É melhor prevenir do que remediar, não é mesmo? O ditado é bastante conhecido e, nas empresas, essa filosofia também tem sido adotada como uma maneira de garantir a produtividade e a competitividade diante dos concorrentes.

Desde os anos 1970, ideias como o Lean Manufacturing e o Controle de Qualidade Total têm sido difundidas, exemplificando que as organizações devem prevenir problemas, e não funcionar com base em medidas corretivas. A prevenção melhora o desempenho das empresas, garante a sustentabilidade do negócio e oferece possibilidades concretas de crescimento. É nesse contexto que surgiu o Poka Yoke, que você vai conhecer no artigo a seguir. Boa leitura!

O que é Poka Yoke e por que ele é importante?

Poka Yoke é uma ferramenta, que faz parte do sistema Lean Manufacturing, que permite a identificação de riscos e a eliminação das suas causas, a fim de prevenir problemas em processos produtivos. Caso não seja possível consertar a causa do risco, ao menos é possível detectá-la, a fim de conter os danos possíveis.

Essa ferramenta faz parte de uma cultura de prevenção e evitação de desperdícios. Por isso, é importante que todas as pessoas da empresa estejam conscientes dessa cultura, a fim de promover melhorias em cada processo organizacional, por meio da detecção precoce e da eliminação das causas das falhas.

O conceito de Poka Yoke foi desenvolvido pelo engenheiro industrial japonês Shigeo Shingo, no contexto do Sistema Toyota de Produção. O termo significa “à prova de erros”. Um exemplo bastante conhecido de utilização prática do Poka Yoke é o design das entradas USB, já que só é possível conectá-la de uma única forma correta. A mesma lógica é aplicada na impossibilidade de retirar a chave da ignição do carro se ele não estiver em “ponto morto”. São medidas preventivas de segurança e eficácia.

Quais são os tipos existentes?

Há 4 tipos de utilização do método Poka Yoke que podem ser utilizados para prevenir falhas em processos de produção: prevenção, detecção, valor fixo e etapas. Confira cada um deles na sequência.

1. Prevenção

O Poka Yoke de prevenção tem o objetivo de eliminar as causas dos erros, tão logo sejam identificadas. Essas causas são muito diferenciadas, e podem consistir em: pouco treinamento dos funcionários, excesso de tarefas ao mesmo tempo, elevada rotatividade de colaboradores, desorganização no ambiente, condições de trabalho inadequadas etc. O exemplo da entrada USB, como em um pen drive, é um exemplo de Poka Yoke de prevenção. O mesmo vale para os corretores gramaticais automáticos dos programas de computador.

2. Detecção

O Poka Yoke de detecção é desenvolvido para interromper um processo quando um erro for identificado, ou ao menos para utilizar-se de sinais sonoros ou visuais para comunicar um erro, tão logo seja detectado. O disjuntor é um exemplo dessa lógica, pois desarma automaticamente diante de uma sobrecarga elétrica. O mesmo vale para qualquer luz do painel de um carro, que acende assim que alguma falha é identificada no funcionamento do veículo.

3. Valor fixo

O Poka Yoke de valor fixo tem o objetivo de garantir que um número fixo de movimentos tenha sido executado durante o processo. Em uma linha industrial de montagem, por exemplo, o processo é padronizado, de modo que cada produto tem uma quantidade fixa de componentes. Se sobrarem peças ao final do processo, é sinal de que um erro foi cometido durante a montagem.

4. Etapas

Por fim, o Poka Yoke de etapas determina o passo a passo de uma operação, tendo em vista que alterações na ordem de execução podem gerar erros. Essa é a lógica dos manuais de instrução, que garantem que as pessoas executem as atividades na ordem correta para obter o resultado desejado. É também o que ocorre se você desejar sacar dinheiro no caixa do banco: se não seguir os comandos na ordem (inserir o cartão, digitar a senha, detectar a biometria etc.), não conseguirá sacá-lo.

Como colocar essas soluções em prática?

O processo de criação de um Poka Yoke para prevenir problemas em processos produtivos se dá em 5 etapas, conforme você verá a seguir.

1. Definição

Em primeiro lugar, é necessário convocar todos os membros da equipe do processo em questão e ouvi-los quanto às possibilidades de erros nas suas atividades. É necessário avaliar todas as etapas do processo em questão e descrever todos os problemas que podem ocorrer, por algum motivo.

2. Medição

Ao analisar o mapeamento de todo o processo, o segundo passo é identificar qual é a etapa que provavelmente está causando o problema diagnosticado. O Diagrama de Ishikawa, sobre o qual já falamos aqui no blog, pode ser extremamente útil nessa fase. O objetivo é identificar as causas, isto é, as raízes do problema em questão.

3. Análise

Uma vez identificadas as possíveis etapas que estão originando o erro, é necessário adotar o procedimento operacional padrão do processo, a fim de testar e confirmar as hipóteses levantadas na etapa anterior. Assim, é possível identificar as falhas que podem ocorrer e causar defeitos no processo.

4. Melhoria

Após apurar o problema e as suas causas, é hora de reunir novamente a equipe e realizar uma sessão de brainstorming com possíveis soluções. Nesse sentido, é fundamental definir o tipo de Poka Yoke a ser desenvolvido. O dispositivo ou mecanismo deve ser o mais simples possível. Depois, é necessário testar as soluções encontradas, a fim de verificar se de fato funcionam e qual das opções apresentadas é a mais precisa e eficaz.

5. Controle

Por fim, uma vez desenvolvido o Poka Yoke, é necessário adotar a sua utilização em larga escala, ainda dentro da organização. Treine os funcionários para lidar com o dispositivo desenvolvido e verifique se os defeitos de fato estão diminuindo, desde que a solução começou a ser utilizada.

Seguindo as etapas acima, você certamente conseguirá desenvolver um Poka Yoke bastante útil e eficaz na prevenção de erros e problemas dos processos produtivos. Se você ainda acha que o Poka Yoke é uma novidade, saiba que há vários exemplos dele no seu dia a dia: corretores gramaticais automáticos, a mensagem “deseja salvar as alterações?” nos arquivos do computador, os disjuntores, os códigos de barras, a porta do forno de microondas, e por aí vai. São mecanismos de prevenção de erros.

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