Você já ouviu falar em workshop? Trata-se de um tipo de evento geralmente dividido em duas partes: a teórica e a prática. Na parte teórica, são expostos os assuntos do evento, como se fosse uma palestra ou um curso. Na parte prática, os participantes são divididos em grupos para que discutam sobre o assunto, realizem alguma atividade prática sobre o que foi trabalhado e apresentem os seus resultados.

Trata-se de um encontro muito enriquecedor, que favorece a troca de conhecimentos. Assim, os workshops podem ser realizados em diferentes contextos, mas, geralmente, são realizados entre pessoas de uma mesma empresa, ou de diferentes empresas (mas de uma mesma área de atuação). Isso permite que soluções criativas sejam encontradas e que temas importantes sejam discutidos entre os membros dessa comunidade.

Mas como planejar e realizar um workshop? O processo é complexo, mas pode ser resumido nas 8 etapas a seguir. Confira!

1. Determine o tema do workshop

Todo workshop precisa de um assunto a ser abordado, ou seja, um tema relevante aos participantes e que permita tanto uma exposição teórica quanto algum tipo de discussão/atividade mais prática. Assim, faça uma pesquisa junto ao público-alvo para verificar os temas mais interessantes e/ou necessários no momento.

Além disso, você deverá determinar se o seu workshop será pago ou gratuito. Se o evento for destinado a muitas pessoas e contar com buffet, música, decoração e uma produção mais complexa, provavelmente será necessário cobrar ingresso. Contudo, se o evento for mais simples e com um público não muito amplo, pode ser possível realizá-lo de forma gratuita. Verifique o que é mais vantajoso no seu caso.

2. Defina o público-alvo

Depois de determinar o tema e a gratuidade/valor do evento, fica mais fácil pensar no público-alvo a ser atingido. Assim, você pode avaliar aspectos como: faixa etária, gênero, local de residência, profissão, desejos, interesses, objetivos, enfim, tudo aquilo que for relevante para definir esse grupo de pessoas.

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Ao determinar o perfil dos participantes, você também deverá definir o número máximo de pessoas no evento, pois isso determinará todas as decisões que estão por vir. Diante disso, seja bastante específico nessa fase.

3. Estipule a data, o horário e o local de realização do workshop

Considerando o estilo de vida das pessoas que você definiu como público-alvo, bem como a complexidade do tema a ser abordado, você deverá determinar a data e o horário para a realização do evento. Considere também a verba disponível para tomar essa decisão, afinal de contas, alugar um espaço por duas horas é bem diferente de alugá-lo por um fim de semana inteiro.

Portanto, você deverá definir a carga horária do evento e, com base em tudo o que já foi decidido até aqui, escolher um local apropriado para realizá-lo. Esse local deverá conter uma boa infraestrutura, considerando tudo aquilo que você deseja fazer: palestras, shows, dinâmicas práticas, refeições, além das plenárias, dos banheiros etc. Escolha um local acessível ao público que você pretende receber.

4. Crie o roteiro, com base nos palestrantes, e determine os materiais de apoio

Quem serão os palestrantes que ministrarão o evento? Haverá auxiliares? Quem fará parte da equipe de apoio? Quais atrações vão compor o evento? Quais serão os temas das palestras? Quais atividades práticas serão desenvolvidas? Crie um roteiro, com horários para a realização de cada etapa do evento.

Além disso, você também deverá produzir todos os materiais de apoio que serão utilizados no evento. Aqui, devem entrar os convites, flyers de divulgação, apostilas, folhetos, livros, cadernos de anotações, brindes, enfim, todo o material necessário para a propaganda e para o máximo aprendizado do conteúdo.

5. Verifique toda a infraestrutura e tecnologia necessárias

Ao escolher o local do evento, verifique tudo aquilo que ele já disponibiliza e tudo aquilo que você deverá providenciar. Isso inclui: cadeiras, mesas, palco, ventiladores, aparelhos de ar-condicionado, acesso à internet, computadores, televisores, rede de iluminação, microfones, caixas de som, projetor de slides/filmes, flipcharts, acessibilidade a pessoas com deficiência, alvarás de funcionamento e segurança etc.

Cheque a voltagem e o funcionamento de todos os aspectos do local. Faça testes de som, vídeos e apresentações diversas vezes antes do dia. Além disso, procure salvar os seus arquivos em diferentes locais para evitar imprevistos. Da mesma maneira, tenha cópias extras de cada material físico que produzir.

6. Invista na divulgação do seu workshop

Independentemente de o seu workshop ser destinado a um público interno ou externo, entenda que a divulgação é parte essencial do seu sucesso. Assim, divulgue-o nos canais de comunicação mais relevantes ao seu público-alvo. Dispare e-mails, crie banners no site da empresa, distribua materiais impressos em pontos estratégicos, e por aí vai.

Além disso, faça parcerias com outras empresas: por exemplo, se o seu objetivo é atrair estudantes, crie algum plano de divulgação junto a escolas e universidades. A dica é marcar presença onde o seu público estiver.

7. Monitore o trabalho de todas as equipes envolvidas

A promoção de um workshop, como de qualquer evento, é um trabalho multidisciplinar, pois envolve diferentes equipes de trabalho. Estamos falando dos roteiristas do evento, dos palestrantes, da equipe audiovisual, dos divulgadores do evento, dos fornecedores, da equipe de finanças e orçamento, entre outros.

Para que o evento seja um sucesso, muitas reuniões precisam ser feitas, de modo que as diferentes equipes de trabalho estejam sempre alinhadas umas com as outras. Isso demanda uma liderança forte e organizada, sempre monitorando e documentando tudo aquilo que se faz. Nesse sentido, uma sólida rede de comunicação interna e de gerenciamento de projetos ajuda muito.

8. Cuide da comunicação pós-evento

Para mensurar o sucesso do seu workshop, prepare breves e práticas pesquisas de avaliação do evento aos participantes. Verifique os resultados, de modo que você possa lapidar as suas competências e fazer cada vez melhor. Cuide desse processo de feedback e agradeça a cada um dos participantes pela presença e pela dedicação no evento.

Produzir um workshop pode ser uma tarefa simples, mas também pode ser um desafio enorme. A diferença está na capacidade de planejamento e organização dos envolvidos, especialmente dos líderes das equipes de trabalho. Na dúvida, siga as dicas acima. Elas certamente serão o ponto de partida para um evento positivamente inesquecível!

E você, querida pessoa, já participou ou já promoveu algum workshop? Como foi a experiência? Deixe o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!