Devido a pandemia do coronavírus (COVID-19), muitas empresas estão precisando se adaptar a uma nova realidade: manter seus colaboradores trabalhando a partir de suas casas, em home office. Por conta da distância, as reuniões, que antes eram presenciais, passaram a ser feitas através de vídeo conferências. Se você está passando por isso e deseja saber como tornar esses encontros virtuais mais proveitosos, é só continuar a leitura.

Vídeo conferências – Uma opção prática para realizar reuniões à distância

A tecnologia trouxe muitas facilidades para o mundo corporativo e as vídeo conferências são uma grande amostra disso. Antes mesmo do surgimento do coronavírus, muitos profissionais já usavam esse recurso para fazer reuniões com colegas de trabalho, clientes e parceiros de negócios remotamente. Assim, poupa-se tempo e recursos com deslocamentos, tornando o dia a dia da empresa mais dinâmico.

Neste momento, em que a recomendação das autoridades de saúde é para que as pessoas fiquem em casa e saiam apenas em caso de necessidade, muitas companhias determinaram que seus funcionários façam home office. E as vídeo conferências estão entre os principais recursos que possibilitam isso. Através delas, equipes estão se reunindo para tomar decisões, supervisores orientando seus subordinados, professores dando aulas, enfim, as coisas continuam acontecendo, mesmo que remotamente.

As vídeo conferências, diferente das chamadas de voz, oferecem a vantagem de exibir imagens das pessoas com as quais se conversa, o que facilita o entendimento e permite que se compartilhe dados de forma visual. E, além de serem úteis para resolver questões práticas, também são ótimas para manter a equipe unida durante o período de distanciamento social.

7 Dicas para usar as vídeo conferências como recurso para reunir a equipe remotamente

Se deseja saber o que precisa fazer para adaptar sua empresa às novas exigências de distanciamento, confira algumas dicas para fazer reuniões muito produtivas por vídeo conferência. Depois de colocá-las em prática e constatar o quanto esse recurso é positivo, certamente continuará usando mesmo depois que a rotina voltar à normalidade.

1 – Escolha uma boa plataforma de vídeo conferências

O primeiro passo para começar a realizar vídeo conferências é eleger uma plataforma. Existem diversas opções disponíveis, algumas pagas e outras gratuitas, cabe a você escolher a melhor de acordo com as necessidades do seu negócio. Geralmente, as ferramentas pagas têm como vantagem a melhor qualidade da imagem, duração ilimitada das chamadas e a possibilidade de incluir mais usuários em uma mesma reunião. Dentre as opções mais populares estão Zoom, Microsoft Teams, WhatsApp, Skype, Google Hangout, Jitsi e Line.

2 – Instrua os colaboradores sobre o funcionamento da plataforma

Para que ninguém fique perdido na hora da reunião começar, é importante instruir os colaboradores sobre o funcionamento da plataforma. Uma forma de facilitar isso é criando um tutorial, que pode ser feito em texto, slide ou vídeo, mostrando os recursos. Assim, eles poderão realizar testes antes e se sentirem mais seguros no momento em que uma vídeo conferência oficial da empresa for acontecer.

3 – Realize uma conversa informal como teste

Para garantir que todos estejam à vontade para usar a ferramenta, os supervisores podem fazer chamadas como teste com a equipe. Assim, poderão orientar cada um em relação a qualquer dúvida que possam ter. Essa preparação é importante, principalmente se os colaboradores não tiverem o costume de usar esse tipo de recurso. A insegurança em relação ao funcionamento da plataforma, unida à timidez, pode comprometer o andamento da reunião.

4 – Use o recurso para conversar individualmente com os colaboradores

Além das reuniões corporativas, o recurso das vídeo conferências pode ser usado para conversar com os colaboradores, saber como estão se sentindo em relação ao que está acontecendo no mundo, se já se adaptaram ao home office, dar dicas para que consigam ser produtivos em casa e assim por diante. É uma atitude simples que pode fazer uma grande diferença, principalmente para aqueles que são mais ansiosos e podem estar se sentindo inseguros em relação ao trabalho durante a pandemia.

5 – Explore todos os recursos oferecidos pela plataforma

A maioria das plataformas de vídeo conferência oferece outros recursos além das chamadas de vídeo. Muitas possibilitam o compartilhamento de tela, uma lousa para escrever durante as reuniões, chats, botão para levantar a mão e mostrar que deseja falar, entre outros. É interessante explorar todas essas funcionalidades, pois elas podem tornar as reuniões ainda mais produtivas.

6 – Incentive os colaboradores a usarem o recurso entre si

Fora as reuniões com toda a equipe, o gestor deve incentivar os colaboradores a realizarem vídeo chamadas entre si, ao longo do dia de trabalho. Isso permitirá que tirem dúvidas com colegas e trabalhem de modo colaborativo, da mesma maneira que aconteceria se estivessem todos presentes no escritório. É uma forma de manter o dia a dia da empresa o mais parecido com o normal possível, mantendo o entrosamento entre os colaboradores e a produtividade.

7 – Promova happy hours remotos semanais

As vídeo conferências são uma ótima maneira de suprir a distância gerada pelo distanciamento social. Um uso interessante, e que tem sido adotado por muitas empresas pelo Brasil e o mundo, é realizar happy hours à distância. Como não é possível que a equipe se reúna em um barzinho, podem fazer isso virtualmente.

Cada um pode escolher seu canto preferido da casa para ficar, preparar seu petisco e bebida favoritos e se reunir com os colegas através de uma chamada de vídeo após o expediente, talvez em uma sexta-feira ou em um dia que ficar melhor para todos. Esse tipo de iniciativa, por mais simples que pareça, pode ajudar muito a manter o ânimo da equipe em meio a tantas dúvidas sobre quando essa pandemia irá acabar.

Embora as vídeo conferências não substituam completamente as interações pessoais, é uma ferramenta que, se bem explorada, tem um ótimo potencial para manter a equipe trabalhando de forma colaborativa e harmônica, mesmo que à distância. Espero que as dicas aqui compartilhadas te ajudem a colocar isso em prática na sua empresa.

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Fontes:

https://www.baylor.edu/coronavirus/index.php?id=967758

https://insights.dice.com/2020/03/24/5-tips-better-video-conferencing-during-covid-19/

https://www.techrepublic.com/article/5-videoconferencing-tips-for-it-leaders-during-the-covid-19-outbreak/

https://revistapegn.globo.com/Tecnologia/noticia/2020/04/8-plataformas-de-videochamada-para-fazer-reunioes-ou-falar-com-familia.html

 

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