O e-mail corporativo é uma das principais, se não a principal, ferramentas de comunicação de um ambiente de trabalho. Ele confere às mensagens um caráter mais oficial, como se as informações ali presentes constituíssem um documento. No entanto, ele precisa ser utilizado com muito cuidado.
Erros gramaticais, falta de clareza e a utilização de um nível de linguagem íntimo demais para um ambiente de trabalho são alguns dos usos inadequados dessa ferramenta, o que pode comprometer a imagem do profissional, dependendo do caso. Para que isso não ocorra com você, continue a leitura deste artigo e confira 8 dicas para uma utilização adequada do e-mail corporativo!
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1. Verifique se o e-mail é o canal mais indicado para a situação
O e-mail é um canal de comunicação extremamente útil e importante nas organizações em geral. Contudo, ele deve ser utilizado preferencialmente para os assuntos de maior complexidade, mais formais e que não exijam uma resposta imediata. Também é indicado para o envio de arquivos.
Se a mensagem que você deseja enviar, porém, não exige tanta formalidade, for mais curta ou demandar uma resposta urgente, o e-mail pode não ser a melhor indicação. Nesses casos, vale a pena enviar uma mensagem de texto por celular, ou mesmo telefonar diretamente para a pessoa, a fim de obter uma resposta simultânea. Analise o contexto da comunicação antes de optar diretamente por escrever um e-mail.
2. Seja objetivo no assunto
O assunto do e-mail é o título da sua mensagem. Na maioria dos casos, ele é utilizado pelas pessoas como um filtro que lhes permite decidir se vão ou não abrir aquele e-mail. Portanto, a dica é que você seja o mais claro e objetivo possível na escolha do assunto. Não seja misterioso ou incompleto. “Dúvida” não é um bom assunto, mas “Dúvida sobre a apresentação de 31/05” é uma sugestão melhor.
O segundo exemplo permite que o destinatário antecipe a mensagem que está por vir, já imaginando do que se trata. Por isso, a não ser que você seja o publicitário da empresa disparando e-mail marketing aos clientes, evite os assuntos misteriosos, engraçadinhos ou com trocadilhos, por exemplo. No ambiente corporativo, é preciso ser o mais completo e claro possível, de modo a evitar qualquer tipo de desentendimento.
3. Tome cuidado ao acionar o “responder a todos”
O botão “responder a todos” é aquele que permite que você responda um e-mail não apenas ao indivíduo que o enviou a você, mas também a todas as demais pessoas que receberam essa mesma mensagem. Às vezes, é importante fazer uso dessa funcionalidade, mas não sempre.
Por exemplo, se o seu chefe quer saber a opinião das pessoas do seu departamento, será que é preciso que todos compartilhem a sua opinião com todos? Isso certamente lotará as caixas de entrada, o que pode ser bem desagradável. Portanto, antes de disparar a sua mensagem aos seus colegas, verifique se não é mais indicado enviar a sua resposta apenas ao chefe. Se for interessante que todos conheçam as respostas de todos, aí sim você pode acionar o botão.
4. Utilize um nível de linguagem mais formal
As comunicações por escrito, em geral, demandam um nível maior de formalidade em comparação com a comunicação falada. Especialmente no ambiente de trabalho, é importante que nos lembremos de que as relações ali estabelecidas são profissionais, o que reforça essa necessidade de ser formal.
O e-mail é, nesse contexto, uma ferramenta de trabalho e, muitas vezes, é observado pelos supervisores. Portanto, evite utilizá-lo para assuntos pessoais. Além disso, mesmo que você tenha intimidade com um colega, mantenha a formalidade ao tratar de temas relacionados ao trabalho.
Não utilize: “E aí, Bru! Beleza?”. Prefira as saudações mais tradicionais, como: “Bom dia, Bruna. Tudo bem?”. Emojis, imagens e pontos de exclamação devem ser utilizados com muito cuidado, pois expressam emoções. Em excesso, esses recursos podem deixar a mensagem “imatura”. Jamais coloque uma carinha feliz ao lado de uma mensagem sobre crise na empresa, por exemplo.
