A gestão de projetos nas empresas depende cada vez mais de ferramentas que facilitem o acompanhamento da execução de cada tarefa. Por isso, os recursos informatizados estão sendo cada vez mais utilizados para fazer uma boa gestão.

O gráfico de Gantt é uma dessas ferramentas de gestão que facilitam a visualização e o acompanhamento das tarefas de um determinado projeto, bem como do seu respectivo status. Neste artigo, você vai entender o que é esse gráfico, como é elaborado, em quais contextos é utilizado e quais benefícios proporciona. Continue a leitura e saiba mais!

Gráfico de Gantt: o que é?

O gráfico de Gantt é uma ferramenta visual que organiza todas as tarefas que compõem um projeto e que facilita a sua visualização, do começo ao fim desse projeto. Ele é particularmente útil nos processos mais complexos, que são compostos por muitas tarefas simultâneas que precisam ser acompanhadas com rigor.

O gráfico consiste em uma lista das tarefas individuais de um projeto, com a definição dos respectivos responsáveis por cada uma. Ao lado, consta uma linha do tempo colorida que define a data de início e a data de conclusão daquela tarefa, além da duração do projeto como um todo. Dessa forma, toda a equipe consegue compreender quem está responsável por qual atividade e quais são os prazos que precisam ser cumpridos com responsabilidade.

Quais elementos compõem esse gráfico?

O gráfico de Gantt, também conhecido com diagrama de Gantt ou cronograma de Gantt, é composto por determinados itens, que podem variar de acordo com a complexidade do projeto. Confira os principais deles.

  • Nomes das tarefas: aparecem com um breve descritivo das atividades e o nome do seu responsável;
  • Datas: na parte superior do gráfico, há as datas do projeto, marcando o início e o fim de cada tarefa;
  • Barras de Gantt: as barras de Gantt são barras coloridas que aparecem ao lado de cada tarefa, preenchendo o espaço na linha do tempo desde o início até o fim do prazo. Coloridas, elas ajudam a compreender a importância da tarefa e a porcentagem que já foi concluída;
  • Marcos: os marcos são as datas de determinadas metas ou pontos de verificação muito importantes para o projeto. Associados à conclusão de uma tarefa específica, geralmente são reconhecidos por símbolos, como estrelas;
  • Dependências: as dependências são linhas ou setas que apontam as relações entre as tarefas. Devem aparecer, por exemplo, se a tarefa 7 só puder ser executada após as tarefas 2 e 3 terem sido concluídas.

Em quais contextos é utilizado?

O gráfico de Gantt é utilizado por gerentes de projetos mais complexos, de longo prazo e compostos por diversas atividades. Hoje em dia, porém, há softwares de computação que permitem que qualquer pessoa com uma lista de tarefas possa criar o seu próprio gráfico de Gantt para organizar a sua rotina.

Em geral, essa ferramenta é mais utilizada por gerentes de projetos, diretores de organizações, gerentes de campanhas de marketing, gerentes de operações, gerentes de programação, líderes de equipes diversas e consultores empresariais. São funções que demandam organização e atenção aos prazos e às pessoas responsáveis por cada tarefa.

Como fazer um gráfico de Gantt?

O gráfico de Gantt pode ser um pouquinho trabalhoso, dado que a sua estrutura é composta por diversos elementos. Todavia, quando construído corretamente, ele pode ser extremamente vantajoso. Confira as 6 etapas para a construção desse diagrama na sequência.

1. Defina tarefas individuais

O primeiro passo é reunir-se com a sua equipe para definir todas as atividades que serão necessárias para executar o projeto em questão. Defina ao menos um esboço da ordem ideal para a execução dessas atividades até a conclusão do seu projeto.

2. Estabeleça as relações de dependência entre as tarefas

O segundo passo é definir quais tarefas dependem de quais tarefas. Por exemplo: eu só posso mandar um folheto para a gráfica depois que o revisor tiver analisado todas as informações dele. Portanto, essa etapa consiste em definir quais atividades podem ser realizadas simultaneamente e quais precisam esperar a conclusão de outras tarefas.

3. Construa uma linha do tempo com as atividades

Em seguida, é hora de definir os prazos de realização para cada tarefa. Esses prazos devem ser realistas, contendo data de início e de término, além de alguns dias extras por segurança. Organize as tarefas de acordo com a ordem estabelecida, facilitando a visualização das dependências.

4. Insira os dados no gráfico

Tendo em mãos as tarefas, a ordem de realização e os seus respectivos prazos e dependências, é só colocar tudo isso no gráfico, construindo as barras de Gantt. Esse processo fica muito mais fácil com um software informatizado. Se necessário, inclua uma legenda para explicar as cores, setas e formas adotadas.

5. Delegue as atividades

Após montar o seu gráfico, registre ao lado de cada tarefa as pessoas ou equipes de pessoas responsáveis pela sua execução. Dessa forma, todos os envolvidos poderão compreender a sua função no projeto e quais prazos e atividades estão sob a sua responsabilidade.

6. Atualize o gráfico de acordo com a execução das tarefas

Por fim, compreenda que o gráfico de Gantt deve manter a flexibilidade, de modo que você possa alterar prazos, atualizar o grau de conclusão das tarefas e mudar as cores das barras. A ideia é oferecer a todos os envolvidos no projeto uma ferramenta visual que facilite o acompanhamento do andamento do projeto, identificando facilmente as adaptações que precisam ser feitas.

Quais são os benefícios do gráfico de Gantt?

Você talvez já tenha percebido o quanto esse gráfico é vantajoso, não é mesmo? Basicamente, ele permite uma visão geral e ao mesmo tempo detalhada dos projetos, o acompanhamento dos prazos e do progresso de cada atividade, a flexibilidade para alterar ordens e datas, a atribuição de responsabilidades a diferentes indivíduos ou equipes e a visualização da dependência entre as atividades, auxiliando na construção de um planejamento mais eficaz.

E você, querida pessoa, já utilizou ou já pensou em utilizar um gráfico de Gantt? Como ele poderia beneficiar as suas atividades? Contribua deixando o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!