Ingressar em uma nova empresa é sempre um grande desafio para muitos profissionais, uma vez que o novo geralmente traz um pouco de medo e insegurança. Para minimizar esse incômodo, é fundamental que as empresas implementem programas de integração de novos funcionários, garantindo que a mudança e a adaptação sejam positivas para ambos — tanto para a empresa quanto para o profissional.

Integrar novos funcionários é um processo conhecido como onboarding e vai muito além de apresentar a empresa ao novo colaborador. A ação implica em criar e proporcionar um ambiente acolhedor e de fácil adaptação, levando o trabalho a fluir de forma natural e produtiva.

Naturalmente, é um momento delicado, que demanda uma postura mais ativa por parte dos diferentes departamentos, sobretudo da área de recursos humanos. Na sequência, confira algumas dicas de como integrar novos funcionários de forma eficaz, criando um ambiente agradável para o profissional.

Conte a história da empresa e faça um tour por ela

Inevitavelmente, o primeiro passo para integrar um novo funcionário é apresentar a organização em que ele irá trabalhar. Explicar a cultura da empresa, os seus valores, a sua missão, a visão da instituição, o histórico do mercado, os produtos e serviços, bem como as normas, políticas e benefícios, é essencial para que o novo colaborador esteja ciente de tudo o que envolve a empresa antes de iniciar seu trabalho.

Além disso, essa apresentação dá respaldo à empresa em caso de queixas sobre algum aspecto referente a ela, e que talvez não tenha sido abordado no momento da contratação do profissional. Quando esse momento é conduzido de forma adequada, o colaborador jamais poderá utilizar a desculpa de “eu não sabia” para justificar possíveis erros.

Apresente a equipe e as funções

É importante apresentar a equipe e os profissionais com quem o novo funcionário vai trabalhar e conviver diariamente. Separe um tempo para apresentar não só o novo integrante da equipe aos colegas, como também cada componente dela ao novo funcionário, citando os seus cargos e funções. Assim, o novo colaborador terá a equipe como um apoio, caso precise de ajuda na fase de adaptação.

Peça para que cada membro do departamento se apresente. Além disso, solicite que um deles mostre ao novo funcionário onde ficam as instalações básicas da empresa (copa, toaletes, outros departamentos etc.) e faça a instalação do colaborador. Ele precisará de uma mesa, de um computador, de uma senha, de materiais de escritório, de um e-mail, e por aí vai. Solicite o apoio do departamento de tecnologia nesse momento.

Ensine ao novo funcionário o “estilo” da empresa

Toda empresa tem um “jeitinho” próprio de funcionar, o que inclui os horários de expediente, os programas de computador mais utilizados, as rotinas e sistemas típicos de cada departamento, os canais de comunicação interna, o código de conduta, a etiqueta de vestuário, a definição dos horários de almoço, enfim, aspectos que parecem corriqueiros, mas que compõem a cultura organizacional.

Esses itens podem ser da empresa como um todo ou do departamento do novo funcionário. De um jeito ou de outro, é importante que alguém do setor, de preferência o líder, ensine esse “caminho das pedras” ao novo trabalhador, de modo que ele se adapte ao estilo da organização o quanto antes.

Supervisione e treine o novo colaborador

Outra dica importante é colocar um supervisor para ficar ao lado do funcionário durante a fase de transição. Esse supervisor deve passar todas as demandas e atividades que o novo colaborador vai executar, além de orientar o andamento das suas tarefas e supervisionar se as atividades estão sendo feitas de acordo com as necessidades da organização.

Pode ser necessário oferecer ao colaborador algum material de apoio, curso, treinamento, enfim, algum tipo de conhecimento para que ele adquira novos saberes ou para que lapide aquilo que já sabe, nos moldes da empresa. Não é raro que as organizações ofereçam treinamentos aos novos funcionários, seja sobre conhecimentos típicos da profissão, sobre softwares de uso profissional e até mesmo sobre competências comportamentais essenciais à cultura da empresa.

Crie um ambiente agradável e acolhedor

Para que o novo funcionário se sinta bem recebido e acolhido, é necessário que a empresa crie um ambiente agradável e receptivo. Para isso, forneça um espaço aberto para a troca de ideias, cocriação e sugestões, fazendo com que ele se sinta parte do time. Nesse sentido, é importante que ele seja apresentado aos principais diretores da empresa e também que participe das reuniões do seu departamento, de modo a conhecer as atividades que estão em andamento.

Também é importante que os líderes da organização se mostrem acessíveis e se prontifiquem a ajudar o novo colaborador nas suas dificuldades do dia a dia e a tirar dúvidas sempre que elas surgirem. Isso certamente o deixará mais tranquilo e confiante.

Promova atividades de integração

Começar a trabalhar ao lado de um monte de pessoas que você nunca viu na vida pode ser algo assustador, especialmente para as pessoas mais tímidas. Por isso, é importante que a empresa promova iniciativas de integração, como dinâmicas de grupo dentro do departamento e até mesmo confraternizações de boas-vindas aos novos funcionários do mês, se a estrutura da empresa assim permitir.

Esses momentos podem ser utilizados tanto para descontrair o colaborador, amenizando um pouco o estresse de estar diante de um novo emprego, como também para ajudá-lo a apresentar-se, a interagir com os novos colegas, a fazer amizades e a ambientar-se com aquela empresa. Não precisa ser uma festa grandiosa. Basta um simples café da manhã para que as pessoas se conheçam melhor.

Solicite a empatia dos demais colaboradores

Sempre que a empresa receber novos funcionários, é interessante que os líderes conversem com os antigos colaboradores, fazendo com que se lembrem do quanto é desconfortável passar pelo primeiro dia de um novo emprego. Portanto, solicite a eles que sejam empáticos e generosos, mantendo a paciência para ajudar aquela pessoa que ainda não conhece os sistemas e práticas da empresa.

É importante resgatar que ninguém chega à empresa sabendo tudo sobre ela. Sendo assim, oriente-os a integrar e fazer com que o novo colega se sinta o mais acolhido possível. A ajuda dos colegas e a simpatia nos primeiros dias fazem uma diferença absurda na vida de quem está se ambientando à empresa e conhecendo as atividades e a cultura da organização.

Como você pode perceber, o ato de integrar novos funcionários e criar um ambiente agradável depende das iniciativas dos recursos humanos, da ação das lideranças e da cooperação dos colegas. Assim, será possível recepcionar os colaboradores novos, apresentar-lhes a empresa e os colegas, explicar-lhes as regras e procedimentos internos, promover a integração e amenizar a ansiedade tão comum nesse momento!

E você, querida pessoa, quais lembranças tem dos seus primeiros dias de novos empregos? O que foi bom? O que poderia ter sido melhor? Deixe as respostas aqui embaixo. Além disso, que tal compartilhar este artigo nas suas redes sociais, com todos os seus amigos, colegas, familiares e com quem mais possa se beneficiar destas informações?