As empresas, sobretudo as de médio e grande porte, são subdivididas em diferentes departamentos. É importante que isso ocorra porque, dessa forma, são formadas equipes de profissionais especialistas em cada setor, o que garante o bom funcionamento da organização.
Alguns desses departamentos interagem diretamente com o cliente da empresa, mas há outros cujas atividades são essencialmente internas. Os departamentos deste último grupo compõem o chamado backoffice — elemento essencial ao desenvolvimento das instituições. Para compreender melhor as características do backoffice e a sua importância para as empresas atualmente, continue a leitura deste artigo.
Contents
O que é backoffice?
O backoffice é um conjunto de departamentos, setores, funções e atividades de importância vital para o funcionamento da empresa, mas que não impacta diretamente o seu consumidor em nenhum momento.
O termo backoffice vem do inglês, sendo traduzido ao pé da letra como “escritório de trás”. As atividades de contato direto com o cliente formam o chamado front office, ou “escritório da frente”. Entretanto, o mais comum é que o conceito de backoffice seja traduzido para a língua portuguesa como “retaguarda”.
Em geral, o backoffice consiste nas rotinas administrativas. Embora o cliente não veja isso acontecer, é fato que essas atividades internas são muito importantes para o bom desempenho da empresa, o que impacta a qualidade dos produtos e serviços oferecidos. São atividades de bastidores, mas que constituem processos internos que oferecem todo o suporte para que a instituição consiga satisfazer plenamente o seu público.
Quais áreas compõem o backoffice?
Há diversas áreas que compõem o backoffice, e elas variam de acordo com o segmento da empresa. Pode ser que o departamento jurídico seja algo extremamente importante numa organização, mas dispensável em outra. Isso depende da natureza de suas atividades. Contudo, é possível elencar ao menos cinco setores que tendem a aparecer, de alguma maneira, na maior parte das empresas na atualidade. Confira:
1. Financeiro
Toda empresa existe porque promove transações comerciais, ou seja, oferece algum produto ou serviço que resolva algum desejo ou necessidade do seu cliente. A oferta desse produto ou serviço está associada a um preço a ser pago, o que representa a fonte de renda da empresa, garantindo a sua sobrevivência e o seu crescimento.
Ao mesmo tempo, a empresa também precisa pagar as suas contas, o que inclui: folha de pagamento, luz, água, aluguel, publicidade, fornecedores, entre outros. Cabe ao departamento financeiro conduzir com atenção todos esses processos de recebimentos e de pagamentos, de modo que a conta sempre feche “no azul”, como se diz popularmente. Isso exige disciplina, análise de fornecedores, corte de despesas, avaliação de projetos, entre outras medidas.
2. Tecnologia
O departamento de tecnologia oferece soluções que facilitam a vida de toda a empresa, tanto nas atividades de contato direto com o cliente quanto no backoffice. Por meio desse departamento, todos os funcionários conseguem ter acesso à tecnologia, o que inclui computadores que funcionam adequadamente, aparelhos celulares, programas, enfim, toda e qualquer solução digital que facilite o dia a dia.
Além disso, o departamento de tecnologia também pesquisa, desenvolve e implementa programas (softwares) que automatizam, aceleram e facilitam a gestão de dados e informações da empresa. Assim, esse setor deve estar sempre atento às novidades em tecnologia que possam melhorar as atividades da instituição.
3. Logística
O departamento de logística é responsável por garantir a segurança, a estrutura, o bom funcionamento e o atendimento básico de todas as necessidades da empresa. Entre as principais funções desse departamento estão: administração de materiais de escritório, previsão de vendas, controle de estoques, contratação de fornecedores, armazenagem, transporte, desenho das redes de distribuição, controle de produtos devolvidos, manutenção de informações e descarte adequado de resíduos.
Trata-se de uma área que exige um conhecimento amplo e geral sobre o funcionamento da empresa. Além disso, esse setor demanda uma alta capacidade de análise de informações, de modo que desperdícios de tempo, de dinheiro e de materiais sejam evitados.
4. Marketing
O departamento de marketing é a área responsável por pesquisar os desejos e necessidades do público e, dessa forma, conceber produtos e serviços que o satisfaçam. Além disso, esse setor também tem a função de definir as estratégias de precificação dos produtos e de estabelecer de que maneira eles serão distribuídos e comercializados.
Por fim, também cabe ao marketing encontrar e desenvolver as maneiras mais adequadas de divulgar a marca e as suas soluções. Isso pode ser feito por meio da publicidade tradicional, do marketing digital, das ações promocionais, do merchandising, da promoção de eventos, da assessoria de imprensa, das relações públicas, entre outras estratégias de comunicação.
5. Recursos Humanos
A área de recursos humanos, por sua vez, é a responsável por “cuidar” de todos os colaboradores da empresa. É esse departamento que realiza processos seletivos, contratações, admissões, folhas de pagamento, controle de férias e licenças, avaliações de desempenho, desligamentos, entre outros aspectos administrativos.
Além dessas questões mais rotineiras, o RH também auxilia na resolução de conflitos, na promoção de comunicações e eventos internos, na integração de novos colaboradores, na construção de programas de desenvolvimento e capacitação profissional, no aconselhamento geral e na construção de um clima organizacional positivo.
Qual a importância do backoffice para as empresas?
Todos os setores citados anteriormente não são vistos diretamente pelo cliente. No entanto, é pelo bom funcionamento de todos eles que o cliente fica satisfeito, podendo construir um bom relacionamento com a empresa. Sem que uma organização cuide de seus funcionários, de seus produtos, de seus recursos financeiros, de seus recursos tecnológicos e de sua rede logística, será impossível organizar as demandas e resolvê-las satisfatoriamente.
Por isso, o backoffice precisa de organização, sistematização e planejamento. É preciso que todas as áreas que o compõem estejam em sintonia, dentro dos objetivos gerais da empresa. Só assim a empresa conseguirá crescer e prosperar.
Por que a tecnologia é importante para o backoffice?
Atualmente, as empresas lidam diariamente com um volume enorme de informações. Elas sabem basicamente tudo sobre os seus clientes: onde moram, quanto gastam, quais produtos preferem, quais canais de comunicação utilizam. Sem falar nos dados da própria empresa: quanto gasta, quanto arrecada, quanto paga aos funcionários, quantos produtos tem no estoque, quantos fornecedores possui, e por aí vai.
A tecnologia permite que todos esses dados sejam registrados em programas de forma automática. Além disso, eles podem ser atualizados em tempo real, o que aumenta a qualidade da informação e ameniza a possibilidade de erro humano. Por fim, um bom sistema tecnológico integra a informação, permitindo que ela esteja acessível a todos os departamentos, afinal de contas, o que se faz em um imediatamente impacta o que se faz em todos os outros.
Como se pode perceber, é fato que o backoffice é um conjunto de atividades internas. Mesmo que elas não sejam visíveis ao consumidor final, elas são determinantes para a qualidade das operações da empresa e, consequentemente, para a qualidade das soluções que ela pode oferecer aos seus clientes. Assim, é essencial que esse setor seja valorizado e administrado com atenção.
E você, conhecia a importância do backoffice para as organizações? Se você gostou deste artigo, deixe o seu comentário no espaço abaixo. Além disso, não se esqueça de compartilhá-lo com quem mais possa se beneficiar deste conteúdo, por meio das suas redes sociais!
Imagem: Por Andrey_Popov
