Se existe uma metodologia que facilita e dá maior clareza aos processos de gestão e planejamento nas empresas, com certeza, esta é o 5w2h. Por isso mesmo, tanto empreendedores como empresários usam este método para organizar seus planos estratégicos e desenvolver novos projetos.
A ferramenta 5w2h tem origem na indústria automobilística, mais especificamente na do Japão, onde foi desenvolvida. No início foi associada aos processos de gestão da qualidade total, nas linhas de produção de carros. Logo depois foi expandida para outras áreas, sempre com a intenção de ajudar a coordenar o passo a passo da elaboração e execução de um projeto ou plano de ação, por exemplo.
O método atua como uma espécie de checklist das demandas, apoiando o profissional a ser bem mais assertivo no desenvolvimento do seu trabalho. Um de seus diferenciais está em ajudar a formatar melhor as ideias e os projetos por meio da definição clara de cada uma de suas etapas e responsabilidades.
Usar o 5w2h é importante porque embora na teoria o líder tenha bem claro quais são os seus objetivos ao demandar as atividades, a efetividade de sua delegação só se mostra quando, na prática, os colaboradores envolvidos entendem perfeitamente qual é a meta, como fazer o trabalho e, especialmente, o seu papel para alcançar estes resultados.
Entenda a Ferramenta 5w2h
A sigla 5w2h representa cinco palavras em inglês, que são e representam respectivamente:
- What – o que será feito?
Todo plano de ação deve ter uma especificação, ou seja, prospectar patrocínios para algum evento ou prospecção de novos clientes, montar uma plataforma digital, entre outros.
- Why – por que será feito? (objetivo)
Por que esta ação deve ser executada? Toda ação deve ter um motivo. Uma empresa não pode definir um plano sem desconsiderar fatores importantes. Por exemplo: “Por que queremos prospectar patrocinadores para o evento? Por que iremos criar uma nova plataforma. O Porque ajuda o gerente a refletir sobre a atividade como um todo em uma hierarquia de priorização.
- Where – onde será feito? (local).
Pode ter um ou muitos locais. Isso dependerá da tarefa. Definir esse ponto no plano ajudará você a considerar a mudança e seus custos no prazo e no orçamento.
- When – quando será feito (prazo)
Quando a ação deve ser tomada? Importante definir data de início e término da ação, considerando os riscos do projeto. O cumprimento do cronograma deve ser uma meta do plano de ação.
- Who – por quem será feito (pessoa responsável)
Quem deve executar a ação? Um plano de ação sem responsabilidade tem poucas ou nenhuma chance de conclusão. Também não há equipe ou grupo de pessoas responsáveis pela atividade. No final, é necessário ter uma pessoa responsável, mesmo que haja outras pessoas envolvidas na execução.
- How – como será feito? (qual a metodologia ou ferramenta aplicada)
Neste item, uma especificação mais detalhada do plano de ação é introduzida. Pode ser um detalhamento de atividades, datas e responsável por cada uma.
- How Much – quanto custará? (investimento financeiro)
Todo plano de ação deve ter um orçamento. Pode ser geral, mas a melhor estratégia é fazer isso em etapas.
Qual é a importância da ferramenta 5W2H e como usar?
Com base nesses preceitos fica muito claro que a ferramenta 5W2H pode ser bastante útil para o processo de desenvolvimento estratégico de uma empresa.
De modo que, o 5W2H é usado quando a empresa deseja realizar tarefas com mais eficiência e agilidade, aumentando assim a produtividade como um todo. Para esclarecer esse problema, observe alguns exemplos de atividades nas quais a ferramenta 5W2H pode ser usada:
- Aumentar a lucratividade de uma empresa
- Aumentar a base de clientes de uma empresa
- Realizar planejamento de mídia para parceiros
- Executar o planejamento de redução de custos para uma empresa
- Definir a estratégia de vender uma empresa
- Planejar a manutenção de equipamentos em uma indústria
- Elaboração e gerenciamento de projetos
Sabendo o que cada termo significa, fica bem mais claro compreender como usar o método no dia a dia de uma empresa e também a entender como ele realmente pode ajudar a facilitar a execução dos projetos. Para isso, é essencial que todos os itens listados sejam colocados no papel e apresentados pelo gestor à equipe. Assim todos podem visualizar as informações levantadas e tomar consciência delas e de sua função e responsabilidades.
Ao responder todos estes questionamentos é hora de partir para a ação, pois a simplicidade, objetividade e clareza do 5w2h não deixa muita margem para dúvidas. Portanto, se você é líder do projeto, coloque em prática o que foi definido neste planejamento e coordene todas as etapas do checklist junto aos seus profissionais, dando-lhes todo o suporte necessário à execução e finalização da tarefa do modo e no tempo certo.
E, nesse processo de aplicação da metodologia 5W2H, é possível seguir alguns passos que contribuirão para que a mesma possa cumprir o seu papel efetivamente, tais como:
- Definir claramente quais são as suas metas e objetivos a fim de haver um consenso geral sobre aonde você quer chegar.
- Aprofundar-se o tanto quanto for necessário acerca da problemática em que o 5W2H irá agir.
- Planejar e estruturar detalhadamente as ações que serão tomadas.
- Controlar, passo a passo, todas as etapas do processo, avaliando todos os resultados obtidos após a conclusão do projeto.
- Promover melhorias de forma contínua a fim de buscar o máximo de eficiência possível.
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