A admissão é a etapa que conclui os processos seletivos. Nela, os representantes da empresa se reúnem como o recém-contratado para analisar a documentação apresentada, digitalizar e arquivar as cópias, cadastrar o novo colaborador e liberar a ele os acessos aos sistemas da empresa.

Você sabia que é possível conduzir todos esses processos de forma virtual? Por isso, em muitas empresas, a admissão tradicional está dando lugar à admissão digital. Neste artigo, você vai entender como isso ocorre e quais são os benefícios do processo. Continue a leitura e saiba mais!

Admissão digital: o que é?

A admissão digital, como o próprio nome indica, é a conclusão do processo seletivo, oficializando a contratação de um novo colaborador, de forma remota e virtual. Para que isso seja possível, as empresas contam com softwares que permitem que toda a documentação do novo colaborador seja arquivada e anexada ao seu processo, com uma assinatura eletrônica.

Esses programas também conferem de forma automática os dados presentes nos arquivos anexados, notificando o departamento de pessoal caso haja alguma falha, inconsistência ou informação faltante. Assim, a empresa solicita que o colaborador resolva a pendência em questão e conclui o processo de admissão.

O que a diferencia da admissão tradicional?

Como podemos compreender, a admissão digital é feita de forma remota, em ambiente virtual. Na admissão tradicional, essa conferência de documentos demanda uma reunião presencial. Por isso, o departamento de RH checa as informações de forma manual, cadastra o colaborador e digitaliza os documentos.

Todavia, quando o processo ocorre digitalmente, não é preciso que o funcionário recém-contratado precise se deslocar à empresa nesse dia. Um bom software reúne e confere as informações digitalmente, facilitando a vida, tanto do departamento de RH quanto do novo colaborador.

Quais são as vantagens da admissão digital?

A tecnologia torna o processo mais rápido e prático. Confira os benefícios do processo, na sequência!

1. Processo mais prático

Desde que o colaborador tenha acesso à internet e um dispositivo eletrônico, ele pode enviar a sua documentação de onde quer que ele esteja. Assim, cabe ao time de recursos humanos apenas consultar o programa para verificar se o funcionário já enviou a documentação e se está tudo OK.

Se o funcionário se esquecer de algum documento, por exemplo, basta que ele envie novamente o arquivo por meio da plataforma. Assim, não há a necessidade de deslocamento até a empresa para fornecer a documentação faltante.

2. Redução de erros

Muitas vezes, as informações fornecidas nessa etapa podem conter falhas que passam batido pelos profissionais do departamento de pessoal. No entanto, o software de admissão digital detecta qualquer falha e a aponta imediatamente, o que poderia não ser feito com a mesma precisão nos processos manuais.

Dessa forma, muitos erros são prevenidos nas etapas de admissão: entrega de documentos, preenchimento de formulários e conferência de informações. Além disso, a plataforma digital oferece mais segurança às informações recebidas pela empresa do que os processos de arquivamento manual.

3. Mais rapidez e agilidade

O processo tradicional demanda um deslocamento do colaborador até a empresa, de modo que uma reunião presencial com o departamento de pessoal seja realizada. A admissão digital, todavia, pode ocorrer em qualquer lugar ou horário, havendo mais agilidade na condução dessa fase. Não é necessário que a empresa esteja aberta para efetuar o processo.

Dessa forma, tudo pode transcorrer com mais rapidez e agilidade. Além disso, conforme citamos no item acima, a ocorrência de erros diminui consideravelmente, de modo que os retrabalhos também praticamente não são necessários. Assim, tudo ocorre em menos tempo e de forma mais ágil.

4. Mais tempo dedicado ao core business

As rotinas de departamento de pessoal são importantíssimas para qualquer organização. No entanto, se a tecnologia as torna mais práticas e ágeis, isso significa que os colaboradores da empresa terão mais tempo para se dedicarem às decisões estratégicas, sobretudo ao core business da empresa (a sua atividade principal).

Mesmo dentro do próprio setor de recursos humanos, há uma série de atividades mais estratégicas do que as rotinas burocráticas de documentação e admissão de colaboradores. Portanto, a tecnologia torna a área de gestão de pessoas mais estratégica, podendo se dedicar a melhorias mais expressivas na rotina dos colaboradores.

5. Proteção de dados

Um bom software de admissão digital é benéfico também por questões de segurança. Ele digitaliza e armazena as informações dos funcionários, fazendo back-ups automáticos e evitando o risco de perdas e extravios de informações. Esses riscos são maiores quando o arquivamento dos documentos é manual.

Além do mais, os sistemas digitalizados já funcionam de acordo com a LGPD — Lei Geral de Proteção de Dados, mantendo seguros os dados pessoais dos colaboradores da empresa. Lembramos que as empresas precisam ficar muito atentas ao cumprimento dessa lei, afinal de contas, elas se responsabilizam também pelos dados de quem faz parte do seu quadro de funcionários.

6. Amenização de custos

Em consequência de todos os benefícios já citados, podemos compreender que há uma redução expressiva nos custos das empresas. Mais segurança, mais agilidade, menos erros, menos retrabalhos e mais tempo para dedicação às atividades mais estratégicas são fatores que beneficiam as finanças da organização.

Quando a equipe do departamento de pessoal tem esse tempo “livre”, consegue contribuir com o setor de recursos humanos no desenvolvimento de ações mais expressivas na qualidade de vida, na motivação, na organização e na capacitação dos profissionais que fazem parte da empresa.

Como você pode notar, a admissão digital oferece uma série de benefícios em relação à admissão tradicional. Portanto, verifique quais são os softwares disponíveis nessa tarefa e adquira aquele que seja mais compatível com as suas necessidades, a fim de facilitar o trabalho do seu departamento de pessoal.

E você, querida pessoa, já conhecia a admissão digital? O que pensa sobre esse processo? Contribua deixando o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!