Uma empresa é composta por diversas atividades, ou seja, pelos processos típicos de cada função e de cada departamento. A união desses processos em uma rede constitui um sistema. Assim, toda empresa deve conhecer muito bem o funcionamento dos seus sistemas internos para que alcance os resultados que deseja.

Portanto, o sucesso de uma organização não depende apenas dos seus produtos e dos resultados finais que obtém com a venda deles, mas sim de todos os seus sistemas internos. O que se alcança fora da empresa é consequência do que se organiza dentro dela. Nesse contexto, o ciclo PDCA é uma ferramenta administrativa que atua na gestão de processos, tornando-a muito mais fácil e eficaz. Saiba mais sobre esse ciclo no artigo a seguir. Boa leitura!

O gerenciamento de processos

Toda empresa, portanto, é composta por processos internos que impactam diretamente a sua capacidade de obter bons resultados. Assim, gerir esses processos é uma função administrativa altamente estratégica, que depende de uma série de fatores, como: recursos humanos, investimentos financeiros, máquinas e demais tecnologias, métodos, meio-ambiente, materiais, e por aí vai.

Administrar todos esses fatores é uma tarefa importante que deve ser rotina na vida de toda e qualquer organização, independentemente do seu tamanho e do seu segmento de atuação. Isso exige métodos eficazes para garantir que haja disciplina, análise de dados e uma tomada de decisões verdadeiramente estratégica. É por isso que surgiu e que é utilizado constantemente o ciclo PDCA.

O que é o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é uma metodologia administrativa de gerenciamento de processos organizacionais, criada pelo engenheiro Walter Shewhart na década de 1920 e popularizada nos anos 1950 por William Deming.

O objetivo inicial do método era sistematizar a gestão da qualidade das empresas. No entanto, com o passar do tempo, houve um aprimoramento desse modelo, de modo que ele é, hoje em dia, utilizado na compreensão de todo o processo administrativo das empresas e na resolução de problemas diversos. Versátil, ele já passou por algumas adaptações ao longo da sua história e pode ser aplicado a absolutamente qualquer empresa.

Quais etapas compõem esse ciclo?

Como todo ciclo é composto por etapas, o PDCA também tem as dele, que totalizam 4. A sigla PDCA vem do inglês, com as etapas: Plan, Do, Check, Act. Traduzindo para o português, podemos identificar as quatro etapas como: planejar, fazer, checar, agir. Essas quatro etapas facilitam o diagnóstico e a resolução de problemas, inclusive daqueles que não são facilmente visualizados. Por isso, melhorias contínuas são identificadas nos processos da empresa. Saiba como ocorre cada etapa a seguir.

1ª etapa: planejar

O planejamento é a primeira fase do processo e, por isso é também o mais estratégico. Ele começa com o reconhecimento do problema, ou seja, com o diagnóstico de uma situação negativa que precisa ser resolvida ou com a simples definição de um objetivo que deve ser alcançado. Por que esse problema ocorre? O que pode ser feito para resolvê-lo, ou para alcançar as metas desejadas?

Para resolver essas questões e concluir a fase de planejamento das ações administrativas, recomenda-se a utilização da metodologia 5W2H (que já citamos aqui no blog). Ele define o que deve ser feito, quem deve ser responsabilizar por cada tarefa, por que deve ser feito, onde, quando, como e quanto vai custar.

2ª etapa: fazer

A segunda etapa consiste em colocar em prática tudo o que foi planejado. Essa etapa é extremamente importante, pois faz com que o plano estratégico definido ganhe vida. Ela deve ser monitorada de perto, a fim de identificar se as atividades definidas estão sendo executadas da maneira pretendida e se os prazos estão sendo respeitados.

As pesquisas, os treinamentos, a preparação e a execução propriamente dita das tarefas entram nessa fase, sempre tendo o alcance do objetivo/resolução do problema como meta. Nesse momento, também é importante coletar dados para controlar o processo e avaliar o andamento de cada tarefa executada.

3ª etapa: checar

A terceira etapa é a verificação ou checagem. Nela, é fundamental verificar se todas as tarefas executadas até aqui estão dentro daquilo que foi planejado e se estão ou não surtindo os efeitos esperados. Se as respostas forem positivas, basta dar continuidade ao que estiver sendo feito. Se as respostas forem negativas, há duas possibilidades.

A primeira possibilidade é corrigir os desvios do planejamento que forem identificados. Já a segunda possibilidade consiste em recalcular a rota e fazer adaptações no próprio planejamento — não se trata de uma medida a ser incentivada, mas que se faz necessária quando nota-se uma diferença considerável entre a teoria e a prática.

4ª etapa: agir

Na última etapa do processo, é preciso agir de acordo com os dados obtidos na fase anterior, a checagem: seguir em frente, corrigir problemas encontrados ou recalcular a rota e reiniciar o processo. Essa etapa é subdividida em duas: ação e conclusão.

Na fase da ação, deve-se reiniciar o processo, caso o resultado esperado não tenha sido alcançado, ou incorporar de vez aos processos da empresa a ação que tenha dado certo (o que demanda divulgação de resultados, treinamentos e nova padronização). A fase da conclusão, por sua vez, consiste em documentar tudo aquilo que foi feito ao longo da execução do ciclo PDCA, levantando os pontos positivos e os pontos que precisam melhorar para a próxima vez em que a metodologia for utilizada.

Por que o ciclo PDCA é importante para as empresas?

O PDCA é uma ferramenta simples, que torna mais claro o processo de planejamento, diagnóstico, resolução de problemas, adoção de ações estratégicas e mensuração de resultados. Esse processo promove uma melhoria contínua nas atividades organizacionais e, consequentemente, nos resultados gerais da empresa.

Esse método atua tanto na resolução quanto na prevenção de problemas, o que gera economia de esforços, de tempo e de recursos financeiros. Além disso, ele evita a tomada de decisões de forma impulsiva, priorizando a análise interpretativa de dados e o desenvolvimento profissional constante.

Agora que você já sabe como funciona o ciclo PDCA e por que ele é tão importante, que tal colocá-lo em prática na sua organização? Gostou deste conteúdo? Então, deixe o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!