A globalização, a alta competitividade do mercado, a busca por novas tecnologias, o acelerado crescimento da sociedade e o ritmo de trabalho das organizações geraram certo descuido no que diz respeito a registrar e manter as ações, acontecimentos e resultados anteriores do negócio.

Esses dados são importantes para eventuais consultas, estudos e planejamento de ações e revisão de estratégias, evitando que os gestores repitam os mesmos erros. É por isso que a memória organizacional é tão importante na gestão do conhecimento. Neste artigo, vamos compreender melhor a importância desses dois conceitos nas empresas. Continue a leitura e saiba mais!

O que é memória organizacional?

É nesse contexto que o conceito de memória organizacional se enquadra: ela corresponde ao armazenamento e compartilhamento das informações de uma organização, reunindo todos os processos já realizados e que podem ser úteis em futuras operações. Esses arquivos são alimentados pelos colaboradores e gestores da empresa, e vão desde bancos de dados até opiniões e experiências com aspectos técnicos e sociais.

O propósito desse arquivamento é disponibilizar um serviço inteligente, capaz de gerar conhecimento e facilitar o trabalho dentro das organizações. A sua principal função é aumentar a competitividade na empresa, visto que o encargo da memória organizacional é o de aperfeiçoar as atividades que ocorrem na companhia, de modo que elas possam ser executadas da melhor forma possível e com menos gasto de tempo.

Todo esse processo pode ser feito por meio de relatórios, e-mails, transações, conferências, entre outros métodos. Além disso, documentos que organizam processos internos e textos que conservam a história, a missão, a visão e os valores da organização são meios de perpetuar a memória organizacional.

O que é gestão do conhecimento?

A gestão do conhecimento, por sua vez, significa a capacidade do gestor ou colaborador na resolução de determinado problema. De todos os conhecimentos circulantes na empresa (memória organizacional), essa gestão se refere ao meio pelo qual esses conhecimentos são armazenados e reproduzidos a todos os colaboradores. Isso permite que eles os coloquem em prática na resolução de problemas, na execução de tarefas e no alcance de resultados extraordinários.

Trata-se da compreensão dos processos que ocorrem na empresa, além da competência de os indivíduos para trabalharem no cumprimento das metas e objetivos estabelecidos.

Quando executada de forma correta, a memória organizacional evita a perda de conhecimento, caso algum colaborador deixe a empresa. As ideias e os processos eficazes são registrados de forma oficial, permanecendo arquivados, mesmo que o colaborador que teve aquela ideia já tenha saído da organização. Assim, os novos colaboradores têm acesso àqueles processos e conseguem colocá-los em prática sem problemas.

Essa gestão também explora experiências de atividades realizadas anteriormente, evita a repetição de erros, melhora a comunicação da informação na organização, integra os processos de diferentes setores e gera posicionamento no mercado.

7 etapas da memória organizacional

Agora que você já compreende os conceitos de memória organizacional e de gestão do conhecimento, fica mais fácil compreender como eles se relacionam. Nas empresas em que esses processos é mais organizado e desenvolvido, é possível reconhecer 7 etapas para a memória organizacional, que ocorrem de forma constante. Conheça-os melhor na sequência.

  1. Levantamento de conhecimentos atuais: o primeiro passo é fazer um levantamento de todos os conhecimentos que já existem na empresa: pessoas, profissões, formações, processos, culturas, missão, visão, valores, objetivos, resultados anteriores, enfim, tudo aquilo que já é informação naquele contexto.
  2. Determinação dos conhecimentos necessários: para que a empresa cresça e evolua, ela precisará de novos conhecimentos, processos, pessoas, objetivos, dados, tecnologias etc. O segundo passo, portanto, consiste em definir o que falta para que aquela empresa possa prosperar, em termos de conhecimento.
  3. Desenvolvimento de novos conhecimentos: é preciso desenvolver estratégias para que novos conhecimentos façam parte da organização. Isso se dá por meio de pesquisas, estudos, obtenção de dados, análises do mercado e da concorrência, cursos, treinamentos, contratações de novos colaboradores, aquisição de novas tecnologias, e por aí vai.
  4. Alocação dos conhecimentos: uma vez adquiridos esses conhecimentos, como eles são armazenados? É preciso definir os meios físicos e as mídias digitais que permitam que esses dados sejam organizados e permaneçam acessíveis aos colaboradores, quando se fizerem necessários em alguma atividade ou projeto.
  5. Aplicação dos conhecimentos: como esses conhecimentos podem ser aplicados? É preciso entender como dados podem ser transformados em informações e como as informações podem ser convertidas em ações práticas, que representem melhorias no dia a dia da empresa e nos seus resultados.
  6. Manutenção dos conhecimentos: como os conhecimentos da organização podem ser perpetuados? Mesmo que alguns colaboradores saiam da empresa, é necessário definir como os seus conhecimentos serão compartilhados com os novos colaboradores, de modo que a produtividade seja mantida. Nesse sentido, é importante pensar em acessibilidade da informação, treinamentos internos e materiais de apoio.
  7. Subtração dos conhecimentos obsoletos: ao mesmo tempo em que a organização adquire novos saberes e desenvolve novos processos, informações e processos antigos se tornam obsoletos. Por isso, é importante atualizar os materiais e sistemas da empresa e manter todos os colaboradores informados acerca do que ainda vale e do que já não é mais útil.

Conclusão

Concluindo, é notória a necessidade das empresas de aplicar o conceito de memória organizacional nas suas rotinas, visto que esse método permite administrar o conhecimento presente na empresa para que ele possa melhorar os processos e ampliar as vantagens competitivas do negócio.

Entender sobre a sua empresa, aplicar as ferramentas corretas, estabelecer objetivos coerentes, alcançar resultados satisfatórios e gerar lucro é uma tarefa árdua, que exige conhecimento sobre diferentes metodologias, aplicações, conceitos e técnicas que podem alavancar a sua organização. É trabalhoso, mas é muito eficaz para o alcance de resultados extraordinários!

E você, querida pessoa, como avalia a memória organizacional e a gestão de conhecimentos no seu local de trabalho? O que poderia ser melhor nesses aspectos? Deixe o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!

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