Isso tende a afastar os clientes, os parceiros e os investidores, o que pode levar a sua empresa a um fim precoce. Assim, adotar um programa de compliance não é obrigatório, mas é altamente recomendado às empresas de qualquer porte ou segmento.
Empresas onde são registradas condutas antiéticas e pouco transparentes podem ter que enfrentar penalidades previstas em lei, além das crises citadas acima. Portanto, esse programa se faz importante para manter as ações empresariais em conformidade com a lei. Isso gera produtividade, credibilidade, segurança, saúde financeira e satisfação dos públicos interno e externo.
Como implantar um programa de compliance com eficácia?
Agora que você já compreende o que é um programa de compliance e qual é a sua importância, confira, na sequência, 7 passos para construí-lo na sua organização.
1. Analise os riscos da sua organização
Como é a relação da sua empresa com o mercado e com o poder público? Como é a conduta geral dos seus colaboradores? Existe o risco de que alguém possa cometer algum ato ilícito ou fraudulento? É importante analisar a lei anticorrupção brasileira e verificar se algum dos problemas ali descritos pode ocorrer na sua organização.
Essa análise de riscos é importante para verificar o quanto a sua empresa pode estar exposta a essas situações. Somente com base nesse diagnóstico será possível desenvolver ações de combate e de prevenção à ocorrência desses problemas. Por isso, analise a sua estrutura interna e também a realidade do setor em que você está inserido.
2. Desenvolva estratégias para mitigar os riscos encontrados
Após detectar os riscos de desvio de conduta dentro da sua empresa, é hora de definir um plano de ações estratégicas para evitar que eles se concretizem. Isso demanda inicialmente uma reunião da alta administração com os gestores de cada setor e equipe. Assim, todos podem discutir possíveis ações para manter cada colaborador dentro dos limites da ética e da transparência.
Além disso, essas reuniões podem resultar na adoção de medidas práticas para prevenir qualquer postura antiética, como ferramentas digitais, detalhamento de processos diários e definição de cronogramas de prazos para mensurar a eficácia das ações implementadas.
3. Construa um código de ética
Um código de ética é um regimento de normas internas para todos os membros de uma organização. Ele deve considerar a realidade da empresa, conectando-a ao princípio da governança corporativa. A definição dessas regras tem o objetivo de proteger a empresa de ataques externos ou internos, que partam de condutas antiéticas.
O texto desse código de ética precisa ser claro e acessível a todos os membros da empresa. Assim, ele deve ser facilmente entendido e não dar margem a duplas interpretações. Ele deve chegar ao conhecimento dos colaboradores de todos os níveis hierárquicos, de modo que saibam qual é o comportamento mais adequado em cada situação.
4. Crie um setor de compliance na sua empresa
Se possível, crie um departamento de compliance na sua organização. Especialmente nas empresas de grande porte, é importante alocar uma equipe especializada na definição dessas regras internas e no monitoramento da conduta de todos.
Se você considerar que uma equipe inteira é desnecessária para essa finalidade, pode designar um único colaborador. O importante é capacitar todos os funcionários para que eles saibam o que é certo e o que é errado e quais são as consequências para as atitudes antiéticas. É preciso também adotar processos e ferramentas que detectem falhas e as corrijam com eficácia.
5. Adote um sistema de fiscalização
Por falar em detecção de falhas, é importante contar com um sistema de fiscalização. Existem tecnologias de Big Data e Machine Learning que auxiliam as organizações no monitoramento de informações importantes e relevantes do seu segmento de mercado.
Assim, a tecnologia pode ser uma aliada na organização de processos internos, evitando que haja fraudes, corrupção e outros riscos às finanças e à reputação organizacional. Também é importante disponibilizar canais de comunicação em que qualquer colaborador ou cliente possa denunciar condutas antiéticas a serem apuradas.
6. Invista na capacitação dos funcionários
Todos os colaboradores de uma empresa precisam entender conceitos, como: compliance, governança corporativa, ética, normas internas, leis às quais a empresa está submetida e credibilidade. Dessa forma, o desenvolvimento de um programa de compliance eficaz deve contemplar a explicação de todo o seu conteúdo aos colaboradores — o que pode ser feito por meio de reuniões, palestras, dinâmicas, cursos e treinamentos.
O conhecimento das leis internas e externas à organização precisa ser traduzido a uma linguagem facilmente compreendida por todos os colaboradores. Assim, todos ficam informados acerca das suas obrigações e proibições nos limites da ética corporativa.
7. Monitore continuamente os resultados do programa
Por fim, como toda estratégia corporativa de sucesso, é fundamental monitorar os resultados obtidos com o programa. É por isso que é importante ter um profissional ou uma equipe sempre atento às questões de compliance. Ele deve analisar as denúncias, esclarecer as dúvidas do dia a dia e identificar pontos de melhoria.
Assim, esse monitoramento contínuo possibilita que os responsáveis pelo programa identifiquem as alterações que devem ser feitas, bem como a necessidade de novos treinamentos, palestras, cursos, normas etc.
O programa de compliance, portanto, é um programa com ações preventivas a qualquer atitude antiética que possa comprometer a saúde financeira de uma empresa e/ou a sua credibilidade e reputação perante o mercado. Trata-se de um trabalho cada vez mais importante, ao qual a sociedade e os investidores estão profundamente atentos.
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