Uma pesquisa recente do PMI — Project Management Institute constatou que as empresas que não adotam sistemas de organização e planejamento estratégico têm até 67% de mais chances de falhas do que as empresas que adotam um sistema eficaz de gestão de projetos.

Para evitar que isso aconteça, uma ferramenta muito eficaz e simples é o roadmap de projetos, também conhecido como “roteiro” ou “bússola” de projetos. Neste artigo, vamos compreender em que consiste essa ferramenta, como ela evita que erros organizacionais ocorram e quais são as etapas para obter resultados extraordinários por meio dela. Continue a leitura e saiba mais!

O que é um roadmap de projetos?

O roadmap de projetos é um documento que organiza os projetos de uma empresa. Ele tem funções básicas, como: delimitar os objetivos a serem alcançados, subdividir o projeto em etapas, organizar cronologicamente cada fase do projeto, delegar funções e descrever de forma simples o que deve ser feito em cada atividade.

Assim, o roadmap ajuda as equipes das empresas a definir o que deve ser feito, por que deve ser feito, como deve ser feito, quando deve ser feito e por quem deve ser feito. Essa ferramenta permite, portanto, que as equipes envolvidas em um projeto compreendam as funções de cada colaborador, os prazos de conclusão de cada etapa e os resultados que precisam ser entregues ao final de cada fase.

Basicamente, o roadmap é um roteiro estratégico que permite que as empresas organizem o alcance dos objetivos de cada um dos seus projetos. Essa ferramenta possibilita que os colaboradores acompanhem o que já foi concluído e o que ainda falta ser feito.

Qual é a importância dessa ferramenta?

O roadmap ajuda a manter todos os colaboradores envolvidos no projeto “na mesma página”. Isso evita que alguma função fique sem um responsável, que prazos sejam desrespeitados ou que alguém tome alguma atitude contrária ao objetivo a ser alcançado.

Ele é um mapa, que serve como orientação básica. Por meio do roadmap, cada colaborador atualiza o status das suas respectivas tarefas, de modo que a equipe inteira tenha noção do progresso do projeto. Assim, essa ferramenta sintetiza visualmente o andamento das atividades, o que favorece a comunicação dos profissionais envolvidos e a produtividade de todos.

Por fim, esse instrumento estratégico também oferece informações relevantes sobre o projeto como um todo com clareza e objetividade, permitindo que fique mais fácil estabelecer prioridades.

Quais são os 5 passos básicos de um roadmap de projetos?

É relativamente fácil construir um roadmap para um projeto. Existem sites e aplicativos especializados nessa tarefa, mas até mesmo uma simples planilha no Excel pode cumprir bem essa função. Na sequência, você vai conferir 5 passos básicos para desenvolver esse roteiro estratégico.

1. Defina a meta a ser alcançada

Em primeiro lugar, é preciso lembrar que não existe projeto sem objetivo. Todo projeto organizacional tem uma meta a ser alcançada. Por isso, cabe aos líderes das equipes, em parceria com os demais profissionais, definir um objetivo claro a ser alcançado com aquelas atividades.

O que você quer construir? Qual é o seu estado desejado? Seja minucioso e específico ao definir essa meta, lembrando que não dá para “abraçar o mundo” com um único projeto. Defina um objetivo claro, realista, mensurável e com um prazo de tempo aproximado para a sua conclusão. Pense no que é mais importante para a sua empresa/equipe no momento.

2. Divida o projeto em fases e construa uma linha do tempo

Para fins de didática e organização, é importante dividir esse grande projeto em etapas, que sejam realizadas uma após a outra, ainda que algumas possam ocorrer simultaneamente. Por exemplo, ao conduzir um processo seletivo, as etapas que a equipe de RH deve seguir são: elaborar um descritivo da vaga, publicar o anúncio, fazer uma triagem nos currículos recebidos, realizar entrevistas presenciais, promover dinâmicas de grupo, analisar o desempenho de cada um e comunicar os resultados.

Quando subdividimos um projeto em etapas, fica mais fácil delegar as funções. Além disso, atribua um prazo (data de início e de término) para cada fase, construindo uma linha do tempo. Nessa hora, seja realista, considerando que imprevistos podem ocorrer. Determine também os critérios a serem alcançados para passar para a próxima etapa.

3. Selecione os colaboradores que participarão do projeto

Depois de definir as etapas do projeto, é necessário pensar nas atividades que serão feitas em cada uma delas e nas competências técnicas e comportamentais relativas à execução de cada uma dessas atividades. Por isso, pensando nas habilidades requeridas em cada etapa, fica mais fácil selecionar os colaboradores que participarão de um projeto.

Por exemplo: na criação de uma campanha publicitária, precisamos de profissionais de atendimento, planejamento estratégico, mídia, redação, direção de arte, edição de vídeos etc.

4. Delegue funções com clareza e estratégia

Após ter definido as tarefas que serão executadas ao longo do projeto e os profissionais que participarão dele, é hora de ligar os pontos. Atribua funções de modo estratégico, delegando para cada função o profissional mais apto a executá-la — considerando as habilidades, conhecimentos e talentos necessários.

Antes de iniciar cada etapa, é importante que o líder dê instruções sobre como realizar as atividades e que tire as dúvidas de todos. O líder deve ser um agente presente, prestando auxílio a todos.

5. Revise o seu roadmap

Depois de executar todas as etapas acima, faça uma revisão geral do projeto, apresente-o à sua equipe e verifique se é necessário realizar alguma alteração. Além disso, tenha em mente que, ao longo do próprio projeto, alguns ajustes podem ser necessários, pois nem sempre a prática conduz com a teoria planejada.

Como você pode notar, o roadmap é um roteiro estratégico das etapas de realização de um projeto. Construí-lo com cuidado e organização torna o processo mais eficaz e até mesmo mais rápido, amenizando a ocorrência de erros e favorecendo o alcance de resultados extraordinários!

E você, querida pessoa, já construiu um roadmap? O que pensa sobre a ferramenta? Contribua deixando o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!