5. Conheça a cultura e o perfil do destinatário
Se você precisa enviar um e-mail ao colega que senta ao seu lado, com o qual você conversa diariamente, provavelmente não precisará de uma mensagem tão extensa e pomposa. Você pode avisá-lo oralmente que enviará o que ele precisa via e-mail, poupando algumas linhas de texto.
No entanto, se você precisa se comunicar com um supervisor, com alguém de outro departamento, com um cliente ou mesmo com alguém que você não conhece pessoalmente, mantenha o texto formal. Piadinhas e conversas pessoais devem ser deixadas de lado. Analise o perfil da pessoa com a qual você deseja se comunicar e procure escrever um texto adequado a ela, levando em consideração aspectos como: nível de cultura da pessoa, relação hierárquica, personalidade, assunto da mensagem etc.
6. Responda aos seus e-mails, ainda que sejam enganos
Se você recebeu um e-mail, responda-o. É claro que mensagens publicitárias de outras empresas podem ser descartadas. Entretanto, se você recebeu um e-mail de uma pessoa, é importante dar uma resposta a ela. Não é uma conduta profissional adequada ignorar uma mensagem.
Se você recebeu uma mensagem que lhe parece estranha, desconfiando que tenha ocorrido um engano, responda à mensagem mesmo assim. Educadamente, comunique a pessoa de que você acredita tratar-se de um engano. Assim, ela perceberá que cometeu um equívoco e poderá encaminhar a mensagem ao destinatário correto.
7. Revise o conteúdo e a gramática
Você não precisa ser um gênio da língua portuguesa para redigir um e-mail. Erros de digitação ou o esquecimento de uma vírgula são questões compreensíveis. No entanto, há deslizes que chamam a atenção, como uma conjugação verbal errada ou a troca de um “Ç” por “SS”.
Portanto, antes de enviar a sua mensagem, leia-a completamente para identificar os errinhos que possam ter passado batido. Por mais que um ou outro seja desconsiderado, há falhas que podem pesar na sua imagem profissional. Se o e-mail a ser enviado for em outro idioma, peça que alguém com um bom domínio da língua o revise.
Além dos erros gramaticais, analise também se a mensagem faz sentido. Você incluiu todas as informações necessárias? A mensagem tem começo, meio e fim? Se você a recebesse, seria capaz de compreender adequadamente o conteúdo? Cheque todas essas questões antes de enviar o e-mail.
8. Verifique se os nomes e e-mails estão corretos
Antes de disparar a sua mensagem, observe a escrita dos nomes e e-mails de todos os seus destinatários. Assim como você pode receber e-mails por engano, também corre o risco de cometer o mesmo erro. Assim, revise os e-mails e nomes. Outra dica importante é apenas escrever os e-mails dos destinatários depois de concluir a redação da mensagem. Dessa forma, você evita o risco de enviar a mensagem incompleta, esbarrando na tecla “enter”, por exemplo.
Por fim, sempre vale a pena lembrar: para fins profissionais, utilize apenas o seu e-mail corporativo. Aquele endereço eletrônico que você criou aos 12 anos, como “paty_happy@” não será bem visto no ambiente de trabalho, OK?
Como você pode perceber, a utilização do e-mail corporativo não é uma tarefa complicada, mas que demanda pequenos cuidados. Apesar de parecerem pouco importantes, a verdade é que eles têm o poder de beneficiar ou de prejudicar a sua imagem na empresa. Dessa forma, faça bom uso dessa ferramenta, sempre consultando o bom senso!
E você, toma os devidos cuidados ao enviar um e-mail corporativo? Já passou por alguma situação problemática por conta dele? Deixe o seu comentário no espaço abaixo. Por fim, lembre-se de compartilhar este artigo com todos os seus amigos, colegas, familiares e com quem mais possa se beneficiar destas dicas, por meio das suas redes sociais!
Imagem: Por TierneyMJ
