Desenvolver estratégias claras e objetivas é determinante para o sucesso de todo e qualquer empreendimento. Para isso, é necessário elaborar um plano de ação bem estruturado para tomar decisões assertivas que minimizem riscos que podem causar prejuízos à empresa.
O planejamento deve ser embasado na análise ambiental da organização, capaz de identificar pontos fortes e fracos, bem como oportunidades e ameaças que geram impacto direto em sua atuação. Uma empresa competitiva se apoia em um plano de ação detalhado, que orienta as medidas necessárias para o alcance de suas metas e objetivos.
Continue acompanhando para saber mais a respeito da importância de definir um plano de ação, além de dicas para criar um que seja consistente e eficaz.
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Por que é importante ter um plano de ação?
Assim como uma pessoa que vai fazer uma viagem precisa ter um planejamento para chegar ao seu destino, uma empresa precisa de um plano para alcançar os seus objetivos. Sem essa organização, a tomada de decisões por parte da gestão fica sem um norte para seguir.
Como bem disse Lewis Carroll em “Alice no País das Maravilhas”, se você não sabe para onde ir, qualquer caminho serve. Como consequência, se tomar qualquer caminho, chegará em qualquer lugar e uma empresa não consegue se manter dessa forma, principalmente em um mercado que é extremamente competitivo.
O plano de ação torna os processos ordenados, de forma a otimizar os esforços da gestão e de toda a equipe. Além disso levar ao alcance de metas em menos tempo, faz com que os colaboradores vejam os resultados das suas ações, o que os torna mais motivados e engajados para continuarem se dedicando.
Construindo um plano de ação
Existem diversos métodos para construir um plano de ação e aqui vamos sugerir dois que são os mais usados devido à sua praticidade para aplicar, são eles: 5W2H e SMART. Além disso, falaremos sobre o Coaching in Company, um treinamento que pode agregar bastante à criação de um plano de ação.
Método 5W2H
Um dos métodos mais utilizados para construir e colocar em prática um plano de ação efetivo e que direcionará o futuro da organização é o sistema 5W2H, que tem em cada caractere um ponto a ser considerado, acompanhe:
What – O que será feito? – definição de quais serão a etapas seguidas para alcançar o objetivo em questão.
Why – Por que será feito? – trata-se da justificativa para que o objetivo seja alcançado.
Where – Onde será feito? – o local em que as ações irão acontecer. No caso de uma empresa, quais serão os setores envolvidos.
When – Quando será feito? – todo planejamento precisa de prazos, datas para que cada etapa seja cumprida.
Who – Por quem será feito? – quais serão os colaboradores responsáveis pela execução do projeto.
How – Como será feito? – qual será o método utilizado para alcançar o objetivo.
How Much – Quanto custará fazer? – valores dos orçamentos para a execução do projeto. É interessante ter um teto mínimo e um teto máximo para os envolvidos se basearem caso seja necessário.
Seguindo esse modelo, é possível organizar um plano de ação que elenque informações relevantes para planejar todas as estratégias que orientarão as atividades que levarão ao sucesso.
SMART
A ferramenta SMART também tem em seu nome detalhes importantes sobre a sua forma de aplicação. Cada uma das letras representa um detalhe ao ser considerado ao fazer um planejamento. É usada tanto por empresas quanto por pessoas que desejem realizar um projeto.
S – Specific (Específico) – o objetivo deve ser definido com clareza. Por exemplo, em vez de considerar apenas que deseja vender mais, é necessário definir uma meta, que pode ser um valor ou a quantidade de itens a serem vendidos a mais do que o padrão atual.
M – Measurable (Mensurável) – é preciso que a meta possa ser medida. No caso do exemplo citado seria através do valor ou da quantidade de itens.
A – Attainable (Atingível) – se a intenção é realmente alcançar a meta, ela precisa ser possível. Por isso, é importante pensar de forma realista ao se planejar.
R – Relevant (Relevante) – o objetivo precisa estar alinhado com a visão da empresa, ou seja, ser relevante para o seu crescimento.
T – Time (Tempo) – sem um prazo, fica complicado manter a organização para alcançar a meta, por isso, é preciso determinar um prazo para tal.
Coaching In Company
Outra excelente opção é o Coaching In Company, que trabalha um plano de ações detalhado, sempre respeitando os valores e propósitos da organização, alinhando-os aos objetivos dos colaboradores, de forma que todos trabalhem em prol dos resultados desejados.
Os treinamentos In Company são pautados em processos, ferramentas e práticas delineadas para atender as demandas empresariais com máxima eficiência. Esse método oferece modernas práticas de gestão estratégica organizacional, aliada ao Coaching, que é uma das mais poderosas metodologias de desenvolvimento humano da atualidade.
5 Dicas para utilizar o plano de ação e obter excelentes resultados
Depois de conhecer as principais ferramentas utilizadas para criar um plano de ação, confira cinco dicas que te ajudarão a direcionar os projetos com eficácia.
1 – Utilize softwares de gerenciamento de projetos
Para garantir que toda a equipe se mantenha alinhada em relação às etapas do planejamento, é interessante fazer uso de softwares de gerenciamento, como Trello, Asana, Microsoft Project, Runrun.it, entre vários outros. Alguns deles possuem versões gratuitas básicas e pagas com mais funcionalidades.
2 – Acompanhe o progresso
Um plano de ação eficaz é aquele em que há acompanhamento e é muito importante que os líderes assumam esse papel. Lembrando que isso não significa microgerenciar e dar pouca liberdade aos colaboradores e sim verificar periodicamente como está o andamento do projeto, a fim de identificar se há algum problema e, também, dar feedbacks à equipe.
3 – Incentive o trabalho em equipe
Por falar em equipe, quanto mais entrosada ela estiver, melhores serão os resultados obtidos. Por mais que seja comum que cada colaborador tenha a sua função, incentivar o trabalho em pares ou grupos menores permite que um auxilie o outro, unindo forças e habilidades.
4 – Faça alterações quando necessário
Por melhor que seja um plano de ação, pode acontecer de ser necessário realizar alterações ao longo do caminho e isso é totalmente natural. Na realidade, é melhor realizar essas mudanças do que insistir em algo que não está trazendo os resultados esperados. Ser flexível é fundamental para se adaptar às necessidades do mercado.
5 – Use os erros como aprendizado
A última dica envolve usar os erros que acontecerem ao longo do processo como aprendizados. Acredite, uma falha pode trazer uma descoberta fundamental para que algo dê certo no futuro. Portanto, não se subestime, e muito menos se envergonhe, de ter falhado, analise a situação e veja o que ela pode ensinar.
Com essas dicas você estará pronto para criar um plano de ação para a sua empresa e obter resultados extraordinários!
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