O WhatsApp é um dos aplicativos mais utilizados no Brasil e no mundo. Por meio dele, podemos trocar mensagens, imagens, áudios, figurinhas, links e até mesmo fazer ligações e videochamadas. Não é à toa que mais de 2 bilhões de pessoas em todo o mundo fazem uso dessa ferramenta (marca alcançada em 2020).

O recurso dos grupos, em especial, tem se mostrado muito útil, já que permite a inclusão de várias pessoas em uma mesma conversa, o que facilita a troca de informações. Isso é útil para famílias, grupos de amigos e até mesmo para equipes de trabalho.

Nesse último aspecto, entretanto, alguns cuidados precisam ser tomados. Os grupos de trabalho no WhatsApp são uma extensão digital de um ambiente profissional. Dessa forma, é preciso manter uma postura profissional também nesses grupos, o que nem sempre ocorre. Neste artigo, reunimos 6 práticas que precisam ser evitadas em nome de uma boa conduta nesse aplicativo. Confira!

1. Considerar o WhatsApp uma ferramenta oficial

Por mais que esse aplicativo facilite a vida em grupos de trabalho, ele não é uma ferramenta de comunicação oficial da empresa. Sendo assim, mesmo que você tome decisões com os seus colegas ou mesmo realize reuniões por videochamada nessa ferramenta, lembre-se de escrever uma ata relatando tudo o que se passou na conversa e de enviá-la por e-mail aos envolvidos.

É importante ter um documento que oficialize as decisões tomadas no aplicativo. Dessa forma, ninguém pode dizer que “perdeu as mensagens” ou que não sabia do que havia sido decidido.

Além disso, também é importante evitar a transferência de documentos importantes por meio do WhatsApp, como planilhas, textos, orçamentos e dados oficiais e/ou confidenciais. Nunca sabemos aonde esses documentos podem chegar, de modo que a empresa perde a capacidade de rastreá-los, o que é sempre um risco. Dê preferência ao e-mail nessas circunstâncias.

2. Abusar da informalidade

Ainda que o WhatsApp seja uma rede social, o que inclui a espontaneidade e a informalidade em sua natureza, não devemos forçar a barra. Por isso, é importante que você separe os grupos pessoais dos grupos profissionais.

Isso quer dizer que você pode ter um grupo informal com os seus colegas mais próximos, onde possam tratar de assuntos diversos. No entanto, os assuntos de trabalho devem ser abordados em grupos profissionais. Nesse segundo tipo de grupo, a comunicação precisa ser mais formal, afinal de contas, como dissemos, ele é uma extensão do ambiente profissional presencial.

Sendo assim, trate a todos com educação e comunique-se com transparência, objetividade e clareza. É fato que algumas empresas podem até ter uma atmosfera menos formal, e está tudo bem, mas o profissionalismo é uma questão que vai além da formalidade ou da informalidade.

3. Misturar os assuntos

Quando criamos um grupo com amigos ou familiares, ele tende a ser mais permanente, pois é uma maneira de tornar fixa a nossa relação com essas pessoas. Assim, esse grupo permite que basicamente qualquer assunto seja abordado. Se encontrarmos algo bacana na internet, podemos postar o link na conversa e trazer o assunto à tona.

A dinâmica nas empresas é um pouco diferente. Geralmente, os departamentos criam grupos fixos para todos os seus colaboradores, como “Marketing — empresa XPTO”. É um tipo de grupo interessante para os comunicados gerais que o gestor deve passar aos colaboradores, geralmente reforçando o que foi dito nas reuniões.

No entanto, também é interessante criar grupos para projetos específicos. Assim, os colaboradores podem criar grupos menores, apenas com os envolvidos naquele projeto, tendo-o como o único objetivo daquela conversa. Assim, podemos criar grupos do tipo “Campanha de novembro” ou “Projeto endomarketing”, para tratar apenas desses assuntos, fechando o grupo após a conclusão do projeto. Isso ajuda a manter a objetividade da comunicação, sem envolver pessoas não relacionadas aos projetos.

4. Falar de temas não relacionados ao trabalho

Como já citamos, existem grupos informais entre os colegas de trabalho e os grupos mais formais para discutir projetos específicos. No primeiro tipo, você até pode falar de outros assuntos não relacionados ao trabalho, como futebol, culinária, vida pessoal, notícias, opiniões diversas, e por aí vai.

No entanto, jamais faça isso no segundo tipo de grupo — o específico para assuntos de trabalho. A ideia ali é ater-se aos objetivos profissionais em questão, de modo que, trazer à tona assuntos pessoais ou não relacionados às atividades pode trazer distração e atrapalhar a linha de raciocínio dos membros.

Além do mais, mesmo nos grupos informais que você tenha com os seus colegas de trabalho, evite as fofocas, as polêmicas e jamais faça piadinhas que possam ser consideradas ofensivas. O que é uma brincadeira para você pode não ser para o outro, o que pode gerar um clima desagradável no grupo e até mesmo prejudicar a sua imagem.

5. Incluir pessoas que não são da empresa

Alguns administradores de grupos parecem se esquecer de que os grupos de trabalho devem ser utilizados por membros do trabalho. Sem o devido cuidado, começam a adicionar pessoas que nada têm a ver com a questão. Mesmo que o seu projeto esteja sendo realizado com consultores externos, ou seja, que não fazem parte do quadro da empresa, é importante avaliar se vale ou não a pena adicioná-los.

Algumas pessoas podem sentir-se desconfortáveis sabendo que na conversa estão pessoas que não fazem parte da empresa. Por falar nisso, também é importante ressaltar que os funcionários que tenham sido desligados da organização precisam também ser removidos dos grupos profissionais. Os colaboradores atuais da empresa até podem manter o contato com esse colega que saiu, mas por meio dos grupos pessoais.

6. Comunicar-se sem pensar antes

A última prática a evitar parece ingênua, como os conselhos que damos às crianças, mas, ainda assim, é importantíssima em grupos de trabalho. Muita gente parece esquecer-se dessa regra de ouro, o que leva essas pessoas a escreverem informações sem fundamento e até mesmo a compartilhar conversas pessoais por engano no grupo profissional.

Ainda que as mensagens enviadas possam ser apagadas, nunca se sabe se algum membro do grupo chegou a vê-la. Isso pode ser particularmente perigoso se você estiver criticando alguma pessoa do grupo em uma conversa paralela com outro colega e, por engano, postar a crítica no próprio grupo. Já imaginou o climão?

Resumidamente, é fato que os grupos de trabalho no WhatsApp são excelentes maneiras de comunicar-se remotamente para resolver questões relacionadas aos projetos profissionais (o que não é desculpa para enviar mensagens às 3h da manhã, salvo em caso de emergência). Contudo, mesmo em meio a tantas vantagens que essa ferramenta pode proporcionar, é preciso tomar cuidado, afinal de contas, a nossa imagem profissional também inclui a nossa conduta nos ambientes digitais.

E você, querida pessoa, tem cometido algum dos erros apontados acima? Qual(is)? Como você lida com os grupos de trabalho no WhatsApp? Deixe o seu comentário no espaço a seguir. Por fim, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!