A vida em uma empresa é complexa. Os relacionamentos entre colegas, entre funcionários e clientes, entre líderes e liderados e entre a empresa e os seus parceiros de negócios são a base do andamento de absolutamente todas as atividades. Nesse sentido, a comunicação empresarial ganha o status de protagonista da eficácia desses processos, sejam eles internos ou externos.
Em outras palavras, todo mundo que faz parte de uma empresa precisa se comunicar com clareza para que problemas sejam evitados/resolvidos e para que os objetivos determinados sejam alcançados satisfatoriamente. No entanto, muitos erros ocorrem nesse sentido, de modo que é necessário conhecê-los para preveni-los. Na sequência, você vai conferir 8 erros muito comuns na comunicação empresarial. Boa leitura!
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1. Desenvolver uma comunicação unilateral
A comunicação unilateral é aquela que acontece em apenas um sentido. Por exemplo: apenas os líderes se comunicam com os liderados, apenas o funcionário se comunica com o cliente, e apenas a empresa se comunica com os seus parceiros. Esse processo é ineficaz, pois o receptor das mensagens também tem o direito de se pronunciar.
Isso quer dizer que o funcionário, o cliente e o parceiro da empresa também precisam ser ouvidos. Quanto mais uma empresa ouve aquilo que os seus stakeholders têm a dizer, mais ela compreende o contexto em que está inserida e faz escolhas eficazes —daí a importância da comunicação bilateral (nos dois sentidos; falar e ouvir).
2. Escolher o momento errado
A comunicação eficaz depende de timing, ou seja, de selecionar o momento mais apropriado para comunicar-se. É claro que, diante de uma emergência, é necessário resolver o problema o quanto antes. No entanto, em contextos mais tranquilos, podemos selecionar um momento mais propício.
Por exemplo, lançar uma campanha de solidariedade às vésperas do Natal é um bom exemplo de escolha de momento. Já solicitar um aumento salarial ao chefe no dia em que resultados negativos foram obtidos é um péssimo exemplo. Isso demanda alguma sensibilidade para que todos identifiquem os melhores momentos para comunicar-se.
3. Selecionar um canal de comunicação inadequado
Em uma empresa, diversos canais de comunicação podem ser utilizados: reuniões presenciais, conversas por videochamada, telefonemas, mensagens de texto, e-mails, comunicados impressos, intranet, murais de avisos, e por aí vai. Cada um desses canais tem as suas regras próprias e características típicas de uso.
Por exemplo: diante de uma emergência, é preferível fazer um telefonema para resolver o problema do que enviar um e-mail e esperar que a pessoa o abra, concorda? Assim como a escolha do momento, a escolha do canal também demanda sensibilidade, sobretudo no que diz respeito ao grau de urgência e de importância da situação.
4. Supor, em vez de apurar
“Eu achei que fulano faria isso, por isso ninguém da equipe acabou fazendo”. Esse tipo de frase é relativamente frequente nas reuniões das empresas, sobretudo quando problemas já foram identificados. Sempre ocorre um “eu achei que”. Para evitar que isso aconteça, substitua os achismos pelas certezas.
Sendo assim, confirme as suas hipóteses, apure as informações e tenha certeza das atividades que estão em andamento. Fazer suposições e orientar as suas ações com base nelas quase sempre gera problemas. Cheque a informação, tome decisões com base em dados e não tome atitudes com base no “eu achei que”
5. Presumir que todos vão entender
Em um contexto de comunicação, você sempre deve colocar-se no lugar de quem vai receber a sua mensagem. Pense nisso antes de falar ou de escrever qualquer coisa. Será que as pessoas vão compreender tudo aquilo que você pretende dizer/escrever? Elas estão a par do contexto da sua comunicação? Não seria melhor fazer uma contextualização/recapitulação do que está ocorrendo?
É melhor pecar pelo excesso do que pela falta. Portanto, explique tudo nos mínimos detalhes. É preferível ter esse trabalho a presumir que todos vão entender e, no fim das contas, perceber que ninguém entendeu nada. Assim, seja didático e detalhista. Ainda assim, pergunte se alguém ficou com alguma dúvida ao fim da sua comunicação, seja ela falada ou escrita.
6. Não ser consistente
Ser consistente significa não entrar em contradição. Se você deu uma informação por e-mail, não pode dizer uma informação oposta por telefone. A sua mensagem precisa ser coerente, independentemente dos meios de comunicação utilizados. Se houve alguma mudança de última hora, avise a todos os envolvidos sobre esse novo contexto.
A consistência depende de “orquestrar” adequadamente todos os canais de comunicação utilizados, de modo que o que se fala em um seja compatível com o que se fala em outro. Quando isso não ocorre, diversos problemas podem acontecer, afetando funcionários, clientes, parceiros, fornecedores etc.
7. Não ser claro
A clareza de comunicação é, possivelmente, a mais importante das dicas deste artigo. Ser claro significa não deixar margem para dúvidas. Isso depende de um bom planejamento da sua mensagem, ou seja, de pensar em como você vai introduzi-la, desenvolvê-la e concluí-la.
Defina a estrutura da mensagem, o canal de comunicação, o momento em que você vai falar/escrever/publicar, as palavras que vai utilizar e o público ao qual ela é direcionada. Depois de concluir a sua mensagem, verifique se as pessoas têm alguma dúvida. Se for uma mensagem escrita, leia-a em voz alta, checando erros gramaticais, verificando se o que foi escrito faz sentido e desfazendo qualquer frase que gere duplo sentido. Seja extremamente analítico ao comunicar-se.
8. Não administrar adequadamente as emoções
Por fim, não podemos deixar de citar que a interferência das emoções pode prejudicar a comunicação empresarial. No calor do momento, podemos falar ou escrever coisas das quais nos arrependemos 5 minutos depois. A raiva, a tristeza, o medo, a ansiedade e até mesmo a euforia podem provocar esse tipo de falha, que afeta o conteúdo da mensagem e também a forma como nos comunicamos, gerando conflitos e problemas ainda mais graves.
Sendo assim, evite a comunicação nos momentos de emoções intensas, se possível. Respire fundo, espere a poeira baixar e aguarde que você retome um estado de espírito de calma e racionalidade. Circula pela internet uma frase de autoria desconhecida, mas muito instrutiva nesse sentido: “Não prometa nada quando estiver feliz, não responda nada quando estiver irritado e não decida nada quando estiver triste”.
Os 8 erros acima são os mais comuns nos processos de comunicação empresarial. Como citamos, conhecê-los a fundo é a melhor maneira de refletir sobre as nossas atitudes a esse respeito e de mudar aquilo que for necessário, de modo que possamos nos comunicar com muito mais clareza e eficácia.
E você, ser de luz, tem cometido algum dos erros acima? Qual? O que pode fazer para tornar a sua comunicação mais eficiente no seu ambiente de trabalho? Deixe o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!
