O trabalho remoto, também chamado de home office, já vinha se popularizando em diversos países, inclusive no Brasil, com as mudanças impostas pela pandemia do coronavírus (COVID-19) os números crescerem exponencialmente em todo o mundo. Para os gestores, uma das principais dúvidas que surgiram é: como manter a união da equipe no home office? Afinal, por mais que a parte prática do trabalho possa acontecer normalmente à distância graças à tecnologia, o entrosamento entre os colaboradores é fundamental e pode acabar sendo prejudicado.

Por mais que os recursos tecnológicos não sejam capazes de substituir a presença física completamente, é possível lançar mão de estratégias a fim de manter os colaboradores em sintonia enquanto durar o home office.

10 Estratégias para manter a união da equipe no home office

No dia a dia do escritório, os colaboradores conseguem se entender através de olhares, gestos, conversar sobre assuntos alheios ao trabalho durante a pausa para o cafezinho, situações cotidianas que têm uma forte influência sobre o desempenho, pois geram conexão entre as pessoas. No home office se perde esse contato pessoal, contudo, existem formas de superar isso, como as estratégias que verá a seguir.

1 – Incentive todos a manterem o mesmo comportamento do escritório

No dia a dia de um escritório, as pessoas se comunicam ao longo do dia, avisando quando estão saindo para almoçar, fazendo perguntas rápidas sobre o trabalho e assim por diante. Uma forma positiva de manter a união é pedir que todos mantenham esses hábitos remotamente, através de chats virtuais. É um detalhe que faz toda a diferença para manter a conexão entre as pessoas.

2 – Torne verbal a comunicação que antes era não-verbal

Pessoalmente, é possível se comunicar através de gestos, postura e olhares. Você consegue ver, por exemplo, que um colega está há um bom tempo em uma chamada telefônica e que, por isso, ainda não respondeu seu e-mail. Para evitar desentendimentos e ruídos, é importante transformar essa comunicação que antes era não-verbal em verbal, informando momentos em que não estará disponível, entre outras situações.

3 – Combine quais canais de comunicação serão usados para cada fim

A tecnologia oferece uma infinidade de meios para manter a comunicação à distância. As plataformas de videoconferência, por exemplo, são indicadas para reuniões, já os chats para a comunicação rápida do dia a dia e os sites de gerenciamento de tarefas para que todos saibam o que cada um está fazendo. É importante alinhar com a equipe qual meio será usado para cada tipo de comunicação, para que todos utilizem as ferramentas certas.

4 – Defina tempos de resposta para cada tipo de comunicação

No escritório, a comunicação acontece em tempo real, já que estão todos no mesmo ambiente. À distância, é preciso acordar o tempo de respostas para cada tipo de mensagem, a fim de evitar desentendimentos. Por exemplo: chamadas telefônicas devem ser atendidas imediatamente, mensagens podem ter até dez minutos de espera e assim por diante.

5 – Incentive a comunicação sobre assuntos alheios ao trabalho

Além de se comunicarem para falar de trabalho, é interessante incentivar as conversas de assuntos triviais, claro, desde que isso não comprometa a produtividade. Comece comentando alguma experiência pessoal, enviando uma notícia, um vídeo divertido e incentive os demais a fazerem o mesmo. Essas pequenas coisas ajudam a quebrar o gelo e a aproximar os membros da equipe.

6 – Organize as tarefas em grupos menores

Para facilitar a comunicação, o ideal é delegar tarefas para grupos menores de, no máximo, quatro pessoas. Assim, conseguirão se entender e se adaptar com mais facilidade. Por mais que no escritório as equipes grandes funcionem bem, à distância fica mais complicado que todos se entendam.

7 – Realize reuniões curtas diariamente

Muitas empresas realizam a chamada daily scrum, que são reuniões diárias de até quinze minutos de duração. Nesse encontro, cada colaborador pode compartilhar o que fez no dia anterior e o que fará no dia em questão, para que todos saibam no que cada um está trabalhando e permaneçam alinhados. No home office esses encontros rápidos são bastante interessantes para manter a união.

8 – Estabeleça uma cultura de confiança com os funcionários

No home office, você não tem como saber se todos os seus colaboradores estão realmente fazendo o que dizem, porém, precisa confiar. Se está vendo resultados satisfatórios no que cada um está fazendo, é sinal de que estão honrando a confiança que a empresa depositou neles. O microgerenciamento deve ser evitado porque a pressão pode ter o efeito contrário e prejudicar a produtividades dos membros da equipe.

9 – Esteja sempre disponível para orientar os colaboradores

Por mais que tenha várias demandas a cumprir, procure estar disponível durante a maior parte possível de tempo para responder as mensagens dos colaboradores ou, se for o caso, instrua o supervisor responsável para isso. Assim, a equipe saberá a quem recorrer em caso de dúvidas ou eventuais problemas.

10 – Promova encontros virtuais com a equipe

Por fim, para manter a sinergia entre os funcionários e suprir a carência da presença física, é interessante promover encontros virtuais descontraídos, para que todos possam conversar sobre assuntos diversos e se divertir. Isso pode acontecer através de competições de jogos online, bate-papos sem objetivo definido e happy hours, em que cada um fica em uma área da casa que goste, com seus petiscos e bebidas preferidos, conversando com os colegas por meio de uma videochamada.

Em um cenário normal, sem pandemia e isolamento social, as empresas que contam com colaboradores que atuam na modalidade home office devem promover encontros presenciais periódicos, tanto para fazer reuniões relacionadas ao trabalho quanto para integrar os membros da equipe. Quanto mais as pessoas se conhecerem e criarem laços de cumplicidade, mais produtivas e engajadas elas serão.

Assim como ocorre com qualquer mudança na rotina, leva um tempo até que todos se acostumem completamente, mas com dedicação e paciência toda a equipe conseguirá se adaptar à nova realidade e manter a união que havia presencialmente à distância.

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Fontes:

https://www.ezeep.com/home-office-teamwork-10-useful-tips/

https://www.strategyand.pwc.com/de/de/implications-of-covid-19/keeping-your-virtual-team-together.html