Quando falamos em gestão de pessoas, é fundamental que as organizações entendam as reuniões, o coaching e o desenvolvimento pessoal como um processo fundamental a todos os colaboradores. Nesse sentido, a reunião one-on-one é uma excelente técnica para promover todos esses fatores.

One-on-one significa “um a um”, ou seja, reuniões individuais, conduzidas apenas entre duas pessoas. Neste artigo, você vai compreender em que consiste esse método, quais são os benefícios que ele oferece e como pode ser conduzido. Para saber mais sobre este assunto, é só dar continuidade à leitura a seguir!

O que é uma reunião one-on-one?

A reunião one-on-one é um encontro realizado entre apenas duas pessoas, geralmente o líder e o liderado. Trata-se de uma reunião que o gestor realiza com um dos seus colaboradores, sendo que, nesse encontro, diversos temas podem ser abordados: planejamento de projetos, esclarecimento de dúvidas, troca de feedbacks, coaching, mentoria, e por aí vai.

Nas empresas que adotam esse processo, as reuniões são semanais ou quinzenais, com pautas específicas e duração de aproximadamente 30 minutos. A ideia é alinhar expectativas, de modo que o líder fale, mas também que ouça o que o colaborador tem a dizer: ideias, sugestões e opiniões sobre os projetos e atividades.

Quais são as vantagens oferecidas por esse tipo de reunião?

Ao contrário das reuniões de equipes, a reunião one-on-one atende melhor aos objetivos e necessidades individuais. Na sequência, você vai conferir os seus principais benefícios.

1. Maior aproximação entre o líder e os seus liderados

As reuniões one-on-one aproximam o gestor e o colaborador, auxiliando na criação de uma relação de confiança e respeito mútuos. Quando esses dois indivíduos sentam-se frente a frente, colocam-se, de certa forma, em nível de igualdade, permitindo que o diálogo flua com mais naturalidade e transparência. Além disso, nesses momentos, o colaborador se sente mais útil e respeitado, pois o líder está dedicando alguns minutos exclusivamente a ele, fazendo com que ele se sinta valorizado e motivado.

2. Troca de feedbacks

A reunião one-on-one é o momento perfeito para a troca de feedbacks. Dessa forma, o gestor pode apresentar ao colaborador os resultados das suas avaliações de desempenho, pontuando tanto os aspectos positivos quanto os pontos de melhoria. Da mesma maneira, o liderado também pode aproveitar a oportunidade para dar as suas sugestões no andamento das atividades da equipe e do próprio líder. Por ser uma reunião individual, fica mais fácil que todos exponham o que pensam com confiança.

3. Momento para coaching

Conforme citamos acima, esse tipo de reunião também pode ser muito útil para sessões de mentoria ou de coaching. Nesse caso, a reunião serve para que o líder ajude o seu colaborador a alcançar algum objetivo específico na carreira. Portanto, trata-se da ocasião perfeita para desenhar planos de carreira, recomendar leituras, sugerir cursos e treinamentos, além de dar dicas em geral para o desenvolvimento de cada colaborador. É um momento que pode ser extremamente produtivo.

4. Rápida solução de problemas

Por fim, outro benefício que a reunião one-on-one oferece é criar um momento para que o colaborador converse especificamente sobre as suas demandas e dificuldades de trabalho com o líder, o que geralmente não ocorre com facilidade no dia a dia corrido. Isso confere mais agilidade para que os dois envolvidos encontrem soluções aos problemas da organização com mais facilidade. O encontro também pode abordar a integração do profissional à cultura da empresa.

Como conduzir uma reunião one-on-one?

Agora que você já sabe o que é uma reunião one-on-one e quais são os seus benefícios, confira um passo a passo para conduzi-las na sua organização.

1. Defina a duração e a regularidade

Como gestor de uma equipe, cabe a você definir onde, quando e como vai se reunir com cada um dos seus colaboradores. Para que essas reuniões alcancem plenamente os seus objetivos, o ideal é que sejam realizadas com uma periodicidade definida, de preferência a cada 15 dias. Uma dica é combinar um dia da semana e um horário definidos com cada colaborador, de modo que todos tenham tempo para se preparar. Lembre-se de que essa reunião dura aproximadamente 30 minutos.

2. Organize as pautas antecipadamente com cada colaborador

Antes do dia da reunião, peça aos seus colaboradores para que definam as pautas das reuniões, ou seja, que anotem todos os assuntos que desejam abordar com o gestor. Dessa forma, evita-se a perda de tempo e a fuga dos assuntos principais. Coaching, discussão de resultados, trocas de feedbacks, avaliação de desempenho — esses são alguns dos temas possíveis para essas reuniões. Peça para que cada colaborador defina sobre o que deseja conversar com antecedência.

3. Desenvolva o foco e a escuta ativa

Uma vez que a reunião tenha começado, cabe a você, como líder, ter foco e escuta ativa. Isso quer dizer que você deve ouvi-lo atentamente, evitando outras demandas e telefonemas, por exemplo. Se precisar cancelar a reunião, faça-o com antecedência e dando uma justificativa que faça sentido, salvo em caso de emergência, é claro. Esteja presente e com 100% da sua atenção focada naquele colaborador. Não conduza essas reuniões de forma mecânica ou “por obrigação”. Faça-as valerem a pena!

4. Estruture a reunião

Como toda e qualquer reunião, a reunião one-on-one precisa de um roteiro, com começo, meio e fim. Para isso, confira as sugestões a seguir:

  1. Organize o espaço da reunião, recebendo o colaborador com entusiasmo;
  2. Revise os combinados da reunião anterior, verificando tudo o que foi cumprido e avaliando os resultados obtidos;
  3. Converse sobre o assunto principal da reunião;
  4. Nos minutos finais, faça os combinados para a semana seguinte, deixando claro ao colaborador o que ele deve fazer e como isso será acompanhado;
  5. Pergunte se ele tem alguma dúvida, opinião ou sugestão e encerre o encontro.

A reunião one-on-one é uma ótima oportunidade para aproximar líderes e liderados, resolver problemas com agilidade, trocar feedbacks e garantir a evolução de cada profissional. Adote-a como um processo definitivo na sua equipe e desfrute de todos esses benefícios.

E você, querida pessoa, o que pensa sobre esses encontros individuais? Já teve alguma experiência nesse sentido? Deixe o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!