Uma reunião empresarial é um encontro realizado entre os membros de uma empresa para discutir assuntos relacionados ao trabalho. Algumas pessoas as consideram desnecessárias, estressantes e até mesmo desagradáveis, pois tomam bastante tempo. No entanto, desde que essas reuniões sejam adequadamente planejadas, elas não apenas ajudam na resolução dos problemas da empresa, como também permitem que muitos deles sejam prevenidos.

Dessa forma, é importante compreender o que é uma reunião empresarial e reconhecer os motivos pelos quais elas devem ser realizadas. Neste artigo, você vai conferir essas e outras informações sobre esse elemento tão essencial à vida das organizações, que é a reunião. Siga em frente e tenha uma boa leitura!

O que é uma reunião empresarial?

Uma reunião empresarial é um encontro de duas ou mais pessoas que fazem parte de uma organização para discutir assuntos relacionados ao trabalho. A reunião pode ou não contar com a presença de pessoas de fora da empresa. Trata-se de uma ferramenta de comunicação muito eficaz que ajuda a organização no alinhamento de ideias, na resolução de problemas, na tomada de decisões, entre outros aspectos.

As reuniões em uma empresa podem abordar diversos assuntos. Elas podem ser presenciais ou virtuais, externas (fora das dependências da empresa) ou internas (dentro da empresa). Além disso, pode ser reuniões gerais (que envolvem todos os colaboradores) ou limitadas à participação de apenas algumas pessoas (por exemplo: só os diretores da empresa ou só os membros de um departamento específico). As reuniões também podem ser programadas ou de emergência.

Para que serve esse tipo de reunião?

A reunião corporativa pode ter diversos propósitos. Os objetivos variam de acordo com o momento da empresa e com as pessoas participantes, mas, em geral, incluem: resolução de pendências e problemas, alinhamento de projetos em andamento, comunicação de resultados, compartilhamento de ideias, tomada de decisões, comunicação de decisões, planejamento estratégico de ações, integração de colaboradores, desenvolvimento e capacitação dos profissionais, entre outros.

Em todos esses contextos, o que se espera da reunião é que haja um entendimento comum a todos os seus participantes. Isso não quer dizer que seja possível agradar a todos, mas que se chegue a um consenso. A reunião empresarial ajuda a encontrar soluções, modificações e inovações nas atividades da corporação. Assim, os seus benefícios podem ser sentidos, como: alinhamento de ideias, melhora no relacionamento interpessoal, aumento da produtividade, redução de gastos etc.

Quais tipos de reunião existem?

Como você já deve ter notado, reuniões podem ser feitas para discutir diversos assuntos e em diferenciados contextos. No entanto, os estudiosos da administração de empresas conseguem resumir esses contextos em 6 tipos de reunião, conforme você vai conferir a seguir.

  • Reuniões de acompanhamento: são reuniões que têm o objetivo de monitorar o desempenho de novos colaboradores ou o andamento de projetos que já foram iniciados. Nesses encontros, os envolvidos dão satisfações acerca das atividades que estão executando para que os líderes verifiquem se estão dentro daquilo que foi planejado;
  • Reuniões de avaliação: nas reuniões de avaliação, o período de acompanhamento já acabou, pois as atividades em questão chegaram ao fim. Nesse caso, é hora de comunicar os resultados aos colaboradores individualmente ou à equipe inteira — o famoso feedback. São reconhecidos os pontos positivos, a serem continuados, e os pontos negativos, a serem resolvidos, em um processo de melhoria contínua;
  • Reuniões informativas: esse tipo de reunião tem como meta a comunicação de um dado novo e relevante aos envolvidos. Em geral, costumam ser conduzidas pelos líderes da empresa para comunicar decisões e fatos ocorridos, bem como para receber informações dos próprios funcionários;
  • Reuniões deliberativas: as reuniões deliberativas estão entre as mais complexas, mas também entre as mais importantes, pois têm o objetivo de tomar decisões. Nesses encontros, são apresentadas as possibilidades de ação e são discutidos os prós e contras de cada alternativa, a fim de que uma escolha sensata seja feita. Diferentes pontos de vista são debatidos para que se chegue a uma decisão consensual;
  • Reuniões de criação: reuniões de criação são mais informais e têm o propósito de encontrar soluções criativas para determinados desafios. Os líderes explicam o cenário aos colaboradores, que, por meio das técnicas de brainstorming, dão as suas sugestões de ações até que seja eleita a melhor ideia (ou as melhores ideias) para as estratégias de trabalho;
  • Reuniões de treinamento: são encontros que têm a finalidade de desenvolver as competências técnicas e comportamentais necessárias aos trabalhadores da organização. Consistem em cursos, treinamentos, aulas e orientações diversas acerca da empresa (sobre produtos, serviços, normas internas etc.).

Como uma reunião deve ser planejada?

Para que uma reunião seja eficaz e não seja considerada “perda de tempo”, como ocorre em diversas instituições, é necessário que esses encontros sejam planejados com cuidado — a menos que se trate de uma reunião de emergência, obviamente. Sem o planejamento, as reuniões podem causar conflitos e perda de produtividade.

Para evitar que isso ocorra, confira as etapas fundamentais para o planejamento de uma reunião:

  • Definição do objetivo;
  • Definição do líder do encontro;
  • Definição dos participantes necessários e opcionais;
  • Definição da frequência e da duração do encontro, bem como da data e do horário da sua realização;
  • Definição do local (caso a reunião seja presencial) ou do canal de comunicação (caso a reunião seja virtual);
  • Convocação dos participantes;
  • Elaboração da pauta e distribuição aos participantes;
  • Realização da reunião;
  • Elaboração e divulgação da ata da reunião (documento que registra tudo o que ocorreu e que foi decidido no encontro, oficializando e divulgando as informações aos envolvidos).

Como você pode perceber, a reunião empresarial é um encontro entre os membros de uma empresa para discutir questões de trabalho, sendo essencial para manter os colaboradores alinhados e alcançar diversos objetivos. Ela faz parte do planejamento das organizações e dos seus departamentos. Contudo, deve ser planejada de acordo com os itens acima para que concretize os propósitos para os quais foi designada.

E você, ser de luz, o que pensa sobre a reunião empresarial? De que maneira as reuniões do seu local de trabalho poderiam ser mais produtivas? Contribua deixando o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!