Uma das responsabilidades que faz parte da rotina de todos os gestores é a organização de reuniões. É fundamental que todo gestor saiba como preparar uma reunião de trabalho. Mas, preparar uma reunião vai muito além de escolher o horário e local. É fundamental que a reunião atenda à proposta central e surta os resultados esperados. Esta informação pode parecer redundante, mas não é. A falta de planejamento das reuniões é uma das maiores causas de perda de tempo e improdutividade. Existe até um meme da internet sobre isso: “sobrevivi a uma reunião que poderia ter sido resumida em um e-mail”.
Para que uma reunião seja efetiva não basta apenas marcar um horário, reservar a sala e reunir os profissionais. Digo isso, porque não adianta nada fazer tudo isso, se o encontro não tem um roteiro específico e os temas a serem discutidos não são comunicados previamente aos participantes para que se preparem melhor. Portanto, este artigo vai mostrar a você, querida pessoa, como preparar reuniões de trabalho mais efetivas. Confira!
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Dicas de Como Preparar uma Reunião de Trabalho
Pensando em otimizar os resultados de suas reuniões, eu trouxe algumas dicas poderosas e que vão te ajudar a torná-las bem mais produtivas e organizadas. Dicas que farão das reuniões em sua empresa, momentos bem aproveitados por todos – gestores e colaboradores. Quer saber quais são estas dicas? Continue a leitura e descubra!
1 – Defina uma Pauta
Defina quais temas serão abordados no encontro e apresente estes tópicos aos participantes numa pauta quando for convidá-los para esta reunião. Isso ajuda com que todos estejam cientes dos assuntos que serão tratados e também a que possam se preparar melhor para colaborar com suas sugestões, opiniões, conhecimentos ou feedbacks. Isso também contribui com o foco de todos os envolvidos.
2 – Convide as Pessoas Certas
Para que sua reunião seja a melhor, chame apenas pessoas diretamente relacionadas com os temas a serem discutidos. Não adianta, por exemplo, levar todos de sua equipe para falar de resultados financeiros, quando parte do grupo não trabalha diretamente ou entende estas questões. Portanto, saber escolher os participantes é muito importante para que os resultados desejados sejam realmente alcançados.
3 – Seja Objetivo e Mantenha o Foco
A falta de objetividade é um dos maiores gargalos de encontros de profissionais, pois quando os profissionais perdem constantemente o foco das temáticas que deveriam ser tratadas e trazem outros assuntos ou fazem comentários sobre temas que não são o foco no momento, tudo isso acaba minando a produtividade da reunião. Portanto, mantenha o controle do grupo e evite veementemente tratar de assuntos que não estão na pauta.
4 – Defina o Tempo de Duração
Fazer reuniões que têm hora para começar mas não para terminar é um erro Por isso, definir um tempo de duração é essencial para que todos trabalhem com objetividade, possam focar na pauta e, especialmente, para que os profissionais possam voltar às suas atividades, sem que a sua ausência prejudique seu departamento ou sua produtividade naquele dia. Gerenciar o tempo das reuniões faz muita diferença para os envolvidos e até mesmo na efetividade dos assuntos discutidos.
5 – Faça Sempre a Ata
A ata é um documento importante. Ela é uma espécie de relatório de tudo o que foi tratado, discutido e decidido durante a reunião e deve ser sempre feita por um membro do grupo. Serve como comprovação do encontro e também como uma fonte de consulta aos participantes e também aqueles que por ventura não puderam estar presentes. Na ata deve constar quem esteve presente, os assuntos discutidos e as decisões tomadas na reunião.
6 – Seja o Líder do Grupo
Para uma reunião ser realmente produtiva é importante que tenha um líder, ou seja, alguém que guie a condução dos assuntos, que traga as pautas para a mesa, que explique a finalidade do encontro aos profissionais e os inspire a colaborar para solucionar os problemas ou para criar os projetos, por exemplo. A figura do líder em reuniões é muito importante. Se não há nenhum líder em sua empresa, seja este líder. Leia sobre liderança, organize as pautas e siga as dicas que dei até aqui.
7 – Feedbacks do Encontro
Ao final de cada reunião pergunte aos participantes, o que eles acharam do encontro. O feedback dos participantes é importante para que você perceba o quão relevante a reunião foi para eles. É importante também que você defina tarefas e seus responsáveis e peça também feedbacks em relação ao que foram os pontos fortes e também ao que pode ser melhorado. Isso contribuirá de maneira positiva para que nas próximas vezes, as reuniões sejam ainda mais efetivas e com participantes ainda mais envolvidos.
Espero que estas dicas contribuam de maneira eficiente e positiva com as suas reuniões, querida pessoa. Que este artigo faça a diferença em sua carreira! Agora me conte: como você costuma organizar suas reuniões de trabalho? Tem alguma dica para compartilhar com a gente? Utilize o espaço abaixo para compartilhar a sua dica e também para deixar a sua opinião sobre este assunto. Se este artigo fez a diferença na sua vida e você acredita que ele poderá ajudar outras pessoas, curta e compartilhe em suas redes sociais.
Créditos da Imagem: Por SFIO CRACHO – ID da foto stock livre de direitos: 744003397
