De todas as ferramentas organizacionais, podemos destacar o mapeamento de processos como uma das metodologias que mais ajudam as empresas a crescer e a desenvolver-se internamente. Ele consiste em identificar todos os procedimentos de uma empresa e buscar organizá-los de forma eficaz e que realmente ajude o negócio a funcionar melhor no dia a dia.

Conhecer para melhorar, evoluir e crescer é a essência de qualquer mapeamento de processos empresariais. Por mais que esses processos não estejam formalizados e que ela siga uma linha conhecida de gestão, toda organização tem a sua forma de realizar o trabalho, ainda que ela não esteja totalmente estruturada. Neste artigo, vamos conhecer melhor o mapeamento de processos, a sua importância e as suas etapas. Ficou curioso? Então, continue a leitura a seguir e saiba tudo sobre o tema!

O que é o mapeamento de processos e qual é a sua importância?

O mapeamento de processos é a atividade de descrever o fluxo de trabalho nas organizações em etapas, procurando padronizá-las, com o objetivo de alcançar os melhores resultados possíveis. É comum que isso seja feito nas etapas de produção, mas podemos adotar esse método em basicamente qualquer departamento de uma empresa: marketing, finanças, recursos humanos, vendas, e por aí vai.

Ao mapear os processos, é possível identificar os pontos de melhoria e gaps e incorporar melhores formas de realizar essas tarefas. Um exemplo disso é o mapeamento dos procedimentos de vendas, que pode identificar que falta um pós-vendas para que a empresa possa manter uma relação mais próxima e melhor com os seus clientes após a compra. Com isso, é possível criar um novo atendimento, mais voltado para essa necessidade da organização.

Quais são as etapas desse procedimento?

Para que o mapeamento de processos seja eficaz nas empresas, é fundamental conhecer e colocar em prática as suas 6 etapas básicas, conforme você vai conferir na sequência.

  1. Identificação dos processos atuais: reconhecimento e catalogação dos processos organizacionais existentes, descrevendo como é o fluxo de trabalho em cada equipe ou departamento;
  2. Identificação dos profissionais envolvidos: reconhecimento e definição dos profissionais responsáveis por ajudar a criar e melhorar os novos processos. O ideal é que haja ao menos 2 funcionários de cada departamento envolvidos no processo, além do líder da equipe;
  3. Análise dos processos existentes: após a elaboração de um descritivo dos processos de trabalho atuais, é importante fazer um levantamento das suas vantagens e pontos de melhoria;
  4. Criação de processos novos: definição de novas atividades e/ou de melhorias e novas ações que sigam essa linha sobre os processos já existentes, com o objetivo de consertar os gaps identificados na etapa anterior e promover melhores resultados;
  5. Implementação de melhorias: adoção de novos métodos e ferramentas processuais e incorporação de novos recursos tecnológicos e humanos. Essa etapa também envolve a análise financeira das melhorias dos processos, identificando a viabilidade de cada ação ou modificação implementada;
  6. Acompanhamento dos processos novos: avaliação dos resultados obtidos com as modificações adotadas e promoção de correções. Isso torna o processo contínuo, sem uma data específica para o fim, gerando resultados cada vez mais expressivos nas empresas.

Quais são as principais vantagens do mapeamento de processos?

Entre as principais vantagens de investir no mapeamento de processos nas organizações, podemos citar 3 benefícios principais. Confira!

1. Identificação de gaps

Mapear é uma das melhores formas para identificar e conhecer a formatação de todos os processos — os que geram bons resultados e os que são errôneos ou podem melhorar. Isso possibilita a busca por soluções eficazes para atender melhor às demandas internas da organização. Conhecer é o primeiro passo para corrigir os erros e melhorar os pontos que precisam de correções e adaptações. É como na medicina: só podemos resolver adequadamente aquilo que for corretamente diagnosticado.

2. Padronização e controle de qualidade

Padronizar é tornar todos os processos comuns a todos os profissionais, ou seja, criar formas específicas de realizar o trabalho, de modo que todos os colaboradores aprendam e possam reproduzir. Com isso, garantimos também um controle de qualidade maior, em que os procedimentos seguem uma lógica de produção que permite entregar sempre o melhor resultado. Assim, a padronização evita que cada um faça as coisas de um jeito diferente, o que compromete a continuidade dos processos.

3. Organização das demandas

Ter um controle de qualidade permite também organizar melhor as atividades, realizar o trabalho de forma eficaz, gerenciar melhor as tarefas e evitar retrabalhos — um problema comum em empresas que não têm processos padronizados e claros. Além disso, o ato de sempre resolver as falhas e propor melhorias eleva a produtividade das diferentes equipes, permitindo que melhores resultados sejam alcançados. Isso também evita o desperdício de tempo e de recursos, conferindo benefícios financeiros.

Como podemos perceber, o mapeamento de processos é uma metodologia essencial para organizar e melhorar todos os procedimentos de uma empresa, além de incorporar formas melhores de realizar o trabalho, evitar desperdícios e retrabalhos, atender os clientes com mais atenção e tornar a organização mais estruturada e conscientemente administrável. Trata-se de um mecanismo de resolução de erros e de promoção de melhorias contínuas, favorecendo a produtividade nas empresas!

E você, querida pessoa, identifica o mapeamento de processos como uma estratégia eficaz no seu local de trabalho? Como ele pode beneficiá-lo? Você já teve alguma experiência prática com esse método nas organizações pelas quais já passou? Contribua deixando o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!