Imagine que um professor tem o hábito de pedir aos alunos que leiam o capítulo do livro em casa, para que, depois da leitura, ele explique a matéria em sala de aula, tire as dúvidas dos alunos e os ajude na resolução dos exercícios. No entanto, esse professor fica doente e é substituído por outro professor, que pede aos alunos que leiam o capítulo na sala de aula e resolvam os exercícios do livro em casa. Os estudantes ficarão confusos com essa nova dinâmica, não é mesmo?

Por isso, o ideal seria que essa escola padronizasse o sistema de ensino, de modo que os professores seguissem uma mesma linha metodológica, facilitando a organização e o planejamento dos próprios alunos.

Assim deve ser, na verdade, em qualquer empresa. Os processos precisam ser padronizados, de modo que, se algum colaborador faltar, os outros saibam o que deve ser feito, sem mudanças nos procedimentos que deixem os colegas e os clientes confusos. Neste artigo, você vai entender o que é a padronização de processos e quais são os seus benefícios. Tenha uma ótima leitura!

O que é a padronização de processos?

A padronização de processos consiste no ato de formalizar e oficializar determinadas maneiras de realizar atividades, criando um padrão que deve ser seguido por todos os indivíduos naquele contexto. Isso é essencial para que as pessoas, como os colaboradores de uma empresa, compreendam o que se espera delas na realização das tarefas.

Assim, padronizar um processo significa estruturar e documentar uma sequência de atividades, criando um manual básico de procedimentos, a ser consultado sempre que houver dúvidas. Diante disso, podemos padronizar os processos de uma casa, de uma empresa inteira, de um departamento específico, de uma rotina de atendimento ao cliente, e por aí vai.

Quais são os benefícios desse ato?

Agora que você já compreende o que é a padronização de processos, confira, na sequência, os principais benefícios que ele proporciona.

1. Utilizar adequadamente os recursos disponíveis

A padronização de processos ajuda a empresa a ter uma visão mais precisa sobre a utilização dos recursos de que dispõe: de tempo, de materiais, de tecnologias, de dinheiro e de pessoas. O detalhamento das atividades favorece um uso mais consciente de todos esses recursos, evitando os desperdícios e facilitando o encontro de oportunidades de melhorias nesses processos.

2. Prevenir falhas e acidentes

Padronizar processos nada mais é do que criar regras internas, que devem ser obedecidas. A ideia de uma regra é justamente explicar o que deve e o que não deve ser feito, de modo a evitar consequências negativas. Se todos os membros da equipe sabem o jeito certo de fazer as coisas, falhas e acidentes tendem a ocorrer em menor quantidade, o que é essencial para o sucesso de um time.

3. Evitar a variação de processos e melhorar a experiência do cliente

Imagine que você vai a um restaurante e pede sempre o mesmo prato. Porém, em um dia ele vem frio, em um dia ele vem quente, em um dia ele chega rapidamente, em um dia ele demora, em um dia o atendimento é bom, em um dia o atendimento é péssimo. Percebe que não há constância na experiência? Essa variação quebra as expectativas do cliente, que provavelmente escolherá outro restaurante para frequentar. Portanto, perceba que a padronização aumenta a conquista e a fidelização dos consumidores.

4. Reduzir as redundâncias e aumentar a produtividade

Quando um processo não é de conhecimento de todos na empresa, podem ocorrer redundâncias, ou seja, mais de uma pessoa fazendo basicamente a mesma coisa: o conhecido retrabalho. Por isso, a padronização evita que isso aconteça e ainda aumenta a produtividade dos colaboradores. O funcionário que já sabe o método para agir não perde tempo pensando em como vai realizar a atividade. Assim, ele ganha velocidade, praticidade e até mesmo qualidade naquilo que faz.

5. Tornar os processos conhecidos e facilitar os treinamentos

A padronização de processos inclui a divulgação a todos da equipe da maneira ideal de execução das atividades. Isso deixa todo mundo “na mesma página”, evitando que apenas um colaborador conheça uma determinada rotina. Se esse colaborador for desligado, tirar férias ou ficar doente, por exemplo, ainda assim os substitutos saberão o que fazer. Isso beneficia também os treinamentos de novos funcionários, pois os procedimentos já estão ali descritos em documentos confiáveis.

6. Oferecer transparência aos processos

Outro benefício que a padronização de processos oferece é a transparência. Oficializando o que deve ser feito, a empresa define quem é responsável por qual tarefa e como ela deve ser executada. Assim, diante de uma falha, fica mais fácil encontrar o responsável por ela e entender em que ponto as regras não foram seguidas. Além disso, os processos dão mais segurança aos colaboradores, compreendendo o que devem fazer e amenizando as suas dúvidas.

7. Reduzir custos

Se a padronização de processos promove um uso mais consciente dos recursos de que a empresa dispõe, ameniza as falhas e o retrabalho e ainda eleva a produtividade dos colaboradores, a consequência óbvia será uma redução de custos, com potencial para aumentar os lucros. Dessa forma, a organização consegue definir melhor as suas prioridades e realizar investimentos mais eficazes, criando um ciclo contínuo de melhorias.

8. Atender às normas oficiais

Muitas vezes, as empresas definem os seus padrões de processos por conta própria. No entanto, dependendo do seu segmento de atuação, a padronização já é uma obrigatoriedade demandada por órgãos reguladores, como Anvisa, Inmetro, Anatel, ISO, ABNT, entre outros. Processos padronizados facilitam a obtenção das certificações desses órgãos, o que garante que a empresa obedece às normas que eles estabelecem e facilita a sua aprovação nas auditorias.

9. Aumentar o engajamento dos colaboradores

A padronização dos processos também é benéfica aos colaboradores, pois ela permite que eles compreendam o que devem fazer, como devem fazer e por que devem fazê-lo dessa forma. Com esses propósitos esclarecidos, o colaborador age com mais consciência e motivação, empenhando-se ainda mais no alcance dos resultados desejados.

10. Automatizar processos

Por fim, é importante ressaltar que a padronização de processos pode ser o primeiro passo para a sua automatização, caso a empresa assim deseje. Se um processo já está organizado e obedece a determinados padrões, fica mais fácil incluir máquinas e tecnologias que auxiliem a sua realização.

A padronização de processos, como você pode perceber, é muito mais do que um simples manual de instruções burocrático. Ela representa a capacidade de organização e planejamento de uma empresa, sendo benéfica para a produtividade, para as finanças, para os treinamentos internos, para os clientes e para a própria motivação dos colaboradores.

E você, ser de luz, identifica a padronização de processos no seu lugar de trabalho? Contribua deixando o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!