O Sistema Kanban é um dos componentes do modo de produção conhecido como Just in Time (JIT), que foi desenvolvido na Toyota a fim de torná-la mais eficiente. Trata-se de uma forma de facilitar e integrar a comunicação entre diferentes departamentos, chegando à resolução de problemas e evitando descompassos na produção. Assim, se trabalha com mais assertividade em relação às quantidades, evitando a ocorrência de atrasos e retrabalhos.

O Que é Sistema Kanban e Qual a Sua Utilidade Dentro de uma Empresa?

Nos anos 70, a montadora de carros japonesa Toyota identificou que precisava minimizar os atrasos de produção e realizar o alinhamento entre seus diferentes departamentos internos, a fim de enxugar os custos. Então, o Sistema Kanban, assim como o método Just in Time como um todo, foi criado com o objetivo de coordenar a produção das peças com as demandas existentes.  

Basicamente, se passou a utilizar cartões que permitiam que as tarefas da etapa seguinte do processo fossem realizadas com a certeza do que os demais estavam fazendo. O resultado é que se cria uma escala mais eficiente de produção, no caso da Toyota, a quantidade certa de peças de automóveis, sem o correr o risco de produzir menos ou mais do que o necessário.

Uma das principais vantagens desse sistema é a de que ele pode ser adaptado a diferentes tipos de companhias, tornando seus processos mais dinâmicos e estabelecendo uma rotina. As organizações podem executar esse método da maneira que acharem ser mais relevante para o seu contexto interno. Com um quadro de post-its, uma estrutura em madeira ou um software é possível usar o Sistema Kanban com um bom aproveitamento.

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Como o Sistema Kanban Funciona?

Agora que já expliquei o que é o Sistema Kanban, chegou o momento de apresentar o seu funcionamento. Basicamente, ele se divide em três campos, que são:

  •         To Do (Para fazer);
  •         Doing (Em andamento);
  •         Done (Finalizado).

É válido dizer que não existe nenhum impedimento para a criação de novos itens. Cada campo é abastecido com cartões, em que são adicionadas informações em relação às tarefas, como o nome do responsável, o escopo da atividade e o horário em que foi pedido. Em cada cartão deverá ser adicionada somente uma atividade. No decorrer da realização da tarefa, o responsável por ela vai deslocando o cartão entre as posições Doing e Done.

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Esse profissional, então, indica a tarefa seguinte e quem é o responsável por ela. Para tornar a leitura do quadro do Sistema Kanban mais simples, a dica é apostar em cores diferentes para os cartões, com um tom para itens que estão em dia, outra para aqueles que estão sendo desenvolvidos e uma terceira para os que têm algum impedimento. Os softwares também permitem o uso de recursos distintivos, como as cores.

O Sistema Kanban Vai Muito Além da Linha de Produção

No decorrer do artigo, mostrei que o Sistema Kanban foi criado pela Toyota para organizar e tornar a linha de produção mais assertiva e enxuta, contudo, esse a verdade é que esse método pode se mostrar eficaz também em outros contextos corporativos, como a execução de projetos de marketing ou implementação de um novo programa de recursos humanos, por exemplo. O segredo está em utilizar a base dessa metodologia, que consiste em organizar o trabalho em equipe de forma transparente, em que cada membro sabe o que o outro está produzindo.

Os projetos devem ser divididos em etapas, sendo que cada uma delas deverá estar atribuída a um ou mais responsáveis. No sistema – seja um software ou o bom e velho quadro de post-its ou fichas coloridas – é necessário que cada líder de tarefa atualize o status do que está fazendo, para que os demais possam organizar as suas próprias atividades. Quando todo mundo trabalha de maneira coordenada, é bem mais simples evitar prejuízos e retrabalhos.

5 Dicas Para Utilizar o Sistema Kanban Com Eficiência

A seguir, vou apresentar cinco dicas de como utilizar o Sistema Kanban em sua companhia, independente de qual ramo ela seja, chegando ao pleno sucesso de redução de custos e trabalho em equipe bem coordenado, confira!

1 – É Preciso Limitar o Número de Atividades

É fundamental que haja uma limitação do número de atividades que podem ser realizadas simultaneamente com o Sistema Kanban para evitar que haja sobrecarga de alguns colaboradores. Muitas empresas enfrentam momentos em que funcionários em posições chave estão com muitas tarefas para realizar ao mesmo tempo não conseguindo bons resultados em nenhuma delas.

2 – Trabalhe com Metas

O uso de metas para as atividades tem mais a ver com a metodologia ágil chamada de Scrum do que propriamente com o Sistema Kanban, no entanto, é essencial combinar essa regulação de resultados do primeiro com a sistematização de sequência de tarefas do segundo. É importante que os realizadores das atividades tenham um objetivo a perseguir durante a execução das tarefas.

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3 – Use a Coluna “Waiting” (aguardando)

Quando apresentei as colunas do Sistema Kanban mencionei “to do”, “doing” e “done”, alertando que poderiam ter outras a serem utilizadas. Uma coluna bastante relevante a utilizar é a “waiting” (aguardando), que não é o mesmo que “por fazer”. Basicamente, se trata de uma atividade que está aguardando alguma resolução de outro setor para que possa ser executada.

4 – Escolha um Meio Prático Para Usar o Sistema

Para que o Sistema Kanban realmente traga benefícios para a sua empresa, é preciso que todos os colaboradores o incluam em sua rotina de trabalho, registrando cada etapa finalizada. Para isso, é necessário adotar um meio prático, que pode ser físico, através de quadros e post its, ou virtual, por meio do uso de softwares. Para definir a melhor opção é essencial considerar o perfil da equipe e o tipo de atividade realizada por ela.

5 – Analise os Resultados

Ter a oportunidade de visualizar o andamento de cada tarefa dentro da empresa permitirá que identifique os pontos em que o trabalho está indo bem e outros em que as coisas estão mais lentas e precisam melhorar. Portanto, mantenha-se sempre atento a essas informações, pois elas são muito valiosas e poderão ser utilizadas de modo estratégico dentro da companhia.

Gostou de saber o que é Sistema Kanban e entender como funciona o seu método? Já teve alguma experiência com ele? Deixe o seu comentário abaixo e lembre-se de compartilhar o artigo em suas redes sociais para passar o conhecimento adiante! 

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