Você sabia que boa parte dos problemas enfrentados pelas empresas é decorrente de falhas em seus próprios processos de comunicação interna? Equipamentos que não funcionam como deveriam, escolha inadequada de palavras, falta de clareza, agressividade ao falar e até mesmo a falta de abertura ao diálogo estão entre as principais fraquezas que tanto comprometem o desempenho das organizações.

A comunicação interna é um elemento tão importante para o bom funcionamento das instituições que ela já se tornou até mesmo um setor à parte em algumas delas. Dessa forma, é importante reconhecer o quanto a clareza e a objetividade nas interações diárias ajudam a prevenir e a solucionar muitos problemas corporativos. Na sequência, você vai conferir 9 dicas para comunicar-se com eficácia nas empresas. Boa leitura!

1. Pergunte

Muitas pessoas têm medo de fazer perguntas em ambiente corporativo, pois temem ser julgadas por falta de conhecimento ou mesmo de serem mal interpretadas, como se estivessem duvidando do que está sendo dito. Contudo, deixar de fazer as suas perguntas certamente agravará o seu desconhecimento, o que possivelmente fará com que você cometa erros.

É preferível passar pelo desconforto de fazer uma pergunta do que pelo desconforto de tomar decisões erradas, concorda? Portanto, entenda que fazer perguntas é algo a ser normalizado na cultura das empresas, a fim de evitar problemas. Não tenha medo de ser específico e de obter o máximo possível de informações.

2. Reúna-se com os seus colegas de departamento

Muita gente acha que as reuniões são desnecessárias. De fato, há algumas instituições em que elas ocorrem de forma excessiva, sendo que o conteúdo de muitas delas poderia ser um simples e-mail. Contudo, é importante fazer reuniões periódicas para falar aquilo que uma mensagem escrita nem sempre consegue contemplar.

O diálogo presencial é útil para fazer planos, delegar tarefas, discutir as melhores estratégias, avaliar o desempenho do que já foi realizado, entre outras questões. A presença de todos é importante para a exposição de diferentes pontos de vista, o que nem sempre ocorre em um comunicado escrito.

3. Busque o máximo de clareza em sua comunicação

PSC

Assim como você não deve ter medo de perguntar aquilo que não entender, também precisa se preocupar se o seu interlocutor entende a sua mensagem. Isso quer dizer que você deve ser extremamente claro e específico naquilo que for dizer, sempre checando se a pessoa com a qual você estiver conversando está compreendendo.

Isso deve ser feito em conversas, telefonemas, mensagens de texto, e-mails, enfim, em todo e qualquer processo de comunicação. Pense no que você falou, releia o que escreveu e verifique se todas as informações foram compartilhadas. Se você estivesse no lugar do outro, teria entendido o que você comunicou? Questione-se sempre dessa forma para evitar mal-entendidos.

4. Anote as informações

Quando estamos no meio de uma conversa importante, muitas informações são compartilhadas, e elas não podem ser esquecidas, especialmente datas, endereços e instruções gerais para a realização de alguma tarefa. Por isso, esteja sempre com um caderno e uma caneta por perto para registrar e não se esquecer do que foi dito.

Por falar nisso, faça atas de reuniões. Essa prática parece obsoleta, mas a verdade é que ela continua extremamente importante nas empresas, como um registro oficial de tudo aquilo que foi discutido e definido. Com a divulgação desse documento, ninguém poderá alegar que não sabia ou que não concordou com as decisões tomadas.

5. Produza relatórios sobre as suas atividades

Muitas vezes, somos questionados em relação à nossa produtividade ou àquilo que estamos fazendo ou que já fizemos. Nesses casos, é importante ter relatórios que registrem tudo aquilo que você fez (de preferência com as respectivas datas), de modo que você possa provar o seu comprometimento e a sua dedicação.

Fazer relatórios periódicos sobre as suas próprias atividades é importante para mostrar a sua organização e também para comunicar os seus colegas e supervisores das atividades em que está envolvido. Apenas certifique-se de que os seus relatórios sejam objetivos e simples, de fácil e rápido entendimento.

6. Avalie a comunicação interna da sua empresa

Além das interações do dia a dia, é fundamental que a empresa também tenha canais oficiais de comunicação entre líderes e colaboradores. Isso pode ser feito por meio de boletins internos, murais da empresa, rede de intranet, e-mails corporativos e por softwares específicos de comunicação interna e gerenciamento de projetos.

É bacana conhecer esses diferentes canais e propor melhorias naquilo que a empresa já adota. Ter uma rede eficaz de comunicação interna facilita a divulgação da informação oficial, evitando os boatos que surgem pelos corredores, que causam tanta confusão.

7. Crie rapport

Uma dica que já citamos diversas vezes aqui no blog é a criação de rapport, isto é, de uma conexão profunda com a pessoa com a qual você está interagindo. Conheça-a em profundidade, permita que ela expresse o seu ponto de vista e faça o exercício empático de colocar-se no lugar dela por alguns momentos.

Cada pessoa é um universo único e diferenciado de experiências, conhecimentos, desejos, necessidades, paixões, medos e interesses. Sendo assim, conecte-se com essas pessoas e compreenda a sua realidade. Se as pessoas fizessem isso com mais frequência umas com as outras, certamente teríamos menos conflitos e mais cordialidade nas interações diárias.

8. Faça do feedback uma rotina

Um feedback é uma resposta avaliativa sobre algo que já ocorreu. Sendo assim, você pode dar feedbacks para projetos, atitudes de colegas, trabalhos específicos, reuniões, enfim, para basicamente qualquer coisa que tenha sido realizada na empresa. Um feedback é sempre uma crítica construtiva e respeitosa.

Nas empresas, é comum que os líderes deem um feedback aos seus liderados, mas o oposto também ocorre em algumas organizações com uma visão de negócios mais moderna. Essa ferramenta permite que as pessoas se ajudem mutuamente e que reflitam sobre as suas atitudes, pensando sempre em maneiras de melhorá-las continuamente.

9. Faça uma revisão gramatical

Você sabia que muitas confusões ocorrem nas empresas devido a erros gramaticais? Além de ser uma questão prejudicial à imagem profissional, os erros de gramática podem comprometer a compreensão da mensagem, de modo que decisões equivocadas podem ser tomadas devido a essa falha de comunicação.

Por isso, nunca é demais revisar os textos redigidos, verificando questões como: escolha de palavras, duplos sentidos, coesão, coerência, clareza, pontuação, acentuação, entre outros aspectos. Eles não são preciosismos linguísticos, mas elementos importantes para o processo de comunicação.

Seguindo as dicas acima, você conseguirá fazer da comunicação interna uma ferramenta eficaz para evitar problemas, solucionar dificuldades de maneira mais rápida, melhorar o fluxo de processos internos da sua organização, aumentar a produtividade dos colaboradores e, consequentemente, obter cada vez mais sucesso!

E você, querida pessoa, tem alguma experiência (positiva ou negativa) sobre a comunicação interna em seu local de trabalho? Então, deixe o seu comentário no espaço a seguir. Por fim, que tal levar estas dicas a todos os seus amigos, colegas, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!