Automatizar um processo significa utilizar a tecnologia e outras ferramentas para executar o que antes era feito manualmente. Isso gera debates acerca da substituição do trabalho humano pelas máquinas, mas a verdade é que toda máquina precisa de um humano para monitorar o seu trabalho, sendo que análises interpretativas adequadas ainda dependem de pessoas para realizá-las.

Dessa forma, a automatização de processos não tem o objetivo de “roubar” empregos, mas sim modificá-los, tornando-os mais analíticos e menos mecânicos aos seres humanos. Esse tema faz parte da gestão empresarial e gera competitividade, eficiência e satisfação ao cliente. Na sequência, você vai compreender melhor o que é a automatização de processos e quais são os benefícios que ela tem a oferecer. Continue a leitura e saiba mais!

O que é a automatização de processos?

A automatização de processos consiste no emprego da tecnologia e das ferramentas para reduzir o trabalho humano de determinada atividade. Dessa forma, podemos entender que pedir comida por um aplicativo de celular, em substituição à caminhada ao restaurante, é um exemplo prático de automatização de processos.

Nas empresas, isso consiste em atribuir a máquinas e soluções tecnológicas funções que antes eram manuais. Isso gera uma série de benefícios, como: redução de falhas, aumento na produtividade, redução de desperdícios e maior controle sobre cada etapa dos processos. Além disso, a automatização permite que a mão de obra humana seja alocada em funções mais analíticas, que realmente dependem de um cérebro humano e que não podem ser executadas pelas máquinas.

Quais são as vantagens dessa automatização?

Confira, a seguir, 9 das maiores vantagens que a automatização de processos tem a oferecer às organizações.

1. Redução de custos

A automatização de processos pode baratear diversas atividades, dispensando a necessidade de contratação de colaboradores e permitindo que determinadas funções sejam executadas automaticamente, por meio da tecnologia. Com isso, diversos gastos desnecessários são cortados das empresas, o que lhes permite fazer economia e alocar melhor os seus recursos. Além disso, a redução de falhas também gera economia de tempo e de recursos materiais e financeiros.

2. Padronização das operações

É mais fácil definir padrões para as operações de uma empresa quando as atividades são automatizadas do que quando são executadas por pessoas. Quando definimos regras para um sistema tecnológico, sabemos que elas serão seguidas, mas essa mesma certeza não existe em se tratando de colaboradores. Essa padronização permite que haja mais qualidade nas entregas de cada tarefa, pois há menos erros e mais organização, seguindo as regras estipuladas pelos gestores.

3. Controle de desempenho

As ferramentas tecnológicas que as empresas utilizam na atualidade permitem que sejam definidas métricas de desempenho, ou seja, indicadores que avaliam a performance das atividades. É o caso de anúncios veiculados nas redes sociais, por exemplo, que já geram relatórios completos sobre quem visualizou o anúncio e quais resultados foram obtidos com isso. A tecnologia, portanto, torna essa mensuração de resultados mais fácil e em tempo real, agilizando os momentos de fazer ajustes.

4. Aumento na produtividade operacional

A automatização dos processos permite que haja mais agilidade na execução das operações. Máquinas e tecnologias permitem que determinadas atividades sejam realizadas em tempo superior às capacidades humanas e com menos erros. Repetições desnecessárias e retrabalhos também são prevenidos. Além disso, a alocação dos colaboradores em tarefas mais estratégicas e menos mecânicas pode trazer bons resultados.

5. Conexão de diversos meios de interação

Outro benefício da automatização de processos é que ela permite que diversos dispositivos tecnológicos sejam integrados entre si. Estamos falando de computadores, celulares, máquinas, portais da empresa, e-mails corporativos, e por aí vai. Essa integração facilita o acesso aos dados e às operações a distância, o que também favorece a agilidade das atividades da empresa.

6. Acessibilidade a diferentes atores

Utilizamos o termo “atores” nas empresas para nos referirmos aos diferentes grupos de pessoas que possam ter acesso aos dados e às operações. Assim, estamos falando de funcionários, estagiários, gestores, fornecedores, investidores, clientes, e por aí vai. Soluções automatizadas permitem que as atividades sejam facilmente acessadas por todos os atores nelas envolvidos, inclusive acompanhando o andamento das tarefas em tempo real.

7. Definição mais clara de prioridades

As soluções tecnológicas dos processos automatizados também permitem que os gestores avaliem todas as atividades que estão em andamento na empresa, bem como as que ainda precisam ser realizadas. Esse mapeamento facilita a definição de prioridades, incentivando os colaboradores a executar determinadas atividades primeiro, e bloqueando tarefas que não sejam prioritárias naquele momento. Esse foco definido evita o desperdício de tempo e de energia com coisas não tão importantes.

8. Facilidade ao monitorar e rastrear processos

Quando um ser humano está executando uma atividade, nem sempre conseguimos acompanhar o seu progresso. Já quando o processo está sob responsabilidade de uma solução tecnológica, fica mais fácil monitorá-lo e rastrear o seu desempenho. Isso ajuda a empresa nas auditorias, avaliando o tempo gasto em cada tarefa, a ocorrência de erros e retrabalhos, o consumo de recursos, os resultados obtidos, e por aí vai. Tudo isso pode ser monitorado por meio de painéis de dados estatísticos.

9. Integração com sistemas

Por fim, a automatização de processos permite que as atividades da empresa estejam não apenas mais integradas entre si, como também com outros sistemas, como: sistemas de compras, estoques, RH, marketing, gestão de fornecedores, logística, sistemas financeiros, Receita Federal, correios e bancos de dados diversos. A integração de todos esses sistemas oferece às empresas mais inteligência e capacidade estratégica, ampliando também as suas vantagens competitivas.

A automatização de processos, como você pode notar, oferece às empresas muito mais agilidade, economia e precisão na execução das suas atividades. Além disso, facilita o rastreamento e o monitoramento dos resultados, permitindo que falhas sejam rapidamente corrigidas e que rotas ineficazes sejam rapidamente recalculadas. Isso permite que as organizações alcancem resultados extraordinários junto aos seus públicos internos e externos!

E você, ser de luz, como avalia a automatização de processos no seu local de trabalho? O que pensa sobre o tema? Deixe o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!