Os diferentes departamentos de uma empresa possuem alguns processos rotineiros. No entanto, por mais que essas atividades façam parte do dia a dia e que a maior parte dos colaboradores já esteja acostumada, eventualmente pode haver um excesso de demandas e uma dificuldade em administrar todas elas estrategicamente.

O workflow é uma solução para esses momentos. Neste artigo, você vai compreender melhor em que consiste essa solução, quais são os benefícios que ela pode oferecer às organizações e de que maneira pode ser adotada dentro das empresas. Continue a leitura a seguir e saiba tudo sobre o tema!

O que é workflow?

Workflow é um termo que vem do inglês, podendo ser traduzido como “fluxo de trabalho”. Trata-se de um método estratégico de organização do trabalho, em que os processos são divididos em uma série de etapas que devem ser completadas em sequência. Ele pode ser construído como uma lista de tarefas ou como um diagrama.

Confira, a seguir, um exemplo de workflow para escrever um artigo de blog:

  1. Levantamento da pauta, isto é, do tema do artigo;
  2. Pesquisa e organização da estrutura do texto;
  3. Redação;
  4. Otimização SEO;
  5. Revisão gramatical;
  6. Publicação no blog.

O exemplo acima é o workflow da tarefa “redação de um artigo para um blog”, sendo composto por 6 etapas sequenciais.

Workflow e processo são a mesma coisa?

Os dois conceitos, de fato, são muito semelhantes e geram dúvidas, mas não são a mesma coisa. Os processos são atividades sequenciais que garantem a entrega de um produto, serviço, informação ou outros tipos de saídas a clientes internos ou externos.

O workflow, por sua vez, é a representação gráfica das etapas desse processo, determinando um padrão de excelência a ser seguido. Isso quer dizer que ele é uma ferramenta que sistematiza os processos, padronizando-os e permitindo que sejam documentados oficialmente e executados sempre da melhor maneira possível.

Quais são os benefícios que o workflow oferece?

Agora que você já compreende o que é um workflow, confira as vantagens que ele oferece às organizações:

  • Diminuição de custos e redução de desperdícios;
  • Elevação da eficácia e da eficiência dos processos;
  • Transparência na utilização e divulgação de informações;
  • Promoção da colaboração, facilitando o trabalho em equipe;
  • Aperfeiçoamento contínuo dos processos existentes;
  • Diminuição de erros e refações de atividades;
  • Melhorias nos serviços prestados;
  • Promoção de um fluxo de atividades contínuo, padronizado e organizado;
  • Facilitação da aprendizagem dos processos;
  • Acompanhamento dos resultados em tempo real;
  • Auxílio nas tomadas de decisões estratégicas.

Como adotá-lo na sua empresa?

Se você deseja adotar o workflow na sua organização, confira as 5 etapas a seguir.

1. Faça uma relação de todos os seus recursos

Em primeiro lugar, é fundamental analisar os recursos que você já tem, bem como aqueles que deverá providenciar para definir o workflow nos seus processos. Entre os recursos necessários, podemos citar: o tempo disponível, a quantidade de profissionais nas equipes, os conhecimentos de cada profissional, os materiais e equipamentos envolvidos nas tarefas, os programas de computador utilizados e o capital necessário.

Faça um levantamento com todos os recursos necessários em cada atividade, identificando o que já está adequado, bem como os possíveis pontos de melhoria.

2. Registre todos os processos

A segunda etapa consiste em verificar todos os processos da empresa e em explicar como cada um deles ocorre. Para isso, liste as atividades que devem ser executadas em sequência, para cada um dos processos, conforme o exemplo citado acima (escrever um artigo de blog).

Nesse momento, detalhe todos os recursos que serão necessários em cada etapa, com base no levantamento feito na fase anterior. Se você realizar essa etapa em um programa de computador, provavelmente ficará mais fácil esquematizar a sequência das tarefas, deixando claro quais são as etapas que dependem umas das outras.

3. Crie fluxogramas para as etapas de trabalho

A terceira etapa consiste em esquematizar de forma visual aquilo que você definiu na etapa anterior. Nesse sentido, saiba que os fluxogramas são a maneira mais clara de exibir e divulgar um workflow, pois eles esquematizam de forma objetiva a ordem das tarefas de um processo.

Além disso, lembre-se sempre de fazer revisões periódicas nos processos que você definiu. De tempos em tempos, eles podem sofrer alterações, de modo que é sempre importante atualizar o fluxograma que você criou. Com sistemas de gestão integrada, fica mais fácil fazer essas atualizações e evitar erros.

4. Explique o procedimento às equipes envolvidas

O workflow só será verdadeiramente útil se todos os membros da equipe estiverem envolvidos. Por isso, na posição de líder, reúna-se com os seus liderados, explique o que é um workflow, ressalte os benefícios da técnica e ensine-os a utilizar essa ferramenta.

A ideia é explicar que o workflow é um auxílio para organizar e padronizar os processos, definindo prioridades e estabelecendo a sequência correta de execução das atividades. Isso facilita a gestão do tempo, a produtividade e o acompanhamento da realização das tarefas pelos líderes.

5. Acompanhe os resultados

Por fim, verifique se os fluxogramas construídos são coerentes e se estão sendo colocados em prática. Caso haja alguma imprecisão ou dificuldade de utilizar o workflow, oriente os colaboradores e ensine a utilização da ferramenta.

Após algum tempo, verifique se a adoção do workflow de fato está trazendo os resultados esperados, em termos de produtividade, qualidade das tarefas e gestão do tempo. Além disso, peça um feedback aos próprios colaboradores, perguntando a opinião deles sobre a ferramenta, além de sugestões de melhoria.

O workflow é uma ferramenta que ajuda as organizações e equipes a esquematizar os seus processos de trabalho, por meio de fluxogramas. Assim, fica mais fácil organizar, padronizar e definir a sequência de atividades a desenvolver. Consequentemente, a empresa ganha mais organização, objetividade, praticidade e produtividade no dia a dia.

E você, querida pessoa, já teve alguma experiência com o workflow? O que pensa sobre essa ferramenta? Deixe o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!