A palavra compliance tem origem na língua inglesa e refere-se a um comportamento alinhado com as regras pertinentes a diferentes áreas como a contábil, jurídica, trabalhista, entre outras. Em linhas gerais, trata-se de administrar uma empresa de acordo com as regulamentações do setor e com o máximo de transparência em seus procedimentos para evitar brechas que eventualmente permitam agir em desconformidade.
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O que é Compliance?
No começo da década de 1990, o termo compliance, originário do verbo em inglês to comply (agir de acordo com as regras), passou a ser cada vez mais empregado entre as empresas do mundo todo. O conceito surgiu nos Estados Unidos na década de 1930, contudo, tornou-se mais relevante nos anos 1980, após grandes escândalos financeiros em Wall Street.
O mercado corporativo norte-americano passou a exigir um conjunto mais rigoroso de regras para guiar uma gestão mais assertiva e transparente das companhias. Basicamente, consiste na criação de políticas e diretrizes voltadas para tornar a operação das empresas mais adequada às normas do mercado em diferentes espectros, como o financeiro, ambiental, jurídico, previdenciário, ético, trabalhista, entre outros.
Compliance na prática
No dia a dia corporativo, compliance pode ser executado por um departamento interno específico ou então por uma companhia terceirizada. Independentemente da estrutura interna ou externa, a metodologia de trabalho será a mesma: realizar uma análise completa da forma como a organização opera para alinhar seus procedimentos com práticas mais transparentes e assertivas do ponto de vista de gestão e jurídico.
Uma companhia que deseja se consolidar em seu setor e evitar prejuízos decorrentes de punições e restrições devido a operações em desacordo com o cenário jurídico, deve investir em um completo projeto de compliance. Sua forma de atuar no mercado deve estar plenamente alinhada com sua missão, visão e valores.
Compliance: quais são seus objetivos?
Após apresentar o conceito de compliance vou listar alguns dos seus objetivos centrais que impactam diretamente na gestão da companhia.
- Análise de riscos operacionais;
- Desenvolvimento de programas focados na melhoria contínua;
- Gerenciamento dos controles internos;
- Desenvolvimento e aplicação de normas técnicas;
- Realização de auditorias;
- Monitoramento da segurança das informações;
- Divulgação da cultura organizacional entre os funcionários;
- Elaboração de manuais de conduta;
- Fiscalização do cumprimento das leis nas operações da companhia;
- Fiscalização da conformidade fiscal.
Cabe ao responsável pelo compliance da organização atuar como um fiscal que verificará se as regras estão sendo cumpridas de acordo com a legislação.
Implementação do compliance: como fazer?
O primeiro passo para a implementação de um projeto de compliance é ter a aprovação da alta administração que pode ser representada pela figura do CEO. Com a devida autorização, é necessário que a companhia passe por uma análise completa para identificar onde estão os principais riscos de ações em desacordo com a legislação. Identificar onde podem ser encontradas as brechas para ações em desconformidade é a base para pensar em como evitar tais ações.
Somente com o conhecimento dos pontos frágeis é possível elaborar uma política de controle eficaz. Após a elaboração de tais políticas, chega o momento de capacitar as equipes para a aplicação dessas regras na prática. O setor de compliance tem uma metodologia de trabalho focada no monitoramento, ou seja, na verificação da aplicação prática das regras. Avaliações e auditorias são bons métodos para fazer essa conferência constante.
Identificação de desconformidade
Quando o setor de compliance identifica alguma irregularidade deve dar início a um processo de investigação interna com foco em identificar onde está o problema e quais são os responsáveis pelas violações. Uma forma de tornar esse trabalho mais eficaz é criar um canal de denúncias que permita que os colaboradores denunciem ações irregulares mantendo o seu anonimato.
Ressalto que em todos os setores de atuação há riscos de alguma natureza de irregularidades, porém, em todos esses casos é possível reduzir o impacto de tais riscos com um bom programa de compliance. Estabelecer mecanismos e regras que inibam ações irregulares é a base para evitar que ações fora dos protocolos ocorram.
Profissionais para implementar compliance
O profissional responsável pela implementação do programa de compliance na empresa recebe o nome de compliance officer. Não existem regras legais quanto a formação do profissional que assume esse papel, contudo, ganhou destaque dentre as principais escolhas economistas, advogados e contadores. Além de não ser necessário também não é indicado ter uma equipe numerosa dedicada ao programa de compliance, quanto menos pessoas, mais fácil manter a transparência das atividades.
Recomendo a terceirização do programa de compliance para poder contar com o trabalho de profissionais com amplo conhecimento dessa área e que sejam de fora do contexto corporativo. Pode gerar alguns constrangimentos ter um funcionário da companhia atuando como o fiscal dos demais colaboradores. Quando o trabalho é feito de maneira terceirizada é mais simples manter todos sob as mesmas regras.
Por que compliance é importante para as empresas?
A relevância de ter um programa de compliance em sua companhia está em manter seu sistema operacional focado em seguir as normas e princípios éticos estabelecidos para o segmento. Como mencionei acima, em todo setor há brechas que permitem ações fora da curva legal e ética, ter um freio para tais ações é crucial para evitar que sua organização se veja envolvida em escândalos ou em dificuldades legais.
As vantagens de adotar um programa de compliance para direcionar as ações da sua empresa incluem ter mais credibilidade entre os consumidores da sua marca e poder aumentar o alcance dos seus produtos/serviços no mercado. Com a criação de um programa com regras claras é mais fácil evitar potenciais falhas e prevenir golpes e/ou fraudes.
Ser uma companhia com um sistema de compliance reconhecido permite expandir a sua rede de contatos e aceitação no mercado. Também é importante trabalhar com um sistema de compliance bem consolidado para reduzir custos operacionais com mais assertividade nos métodos de trabalho e otimizar a segurança e a governança organizacional.
Compliance é importante para que sua empresa siga as regras legais e seja reconhecida por sua transparência operacional.
