Você já ouviu falar em timesheet? Trata-se de uma ferramenta muito útil para listar as tarefas que uma empresa ou equipe precisa executar, com administração do tempo em cada atividade. O conceito não é novo. Empresas do século XIX já apresentavam folhas de papel com listas de tarefas e os respectivos prazos para a sua execução. Hoje em dia, porém, a informatização tem tornado essa ferramenta muito mais atrativa.

Neste artigo, vamos conhecer melhor o funcionamento do timesheet e os benefícios que ele tem a oferecer às equipes de trabalho, sobretudo na gestão do tempo. Continue a leitura e confira!

O que é timesheet?

Timesheet é uma planilha que registra as tarefas de uma equipe, com os seus respectivos responsáveis e os prazos da sua execução. Esse documento ajuda o gestor a administrar o tempo e a produtividade de cada colaborador, bem como os recursos gastos em cada tarefa.

Isso ajuda a empresa de maneira geral, não apenas o gestor da área. O departamento de contabilidade, por exemplo, consegue administrar melhor as finanças das empresas analisando o consumo de recursos. Já a área de RH pode se beneficiar da ferramenta para avaliar as folhas de ponto, as folgas, as férias, a produtividade e até os intervalos de cada colaborador.

Quais são os benefícios da ferramenta?

O timesheet favorece a administração baseada em dados, e não em “achismos”. Isso fica evidenciado nas empresas, por meio de todos os benefícios a seguir.

1. Estimativas de recursos

O timesheet permite que as empresas estimem o tempo necessário para a realização de cada tarefa. A partir desse dado, outras estimativas podem ser feitas, como a quantidade de funcionários necessária e os gastos com eletricidade, água, alimentação, transporte, recursos materiais, e por aí vai.

Com base nesses cálculos, as empresas conseguem administrar melhor as suas finanças. No caso das organizações prestadoras de serviço, isso lhes permite inclusive estimar quanto podem cobrar pelas atividades prestadas. Assim, pode-se desenvolver uma precificação justa, que gera lucro, mas que não foge da realidade da instituição.

2. Relatórios de desempenho

Outra vantagem do timesheet é fornecer às organizações um relatório bem claro da produtividade de cada colaborador. Assim, pode-se identificar quem tem gerado mais receita e quem está recebendo mais do que trabalhando. Dessa forma, o acompanhamento do tempo nas tarefas pode gerar uma análise do custo-benefício de cada funcionário.

Avaliar a produtividade de todos os colaboradores é importante para qualquer empresa. Em momentos de instabilidade, o gestor saberá quem deve ser poupado e quem tem mais chances de ser desligado. Já em momentos de prosperidade, a ferramenta permite que o gestor verifique quem está mais apto a receber uma promoção.

3. Mitigação de riscos

O timesheet permite que o gestor saiba organizar as tarefas da sua equipe e delegá-las de modo equilibrado, de acordo com a quantidade de colaboradores disponíveis e a capacidade produtiva de cada um deles. Além disso, permite também que os recursos necessários à execução de cada tarefa sejam utilizados com sabedoria, sem falta e sem desperdícios.

Isso permite que a empresa previna determinados riscos, como prejuízos financeiros, atrasos na realização das tarefas e até mesmo conflitos entre os funcionários. Portanto, trata-se de uma eficaz ferramenta de planejamento estratégico, considerando os recursos humanos, materiais, temporais e financeiros.

4. Auxílio nas tomadas de decisão

Quais tarefas devem ser priorizadas? Quais podem ser deixadas para mais tarde? Quais colaboradores são mais capacitados para cada atividade? Quais recursos precisam ser comprados? Onde é melhor investir?

Todas essas perguntas são decisões que podem ser tomadas com mais precisão e sabedoria com base no timesheet. Essa simples ferramenta facilita a visualização da gestão do tempo, da situação financeira e da organização das tarefas em geral. Assim, é possível redimensionar e redistribuir o tempo gasto em cada atividade, de acordo com o andamento dos projetos.

5. Planejamento de tarefas

O timesheet permite que cada colaborador estime o tempo gasto em cada tarefa. Dessa forma, com o auxílio do gestor, é possível elaborar um planejamento individual para a realização das tarefas, verificando os melhores dias e horários para a sua execução. Isso é ótimo para que não haja atrasos nos projetos e também para que os colaboradores não fiquem sobrecarregados ou ociosos.

Essa ferramenta facilita até o ato de marcar reuniões com todo o grupo, bem como eventos, férias, folgas, e por aí vai. Ela ajuda a equipe a identificar a disponibilidade de cada colaborador ao longo do tempo.

6. Gerenciamento de recursos

Cada tarefa demanda recursos para ser executada: pessoas, tempo, tecnologia, dinheiro, eletricidade, materiais de escritório, conhecimento, e por aí vai. O timesheet permite que o gestor e o próprio colaborador avaliem o consumo de todos esses recursos na execução de cada atividade, sem que haja falta, mas também sem que haja desperdício desses itens.

Isso possibilita uma administração mais eficiente, que favorece o consumo consciente de recursos e a produtividade. Assim, fica mais fácil combater qualquer desperdício de tempo ou de recursos com atividades que não estejam provendo o retorno esperado.

7. Gerenciamento de tempo

Quanto tempo um funcionário gasta para executar uma tarefa? Esse tempo pode melhorar? Como? De que formas os erros e retrabalhos estão aumentando o tempo gasto por tarefa? Por quê? O timesheet favorece reflexões do tipo, estimulando cada pessoa a dar o melhor de si.

Dessa forma, o gestor pode, por exemplo, colocar uma pessoa mais lenta para trabalhar com alguém com um ritmo mais acelerado, ajudando a equilibrar a qualidade e a produtividade do time.

Como você pode notar, o timesheet é uma planilha que documenta os recursos gastos em cada tarefa de um projeto, sobretudo o tempo. Isso facilita a administração e a gestão das equipes, mensurando e estimulando a produtividade de todos os envolvidos.

E você, querida pessoa, utiliza alguma ferramenta semelhante ao timesheet na sua empresa? O que pensa sobre essa solução? Deixe o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!