Elas são polêmicas, pois há quem as defenda cegamente, e há aqueles que as detestam com todas as forças: as reuniões. Em um ambiente de trabalho, é natural que as pessoas tenham que se encontrar para tomar decisões e definir questões profissionais. No entanto, será que as reuniões são sempre positivas?

As reuniões de trabalho são benéficas para o alinhamento de diversas questões, mas, quando realizadas excessivamente, podem prejudicar a própria produtividade dos colaboradores e até mesmo a sua saúde. Neste artigo, vamos refletir sobre os prós e contras desse processo. Continue a leitura e saiba mais!

Quando uma reunião é importante?

Uma reunião de trabalho é importante quando demanda uma conversa entre os envolvidos (líderes e liderados) que não seria adequadamente conduzida por telefonemas ou mensagens de texto. Geralmente, engloba assuntos de maior importância ou de maior complexidade, em que várias pessoas expõem os seus pontos de vista, o que seria difícil de realizar em outros meios.

As reuniões geralmente são convocadas para que os envolvidos decidam o que fazer e como fazer, levantando os prós e contras de cada sugestão, até que a melhor ideia seja selecionada. Além disso, são muito úteis quando as lideranças precisam reforçar ou esclarecer regras e procedimentos, de modo que todos possam tirar as suas dúvidas sobre essas questões. Por fim, as reuniões também podem envolver cursos, treinamentos, confraternizações, dinâmicas, enfim, ações que demandam a presença.

Quando uma reunião é desnecessária?

Uma reunião é desnecessária quando serve apenas para comunicar algo que já havia sido decidido e que não é muito importante. Nesse caso, e-mails ou comunicados nos murais da empresa podem fazer essa mesma função, sem tomar tanto tempo das pessoas. Além disso, há decisões que podem ser tomadas e apresentadas por e-mail, por videoconferência ou até mesmo por aplicativos de mensagem de texto, evitando a necessidade de reunir presencialmente as pessoas.

Tem se tornado cada vez mais comum o trabalho remoto ou híbrido, em que equipes de trabalho realizam as suas atividades sem que todos estejam no mesmo lugar. Por isso, diversas tecnologias têm substituído as reuniões presenciais, oferecendo muito mais comodidade e agilidade ao dia a dia das pessoas. Assim, é importante saber discernir as situações em que a reunião é necessária e quando pode ser apenas um e-mail.

Quais são os malefícios do excesso de reuniões?

O excesso de reuniões pode fazer com que as pessoas percam boa parte do seu tempo produtivo. Em outras palavras, quem fica muito tempo participando de reuniões tem pouco tempo para colocar em prática o que foi decidido nelas. Dessa forma, quando há reuniões em quantidade acima do necessário, o andamento das atividades fica comprometido, pois faltam tempo e energia para o colaborador realizá-las.

Além do mais, precisamos considerar que algumas reuniões são naturalmente estressantes, já que é necessário lidar com decisões importantes e pessoas com diferentes pontos de vista, que nem sempre são flexíveis. Por isso, as reuniões excessivas podem agravar o estresse. Aliás, psicólogos e médicos têm alertado que elas podem até mesmo desencadear casos de transtornos ansiosos, depressão e síndrome de burnout (esgotamento físico e mental associado ao trabalho).

E quanto às reuniões online?

As reuniões online parecem ser menos problemáticas, no sentido de que não demandam a presença física. De fato, elas podem ser mais práticas, mas, quando realizadas em excesso, podem provocar basicamente os mesmos problemas das reuniões presenciais. No home office, é comum haver uma reunião atrás da outra, de modo que os horários de início e fim do expediente ficam indefinidos e prejudicam as outras áreas da vida.

Além disso, há um agravante, que é o estresse gerado pela falta de familiaridade de alguns colaboradores com as plataformas para as reuniões virtuais, como o WhatsApp, o Microsoft Teams, o Google Meet e o Zoom. Aliás, essa última plataforma deu origem a um efeito conhecido como Zoom fatigue ou fadiga de Zoom, que se refere ao desgaste mental provocado pelas reuniões online, além do próprio cansaço das vistas em exposição prolongada às telas.

Como conduzir reuniões adequadamente?

Agora que você já compreende os malefícios do excesso de reuniões para a saúde e para a própria produtividade, confira as dicas a seguir para que as suas reuniões sejam verdadeiramente necessárias e benéficas.

1. Planeje a reunião com antecedência

Antes de qualquer coisa, verifique se o assunto a ser abordado precisa mesmo ser discutido em uma reunião, ou se pode ser sintetizado em um e-mail ou mensagem de texto. Caso a reunião realmente se faça necessária, defina antecipadamente os aspectos a seguir:

  • Data, horário de início e horário de término;
  • Local de realização;
  • Lista de pessoas convocadas;
  • Assunto a ser abordado;
  • Objetivo a ser alcançado;

Definir todas essas informações com antecedência permite que todas as pessoas planejem as suas rotinas de acordo com a data e os horários definidos. Além disso, essa definição mantém todos informados acerca dos assuntos abordados no encontro, evitando que haja uma perda de tempo com outros temas que não sejam relevantes.

2. Não realize reuniões de mais de uma hora

A não ser que se trate de um encontro de formação ou de um curso, o ideal é que as reuniões de trabalho tenham não mais do que 50 ou 60 minutos. Se os itens acima forem organizados e divulgados com antecipação, todos podem cooperar para que não haja perda de tempo e para que os tópicos sejam o mais brevemente solucionados. Um breve quebra-gelo pode ser bem-vindo, mas não deve ocupar muito tempo. Seja objetivo e, nas reuniões mais longas, proponha pausas de 10 minutos.

3. Verifique a agenda da equipe

Por fim, é sempre importante verificar a agenda das pessoas que serão convocadas para as reuniões. Pode ser que elas estejam muito envolvidas em determinado projeto, de modo que parar as suas atividades para entrar em uma reunião envolvendo outros assuntos pode ser algo estressante. Assim, verifique um dia e um horário em que todos estejam um pouco mais tranquilos e dispostos a discutir o tema proposto.

Como você pode notar, o excesso de reuniões afeta a produtividade das pessoas, mas pode ser solucionado com as medidas acima. Que você consiga conduzir esses encontros com muito mais agilidade e seletividade junto da sua equipe, de modo a alcançar resultados extraordinários!

E você, ser de luz, como avalia a quantidade e a qualidade das reuniões no seu ambiente de trabalho? Deixe o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!