A tecnologia nos trouxe uma série de facilidades que mudaram a forma como nos comunicamos, nos informamos e realizamos diversas atividades. Todas essas transformações também impactaram no trabalho de grande parte das pessoas. Se, no passado, o telefone era usado para fechar negócios, hoje, aplicativos, como o Whatsapp, têm substituído cada vez mais as ligações. Pensando nisso, irei compartilhar dicas de como usar Whatsapp como ferramenta de trabalho, para que seja algo que venha realmente para agregar.
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Como Usar Whatsapp no Trabalho de Forma Positiva? Dicas Para Desfrutar de Todos os Benefícios Que o App Pode Oferecer
Atualmente, inúmeras empresas fazem uso do Whatsapp para atender seus clientes e promover a comunicação entre colaboradores. Os benefícios que esse aplicativo é capaz de proporcionar são inúmeros, com destaque para a praticidade. Afinal, é muito mais prático enviar uma mensagem para falar algo importante a um colaborador do que parar completamente o que está fazendo para realizar uma ligação, não é mesmo? Porém, para desfrutar apenas das vantagens, é preciso adotar certas medidas e tomar alguns cuidados, como os que você verá a seguir.
1 – Separe a Conta Pessoal da Profissional
Em primeiro lugar, é interessante que separe a conta pessoal da profissional. Hoje, com a opção Whatsapp Business, é possível manter duas contas logadas em smartphones que possuam dois chips. Nesse caso, é importante tomar cuidado para evitar se confundir e falar com clientes ou parceiros de negócios pensando que está falando com amigos. Além disso, caso queira se desligar completamente do trabalho nos momentos de folga, o ideal é ter dois aparelhos, um para assuntos pessoais e outro para profissionais.
2 – Responda os Clientes Com Agilidade
Quando o número de Whatsapp profissional será divulgado para clientes, é essencial que esteja pronto para respondê-los com agilidade ou mesmo tenha uma equipe para isso, no caso de empresas com uma clientela maior. Lembre-se que deixar pessoas esperando pode significar perdê-las para a concorrência. Portanto, antes de lançar mão dessa ferramenta, prepare-se para atender à demanda de modo eficaz e, claro, com a cortesia necessária para fazer os clientes se sentirem bem atendidos.
3 – Configure Mensagens Automáticas
Uma funcionalidade muito interessante do Whatsapp Business é a possibilidade de configurar mensagens automáticas. Assim, é possível deixar uma mensagem padrão que será enviada para o cliente como resposta assim que ele faz contato. O teor desse texto irá variar de acordo com o seu negócio, se oferecer, por exemplo, serviço de entrega de determinado produto, poderá colocar orientações para que as pessoas façam o seu pedido. Assim, estará agilizando boa parte do processo de atendimento.
4 – Atente-se Para a Escrita
Apesar de o Whatsapp oferecer opções de chamadas de voz e vídeo, o foco do aplicativo está nas mensagens escritas. Portanto, é bastante importante se atentar para a escrita, para que consiga passar seu recado adiante com clareza e seja visto pelas pessoas com mais credibilidade. É claro que todos estão sujeitos a cometer erros de grafia, contudo, cuidar para minimizá-los é crucial para construir uma imagem positiva perante clientes e colegas de trabalho.
5 – Faça Backup dos Históricos de Conversa
Uma opção bastante útil do Whatsapp e que deve ser usada no trabalho é a de fazer backups no histórico de conversa. Assim, tudo o que for falado ficará registrado em uma cópia de segurança, para que possa ser consultado em caso de necessidade. Isso se mostra interessante para casos de divergências com clientes, fornecedores ou mesmo colegas de trabalho, pois aquelas provas do que foi acordado previamente estarão sempre disponíveis.
6 – Atenha-se aos Temas dos Grupos
Quando se trata do uso do Whatsapp como ferramenta de comunicação entre colaboradores de uma empresa, os grupos de mostram como uma opção bastante prática. Entretanto, é muito importante que todos respeitem o tema do grupo. Se for, por exemplo, para discutir questões de marketing, evite usar aquele canal para falar de outros temas, principalmente que nada tenham a ver com trabalho. Deixe para falar de questões pessoais individualmente com seus colegas.
7 – Determine um Horário Para Atendimento
Como disse no segundo item, é importante responder os clientes com agilidade, porém, isso não significa ter que ficar disponível 24 horas por dia. Para isso, é interessante definir um horário para atendimento, que pode ser o padrão de horário comercial, por exemplo. Essa informação deve constar no perfil, para que as pessoas vejam e fiquem cientes de que as mensagens enviadas serão respondidas dentro daquele período.
8 – Tenha Cautela ao Enviar Propagandas Para os Clientes
O Whatsapp também pode ser um canal interessante para envio de divulgação de produtos e promoções para os clientes, contudo, deve ser usado com cautela. Uma linha tênue separa mensagens informativas das invasivas e inconvenientes. Nesse sentido, é necessário sempre usar do bom senso para encontrar a frequência ideal de envios para se manter lembrado sem soar insistente ou, até mesmo, desesperado para fechar uma venda.
9 – Utilize a Funcionalidade das Etiquetas Para Organizar Conversas
O Whatsapp de uma empresa costuma receber mensagens com os mais diversos objetivos, como novos pedidos, dúvidas, informações de fornecedores, entre outras. Para não se perder, o ideal é utilizar a funcionalidade de criação de etiquetas, ou tags, assim você poderá classificar cada conversa de modo mais conveniente, evitando que alguém fique sem resposta. Alguns exemplos de tags incluem: novo cliente, problema a resolver, novo pedido, entrega pendente, crie de acordo com as suas necessidades.
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10 – Utilize as Estatísticas do Aplicativo Para Traçar Estratégias
Por último, é interessante dizer que o Whatsapp em sua versão business oferece estatísticas para que o usuário obtenha informações relacionadas ao envio e recebimento de mensagens, como número de mensagens enviadas, entregues, lidas e recebidas. Assim, é possível entender melhor como a ferramenta está sendo utilizada, identificar se está trazendo o resultado esperado e traçar novas estratégias de comunicação com os clientes.
O Whatsapp, em especial a versão business, é uma ferramenta bastante interessante para empresas. Apenas é importante tomar certos cuidados para desfrutar somente dos benefícios, como os que você conferiu no decorrer deste artigo. Sua empresa já usa o aplicativo? Compartilhe sua experiência nos comentários!
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