Existem situações em que é preciso retornar a uma atividade que já havia sido finalizada para consertar eventuais problemas e concluí-la de acordo com o que é esperado. Quando isso ocorre esporadicamente é até considerado normal, porém, a partir do momento em que o retrabalho se torna comum dentro de uma empresa, é fundamental ligar o sinal de alerta e identificar o que está gerando essa situação. Afinal, o ato de refazer atividades com frequência pode se tornar um grande fator de desmotivação dentro de uma equipe e gerar uma série de prejuízos para a companhia.
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Entenda Como o Retrabalho Pode Comprometer o Funcionamento de uma Empresa
É um tanto quanto óbvio que o retrabalho frequente é prejudicial, contudo, é preciso analisar todos os aspectos que essa prática é capaz de comprometer, para que se tenha uma visão ampla da situação. Em primeiro lugar, há um desperdício de um recurso extremamente importante dentro de uma empresa, que é o tempo. E, quando os colaboradores precisam retornar para atividades já concluídas, estão deixando de produzir na quantidade que deveriam.
Com essa diminuição na produção, a companhia corre o risco de perder clientes, já que os prazos deixarão de ser cumpridos. E, em outros casos, pode acontecer de se deixar de lado a qualidade para que seja possível entregar os pedidos dentro da data pré-estabelecida, o que também poderá levar à perda de clientes. Isso sem contar na já citada desmotivação por parte dos funcionários.
Como se pode ver, o retrabalho gera uma reação em cadeia, capaz de prejudicar a motivação no ambiente corporativo, a produtividade, o bom relacionamento com clientes, além de causar desperdício de tempo e outros insumos. Por essa razão, é essencial que os gerentes e líderes de equipe estejam sempre atentos à frequência com a qual certos processos precisam ser realizados mais de uma vez, para que seja possível entender o que está causando o problema e, assim, buscar soluções verdadeiramente eficazes.
7 Maneiras de Evitar o Retrabalho e Manter a Motivação da Equipe
Reduzir a frequência de retrabalhos é fundamental para que uma empresa possa utilizar os seus recursos com assertividade, oferecer produtos e serviços de qualidade e se manter competitiva no mercado. As medidas a seguir podem ajudar a controlar esse problema, confira!
1 – Contar Com um Controle de Qualidade
Evitar retrabalhos e erros é mais eficaz do que gastar tempo e recursos para corrigir os problemas depois que eles ocorrem. Para isso, uma empresa precisa ter um controle de qualidade, para que os padrões sejam documentados e esses dados sirvam como base para que o trabalho seja realizado. É importante que sejam feitos registros das etapas de cada estágio de um projeto ou tarefa, contando com informações sobre o que precisa ser feito para que se possa avançar ao próximo nível. Assim, será possível medir a qualidade e identificar possíveis problemas no início.
2 – Planejar o Trabalho a Ser Realizado
Existe um ditado que diz que falhar no planejamento é planejar falhar. E, realmente, quando você age sem ter um plano para se basear, abre espaço para que erros aconteçam. Desse modo, as atividades que precisam ser concluídas devem ser planejadas periodicamente. Assim, se pode agrupar tarefas semelhantes ou que precisem ser concluídas simultaneamente, para que o tempo seja usado com mais eficiência.
3 – Fazer Uso de Listas de Verificação
As chamadas check lists ou listas de verificação são extremamente úteis para evitar que etapas ou outros detalhes importantes sejam esquecidos, o que certamente ajudará a evitar retrabalhos. Atualmente, existem meios para que isso seja realizado online, assim, todos os colaboradores envolvidos em um mesmo projeto podem ter acesso a essas informações e utilizá-las para evitar a ocorrência de refações.
4 – Dividir Tarefas de Acordo Com as Características dos Colaboradores
Considerar os pontos fortes dos colaboradores ao atribuir tarefas é fundamental para evitar retrabalhos. Para isso, é essencial que conheça os membros da sua equipe, observe-os em ação e ouça o que eles têm a dizer. Então, através desse relacionamento próximo, será possível delegar de modo muito mais eficaz, utilizando o melhor que cada profissional tem a oferecer.
5 – Oferecer Treinamento aos Funcionários
Para realizar uma tarefa do modo correto é preciso ter total domínio sobre ela e os treinamentos são uma ótima maneira de conseguir isso por parte dos membros da sua equipe. Quando essa estratégia é bem definida, o investimento realizado nos cursos de capacitação é revertido em mais produtividade e em uma menor incidência de retrabalhos. Porém, é importante lembrar que esse treinamento deve ser realizado regularmente para reforçar os padrões dos processos ou quando uma alteração acontecer.
6 – Prezar Pela Boa Comunicação
Outro fator que pode influenciar nos retrabalhos é a comunicação, afinal, se as informações não forem passadas com clareza, aumenta-se as chances de que as tarefas não sejam realizadas a contento. Um erro bastante comum neste aspecto é passar informações oralmente, sem contar com nenhum registro que os funcionários possam consultar. É preciso ter bastante atenção em relação ao modo como os dados que são necessários para a execução de uma tarefa são passados, porque muitas vezes é aí que surgem os problemas.
7 – Identificar os Retrabalhos Precocemente
Quanto mais cedo os problemas forem identificados, menos desperdícios de tempo e recursos eles irão gerar. Para isso, é preciso que haja um acompanhamento dos processos que estão sendo realizados, principalmente através do controle de qualidade, que foi descrito no primeiro item deste artigo. Quando todos os membros da equipe se unem para identificar esses possíveis problemas, eles se tornam cada vez mais raros.
Evitar o retrabalho deve ser um objetivo de todos os profissionais que fazem parte de uma companhia, afinal, como vimos, é algo que não é bom para ninguém. Quanto mais entrosada for a equipe, menores são as chances de que esse tipo de situação aconteça. Portanto, olhe para os processos com atenção, observe e ouça os colaboradores. Assim, a tendência é que o retrabalho diminua e a qualidade e a produtividade aumentem cada vez mais.
Aproveite para compartilhar este artigo com seus colegas de trabalho e iniciar um diálogo a respeito desse tema tão importante.
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