Você já ouviu falar em PMO (Project Management Office)? Esse termo é traduzido comumente para o português como “Escritório de Projetos”. Esses escritórios prestam auxílio ao gerenciamento dos projetos de uma empresa, mas as suas funções variam — desde um suporte simples a essa função até o gerenciamento completo dos projetos.

Dessa forma, existem diferentes tipos de PMOs, cabendo a cada organização identificar o modelo mais adequado às suas necessidades. Neste artigo, você vai entender o que exatamente é um PMO, quais são as suas funções e quais são os 6 tipos existentes. Continue a leitura e saiba tudo sobre o tema!

O que é um PMO?

O PMO, como citamos, é um escritório de projetos, ou seja, uma estrutura organizacional que apoia as empresas na padronização dos seus processos de governanças e gerenciamento de projetos. A sua função é desenvolver metodologias úteis e práticas que facilitem o trabalho do gerente de projetos, oferecendo orientações e ferramentas.

As soluções oferecidas por um PMO variam, e as empresas podem ter até mais do que apenas um desses escritórios para apoiar as suas atividades. Os diferentes modelos exercem influências e controles variáveis sobre os projetos das organizações.

Quais são as funções de um PMO?

Entre as principais funções de um PMO, podemos citar as seguintes:

  • Organizar a documentação dos projetos;
  • Disseminar na organização boas práticas para cumprir as diretrizes de governança;
  • Oferecer metodologias, ferramentas e modelos de gerenciamento de projetos;
  • Armazenar o histórico de projetos anteriores da organização, a fim de extrair aprendizados úteis para os projetos futuros;
  • Monitorar os indicadores de desempenho dos projetos, adotando um sistema de melhorias contínuas;
  • Realizar reuniões de acompanhamento, fornecendo relatórios de desempenho de projetos e alinhando a comunicação com os gestores;
  • Gerenciar as demandas e os portfólios de projetos;
  • Definir e revisar os sistemas de gerenciamento de projetos, capacitando e dando suporte aos gerentes da área.

Quais são os tipos de PMO que existem?

1. PMP autônomo

Trata-se de um escritório de projetos separado da empresa, gerenciando um único projeto ou programa. Esse modelo tem total responsabilidade no fracasso ou no sucesso de um projeto, pois ele comanda toda a sua execução: formatos, modelos, metodologias, governança, processos, dados e padrões.

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Esse modelo é particularmente recomendado para empresas operacionais ou para organizações em que o projeto em questão não tem relação estreita com o restante dos departamentos. O PMO autônomo depende consideravelmente da experiência dos gerentes de projetos, da maturidade da equipe e da existência de um patrocinador.

2. PMO de suporte

O PMO de suporte é apenas um consultor interno para os projetos da organização, não controlando o projeto. Ele apenas auxilia com diretrizes, ferramentas, planejamento, controle de custos e prazos, gestão de qualidade, fornecimento de recursos técnicos, metodologias, entre outros.

Esses escritórios não assumem a responsabilidade pelo desempenho dos projetos, apenas seguem padrões unificados. Em geral, esse sistema ocorre nas empresas que contam com equipes mais autônomas e informações sólidas, apenas colocando em prática da melhor forma os padrões que já foram definidos.

3. PMO de controle

O PMO de controle é um escritório de projetos que tem a função específica de monitorar os indicadores de desempenho dos projetos e comunicar às empresas, por meio de relatórios, se elas estão ou não no rumo do objetivo desejado. Esse PMO também não tem autonomia para tomar decisões ou executar mudanças estratégicas.

A sua função é de controle e comunicação de resultados, mas sem a autonomia de um PMO autônomo. Pela natureza das suas atividades, é relativamente comum que haja conflitos entre o PMO de controle e as equipes dos projetos. Em caso de falha, quase sempre há um jogo de culpa entre esses dois grupos.

4. PMO departamental

O PMO departamental é o escritório criado para atender exclusivamente às necessidades de projetos de um departamento ou setor específico da empresa. Esse PMO não tem autoridade para influenciar a organização como um todo, tendo em vista que o seu escopo de atuação é completamente voltado àquela área específica.

Mesmo que os envolvidos nesse escritório tenham experiência e conhecimento, a sua maturidade não é considerada suficiente para alterar ou influenciar os projetos de outras áreas, ou da empresa de maneira geral. Devem manter-se nos limites das atividades do seu setor.

5. PMO técnico

O PMO técnico é criado quando a empresa promove o seu melhor especialista em algum assunto a gerente dos projetos do setor. Ele também ocorre quando algum gestor, embora qualificado na sua área de atuação, mas sem experiência em gerenciamento de projetos, é chamado a assumir essa posição.

Esse cenário é considerado indesejado, no sentido de que o que era para ser um escritório de gerenciamento de projetos se torna um escritório técnico, sem a devida instrução. Isso tende a prejudicar duplamente as organizações, que perdem qualidade nos setores técnicos, além de contar com um PMO de pouca qualificação.

6. Escritório de projetos corporativo

Por fim, temos o chamado escritório de projetos corporativo. Ele atua como se fosse um departamento à parte da organização, promovendo o conhecimento da gestão e as melhores práticas organizacionais na gestão de projetos. Esse escritório é a referência em projetos dentro da organização, gerenciando estrategicamente todos os seus projetos.

Esses escritórios têm funções completas, que vão além do controle. Eles oferecem os recursos aos projetos, definem as metodologias, fazem a gestão do portfólio, planejam estrategicamente os projetos de toda a organização, gerenciam os projetos interdepartamentais e organizam o conhecimento organizacional.

Como você pode perceber, a gestão de projetos pode ser facilitada pela existência de um PMO. Contudo, existem diferentes tipos desses escritórios, sendo que cada um tem as suas especificidades. Assim, cabe a cada empresa verificar as suas necessidades e selecionar o PMO mais adequado a elas.

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