As empresas precisam de relacionamentos para concretizar os seus objetivos. Esses relacionamentos são estabelecidos com os seus colaboradores, com os seus acionistas, com os seus investidores, com os seus parceiros de negócios, com os seus fornecedores, com o governo e até mesmo com os seus concorrentes.

Nesse sentido, o contrato é o documento que define os termos das relações que as empresas estabelecem com todos esses agentes. Ele deve ser completo, determinando o prazo de vigência, o tipo de relação estabelecido, os direitos e os deveres das partes envolvidas.

Dada a importância desse documento, as empresas precisam promover uma gestão de contratos eficaz. Mas como é possível fazer isso? Qual é a importância dessa gestão? É o que você vai conferir no artigo a seguir. Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!

Gestão de contratos: o que é e qual é a sua importância para as empresas?

A gestão de contratos é uma forma de tornar a sua empresa mais eficaz e de evitar que imprevistos aconteçam durante o período de vigência de relações contratuais.

As empresas assinam contratos para ter mais segurança. Contudo, ao longo do tempo, podemos perceber que somente o documento não resolve efetivamente as inseguranças das relações organizacionais. Dessa forma, é essencial que haja o trabalho de preparo e fiscalização dos termos acertados, que é a gestão de contratos.

Basicamente, trata-se de um processo em que um gestor nomeado desenvolve o documento com as suas cláusulas, datas e condições concernentes com a realidade das partes. Ele cuida também da fiscalização da sua realização ao longo do período contratual. Ao fim do prazo, é realizada a avaliação pós-contratual, isto é, o procedimento que analisa se tudo aconteceu como deveria e se os interessados obtiveram o que estava previsto.

Esse processo é útil para detectar falhas e descumprimentos, solucionando esses problemas tão logo sejam diagnosticados. Também é útil para detectar possibilidades de melhoria nas relações estabelecidas entre os envolvidos. Por fim, ter uma boa gestão de contratos faz a empresa avaliar quais relações merecem ser continuadas e quais devem ser desfeitas, a fim de evitar maiores problemas futuramente.

Como desenvolver a gestão de contratos na sua empresa?

O principal fator para entender o que é a gestão de contratos é compreender que se trata de um trabalho feito a partir de processos. De preferência, o ideal é que essa gestão seja conduzida com a assistência de uma equipe jurídica, com experiência na redação e na fiscalização do cumprimento desses documentos na área corporativa.

Nesse sentido, existem 3 etapas que devem ser cumpridas para que a implementação da gestão seja feita corretamente e traga os resultados desejados. Confira como ocorrem essas 3 etapas na sequência.

1. Etapa pré-contratual

Na primeira fase, as condições do contrato são definidas pelas partes envolvidas, e o gestor de contratos (que pode ser um profissional com essa função específica ou o próprio administrador do negócio) deve assegurar que o texto contratual seja perfeitamente claro, ou seja, sem gerar dúvidas e interpretações diversas acerca dos termos estabelecidos.

Todas as condições devem ser compreendidas por todos os interessados, que devem estar de acordo, pois, depois da assinatura, não haverá a possibilidade de retroceder. Nessa etapa, é essencial, também, que o gestor faça uma avaliação da capacidade dos envolvidos de cumprir o que está no texto efetivamente, evitando uma quebra contratual. É o momento de definir os direitos e deveres das partes, desde que cada uma assegure que será capaz de dar conta das suas responsabilidades.

2. Etapa de vigência contratual

Essa é a fase em que o trabalho do gestor de contratos é mais intenso, uma vez que precisa fazer o monitoramento a respeito do cumprimento das condições e de eventuais flexibilizações do texto, devido a mudanças de cenário. Assim, o gestor deve acompanhar se as partes envolvidas estão cumprindo com as suas obrigações e, caso não estejam, entender por que isso está ocorrendo e propor uma solução o mais rapidamente possível.

Para que esse trabalho seja feito corretamente, é essencial ter acesso rápido e fácil aos documentos contratuais. O uso de softwares de gestão pode facilitar a rotina de fiscalização. Um software de agenda pode contribuir enviando alertas para lembrar o gestor do final de prazos e datas de entregas.

Nessa etapa, o gestor acompanha a realização do que está nos termos contratuais para evitar que uma das partes simplesmente quebre o acordo. O documento é uma garantia legal, mas os seus direitos só serão defendidos a partir do conhecimento de que algo está errado.

3. Etapa pós-contratual

Por fim, a etapa pós-contratual se refere ao final do trabalho de gestão de contratos. É o momento em que os prazos de vigência terminam, e cabe ao profissional avaliar o quão bom foi o desenvolvimento do que estava no texto contratual. A avaliação é importante para verificar o que pode ser feito de forma diferente nos próximos acordos contratuais.

Essa etapa é útil também para que a empresa avalie se o contrato será renovado ou se é preferível encerrá-lo de vez, dependendo da qualidade da experiência vivenciada. Se a organização optar pela renovação, é o momento de refletir se os termos adotados no contrato continuarão os mesmos ou se algum tipo de modificação será efetuado.

Como você pode notar, a gestão de contratos é o processo que acompanha a definição, a fiscalização e a avaliação dos contratos estabelecidos pela empresa com os seus stakeholders. Ela garante a eficácia do processo, de modo que as partes envolvidas cumpram com as suas obrigações e promovam uma relação benéfica para todos.

E você, ser de luz, como avalia a gestão de contratos no seu ambiente de trabalho? Como ela beneficia o dia a dia profissional? Contribua deixando o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!