Quando falamos em confiabilidade dentro das empresas, quase sempre nos referimos à confiança que os colaboradores devem ter uns nos outros e nos seus supervisores. No entanto, também podemos nos referir à confiabilidade das informações, ou seja, do grau de fidelidade dos dados da empresa em relação à realidade.
Sabemos que as empresas precisam trabalhar com base em informações para que as decisões tomadas sejam mais eficazes. Contudo, é primordial que esses dados sejam atualizados e confiáveis. Será que a contagem do estoque está correta? Será que a planilha financeira está atualizada? São questões como essas que evidenciam a importância da confiabilidade dentro das empresas.
Neste artigo você vai compreender melhor o que é a confiabilidade de informações nas instituições, qual é a sua importância e como ela pode ser aprimorada nos ambientes profissionais. Siga em frente e tenha uma ótima leitura!
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O que é a confiabilidade de informações nas empresas?
Com os avanços da tecnologia, é fato que as empresas têm conseguido obter um volume enorme de dados acerca das suas diferentes atividades: vendas, ações de marketing, estoques, capacidade produtiva, desempenho financeiro, além dos dados dos próprios colaboradores e clientes. No entanto, é fundamental que as empresas saibam identificar se esses dados são confiáveis e se estão atualizados, conseguindo extrair apenas os mais relevantes e importantes para tomar as suas decisões.
A ausência da confiabilidade de informações prejudica a empresa de diversas formas: compromete a padronização da produção, gera crises financeiras, dificulta o diagnóstico de problemas, reduz a qualidade dos produtos e prejudica as avaliações internas em geral. Por isso, tem se tornado essencial a utilização dos sistemas de gestão, que são programas que permitem a atualização e o controle das atividades organizacionais, em nome da confiabilidade das informações.
Qual é a importância da confiabilidade das informações nas organizações?
Como você pode perceber, a confiabilidade das informações organizacionais é essencial para a eficácia dos processos de todos os departamentos, atuando na solução e na prevenção de muitos problemas. Confira alguns dos seus principais benefícios:
- Amenização da ocorrência de erros;
- Obtenção de dados com mais precisão e rapidez, mesmo que em alto volume;
- Padronização da produção e dos processos internos;
- Monitoramento das métricas de desempenho em tempo real;
- Maior capacidade de compreender o negócio como um todo;
- Mais eficácia na hora de tomar decisões estratégicas.
Como obter uma maior confiabilidade das informações nas empresas?
Confira as 5 dicas a seguir para aumentar o grau de confiabilidade dos dados organizacionais.
1. Apure as origens das informações
As fontes dos dados são os lugares de onde eles são obtidos. Essas fontes podem ser tanto internas como externas à organização e precisam ser de confiança. Verifique se os dados são gerados na origem ou se há algum fator que possa atrasar ou interferir na sua obtenção.
Se os estoques são acompanhados manualmente, e não por meio de ferramentas digitais, por exemplo, provavelmente o registro das movimentações não ocorre em tempo real. Dessa forma, fica difícil saber como estão a compra e a venda dos materiais da empresa. Processos manuais favorecem a distorção da informação e, portanto, devem ser evitados.
2. Padronize e integre os processos organizacionais
Se um processo da empresa for feito a cada hora de uma maneira diferente, fica mais difícil acompanhar se ele está sendo eficaz ou não. Para resolver essa questão, existe a padronização, que consiste na definição de uma maneira específica de realizar os procedimentos, devendo ser respeitada sempre.
Além de padronizar, é importante integrar os processos das empresas, já que a fabricação de um produto depende de um conjunto de processos. A padronização e a integração de todas as atividades facilitam a definição e a coleta dos dados sobre o seu desempenho, a serem analisados estrategicamente.
3. Automatize a coleta de dados
Conforme observamos acima, os processos manuais podem prejudicar a coleta e a análise de dados, já que erros humanos podem acontecer. Para evitar que isso ocorra, o mercado dispõe hoje de diversas ferramentas que automatizam o processo, como: ERP, CRM, MRP, MES, e por aí vai.
Esses programas, por serem automáticos, reduzem as chances de erros, além de armazenarem e validarem as informações com segurança. A coleta de dados também se torna mais rápida e precisa, deixando tudo pronto para a etapa de análises.
4. Analise cuidadosamente as informações obtidas
Após a coleta dos dados, é chegada a hora da temida pergunta: o que fazer com eles? Os dados foram feitos para serem analisados. Por isso, verifique como você pode contextualizar e cruzar esses dados, transformando-os em informações.
Dessa maneira, a empresa pode identificar falhas de produção, alterações no comportamento do consumidor, desempenho financeiro, custos aumentados, e por aí vai. A ideia é identificar as origens dos comportamentos e promover melhorias em todos eles, como a redução de custos e a elevação da produtividade.
5. Promova auditorias periódicas
Por fim, é sempre importante contar com profissionais especialistas em auditorias, que façam verificações de tempos em tempos em todos os processos da empresa. O trabalho desses colaboradores é o de verificar se e como os dados estão sendo coletados, apurando se esses dados são de fato confiáveis e se estão atualizados.
Realizar um inventário com frequência, por exemplo, é um tipo de auditoria que permite verificar se os dados dos estoques são compatíveis com a realidade. Esse tipo de contagem precisa de épocas, dias e horários estrategicamente definidos, de modo que não atrapalhe as atividades da empresa e mantenha a constância na coleta dos dados.
As 5 dicas acima são fundamentais para manter a confiabilidade das informações dentro das empresas, um aspecto essencial para a compreensão do cenário e do contexto em que a organização está inserida, o que permite uma tomada de decisões muito mais eficaz.
E você, ser de luz, como avalia a confiabilidade das informações na sua empresa? O que poderia ser melhor? Contribua deixando o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!