Processos são atividade rotineiras em uma equipe ou empresa. Eles são fundamentais para o sucesso de uma organização, desde que sejam estratégicos e que promovam resultados positivos. Por isso, de tempos em tempos, é importante verificar se as maneiras de realizar as atividades ainda estão sendo benéficas, ou se é hora de reformulá-las, em um processo conhecido como “reengenharia de processos”.

Neste artigo, você vai compreender melhor o que é a reengenharia de processos, quais são os seus benefícios e quais são os passos para colocá-la em prática nas empresas. Para saber mais sobre o tema, é só continuar a leitura a seguir!

O que é reengenharia de processos?

Produção, fluxo de vendas, logística, entrega de serviços e até mesmo a criação de campanhas de marketing: você já parou para pensar na quantidade de processos que existem nas empresas? A reengenharia de processos consiste em um conjunto de ferramentas e ações coordenadas para verificar a eficácia dos processos atuais e, quando necessário, promover alterações e substituições para alcançar resultados ainda melhores nessas atividades.

Assim, a reengenharia beneficia as empresas, permitindo que elas alcancem melhores desempenhos nos seus produtos, serviços e processos. Ela pode ser aplicada sobre todos os departamentos da organização, a fim de encontrar as melhores maneiras de executar os seus processos e alcançar as suas metas. Isso permite o alcance da alta performance, mas depende de uma análise e de uma revisão sobre processos, pessoas, equipes, clientes e ferramentas.

Quais são os benefícios da reengenharia de processos?

Redesenhar processos internos pode ser muito vantajoso. Além dos benefícios que já citamos, há outras vantagens práticas que podem ser percebidas nesse contexto:

  • Evitar o desperdício: a reengenharia de processos permite que seja feito um uso estratégico dos recursos da empresa (pessoas, tempo, dinheiro, tecnologia etc.), evitando desperdícios e reduzindo custos;
  • Selecionar métricas de forma estratégica: as métricas de desempenho, ou KPIs, são indicadores que avaliam como está sendo o desempenho da empresa. Com a reengenharia, fica mais fácil selecionar os indicadores mais expressivos aos objetivos da organização;
  • Mitigar riscos: além de aumentar a eficiência, a reengenharia também tende a tornar os processos mais seguros, pois ajuda no mapeamento de riscos e no desenvolvimento de planos de prevenção/resolução de problemas.

Como implementá-la?

Agora que você já sabe o que é a reengenharia de processos e por que ela é importante, confira como adotá-la na sua organização, por meio dos 4 passos a seguir.

1. Faça uma revisão sobre a identidade da empresa

O primeiro passo para desenvolver a reengenharia de processos é a análise dos itens essenciais da identidade da organização: missão, visão e valores. Se a sua empresa não tem esses elementos, já comece por defini-los, pois eles orientam as ações da organização em todos os níveis.

Nas empresas que já existem há algum tempo, é possível que a missão e a visão originais já não façam mais sentido. Dessa forma, tendo sempre o cliente em mente, verifique as atualizações que precisam ser feitas nesses textos. As necessidades da sociedade e até mesmo os seus valores podem ter mudado com o tempo, de modo que é importante atualizar a identidade institucional.

2. Redesenhe os processos fundamentais da organização

Em seguida, com o auxílio dos gestores de cada departamento da sua organização, faça um levantamento sobre todos os processos da sua empresa, ou seja, mapeie as atividades rotineiras de cada área. Com o auxílio da tecnologia da informação, dos indicadores de desempenho e dos softwares de performance, é possível identificar o que está funcionando e o que pode ser melhorado em cada um desses processos.

A essência da reengenharia de processos é justamente encontrar nas atividades gargalos, desperdícios, atrasos e possibilidades de melhoria, eliminando esses fatores e adotando novos meios, processos e tecnologias. Conte com ferramentas de controle para documentar cada mudança adotada.

3. Distribua o trabalho em equipes integradas

Por mais que as empresas sejam subdivididas em equipes, áreas e departamentos, é fundamental compreender esses setores como peças de uma engrenagem maior, e não como unidades isoladas. Esse pensamento precisa ser imediatamente revisto, pois o que é feito em um departamento afeta a vida de todos os outros.

Dessa forma, junto dos gestores das equipes e do próprio time de RH, procure divulgar essa ideia a todos os colaboradores. Promova cursos, treinamentos e palestras, mostrando como a empresa está organizada e como as equipes de trabalho dependem umas das outras. Isso despertará em todos um senso de responsabilidade coletiva. Além disso, verifique de que maneiras é possível melhorar a integração e a comunicação interna da empresa, adotando as melhores tecnologias nesse sentido.

4. Foque na organização e na gestão de pessoas

Além de promover mudanças nas atividades em si, também é importante ficar atento às pessoas que fazem parte da sua organização. Será que a sua empresa realmente está extraindo o melhor de cada um? Será que é possível reorganizar os departamentos? Realocar funções de modo mais estratégico? Capacitar melhor os colaboradores? Promover mudanças nas relações entre líderes e liderados?

A reengenharia de processos não diz respeito apenas às atividades e tecnologias, mas também às pessoas, afinal de contas, são elas que fazem tudo acontecer nas empresas. Portanto, faça pesquisas junto aos líderes e aos próprios colaboradores para verificar o que eles têm a dizer sobre possibilidades de melhoria na empresa. Ouvir os colaboradores é ser democrático e conhecer, direto de quem vive o trabalho na prática, o que pode melhorar para que resultados extraordinários sejam obtidos.

A reengenharia de processos, portanto, consiste na análise e na identificação das oportunidades de melhoria existentes nas empresas, o que inclui uma série de elementos: missão, visão, valores, produtos, serviços, atividades, tecnologias, equipes e pessoas. O seu objetivo é detectar problemas que devem ser solucionados e propor novos meios de realizar as atividades, permitindo que resultados ainda melhores sejam alcançados!

E você, querida pessoa, já conhecia a reengenharia de processos? Como ela ocorre no seu ambiente de trabalho? O que você pensa sobre o tema? Deixe o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!