Muitas empresas ainda acreditam que aumentar a produtividade depende de contratar mais gente. De fato, há casos em que isso é necessário, afinal de contas, os colaboradores não podem ficar sobrecarregados. Contudo, há casos de menor gravidade que podem ser resolvidos com pequenos ajustes no dia a dia.

Assim, equipes reduzidas podem também elevar os seus níveis de produtividade, desde que haja infraestrutura, comprometimento, organização e uma liderança eficaz. Neste artigo, separamos 10 dicas para que você consiga tornar a sua equipe mais produtiva, mesmo que ela seja enxuta. Continue a leitura e confira!

1. Invista em capacitação contínua

Um colaborador pode ser mais produtivo se ele tiver mais conhecimento e mais habilidade para a função que exerce na empresa. Por isso, é fundamental que você ofereça aos seus funcionários cursos e treinamentos de capacitação contínua. Se bem executadas, essas capacitações reduzem a quantidade de erros, elevam a qualidade do que é produzido e permitem que o colaborador faça mais em menos tempo, afinal de contas, ele estará mais habilidoso. Uma equipe bem treinada é mais produtiva!

2. Estimule a integração entre os colaboradores

Além da capacitação, outro aspecto decisivo na produtividade entre as equipes é a integração. Um bom relacionamento entre os colaboradores favorece a ajuda mútua, a troca de conhecimentos e a comunicação. Assim, quando todo mundo se ajuda, diversos problemas podem ser prevenidos ou mais rapidamente resolvidos. A confiança no colega faz com que as pessoas se unam e consigam fazer mais e melhor. Dinâmicas, reuniões e confraternizações ajudam na integração do time.

3. Determine objetivos claros

Se você deseja que a sua equipe seja mais produtiva, é essencial ser claro desde o início do projeto, afinal de contas, não há tempo a perder. Faça uma reunião com todos os envolvidos e explique o projeto que será desenvolvido. Deixe as metas e objetivos bem claros, explicando quem fica responsável por qual função. Delegue as tarefas, explique como elas devem ser feitas e tire todas as dúvidas dos colaboradores.

É melhor “perder” esse tempo antes de começar o trabalho do que depois que as atividades já estiverem encaminhadas. Uma boa instrução no início do projeto ameniza os erros e evita o retrabalho que gera a perda de tempo.

4. Faça breves encontros individuais

Além das reuniões com todo o grupo, faça breves encontros individuais com cada colaborador. Dessa forma, você poderá esclarecer as suas dúvidas pontuais, ajudá-los nas dificuldades, compartilhar conhecimentos, corrigir erros, avaliar o desempenho e dar sugestões de melhorias. Em algumas empresas, essas reuniões servem também para que o liderado dê o seu feedback ao líder, o que é bacana para que todos progridam de forma contínua.

5. Aperfeiçoe a comunicação interna

As reuniões presenciais são importantes para os alinhamentos com toda a equipe, bem como para os encontros individuais que citamos acima. Contudo, mesmo que uma interação presencial não seja possível, é preciso que a equipe tenha tecnologias que permitam a comunicação. Ligações telefônicas, redes de e-mail, aplicativos de mensagens e redes sociais corporativas permitem que essa comunicação ocorra. Assim, dúvidas são esclarecidas e problemas são resolvidos prontamente.

6. Utilize um software de gerenciamento de projetos

Os softwares de gerenciamento de projetos são programas que permitem que as demandas de uma equipe sejam organizadas, como é o caso do Trello. Nesses programas, é possível que a equipe registre todas as tarefas que estão sob a sua responsabilidade, classificando-as entre as que estão concluídas, as que estão em andamento e as que ainda precisam ser feitas, entre outras categorias personalizáveis.

Também é possível registrar o responsável por cada tarefa e o prazo, bem como fazer observações diversas. É um meio prático e visual de manter todos os membros da equipe alinhados no andamento das atividades e monitorar a realização de cada uma delas.

7. Automatize o que for possível

Será que tudo aquilo que os seus colaboradores executam precisa realmente ser executado por eles? Não há alguma máquina ou programa que possa executar as tarefas mais repetitivas de forma automática?

Pesquise os programas que podem realizar esse tipo de atividade, deixando os seus colaboradores livres para cuidar das tarefas mais estratégicas, que realmente precisam da mente humana para serem executadas. Cruzamento de dados, e envio de mensagens ao cliente são exemplos de atividades que podem ser automatizadas. Isso gera uma economia de tempo e de energia dos colaboradores, que pode se converter em mais produtividade.

8. Crie um senso de urgência para evitar as distrações e procrastinações

Como líder, cabe a você informar a equipe sobre o grau de urgência de um projeto, atualizando cada colaborador acerca dos prazos que ele tem para realizar as suas atividades. Não se trata de deixar todo mundo desesperado, mas de alertar a equipe sobre a gestão do tempo e da produtividade. Assim, fique atento às distrações e procrastinações que estejam ocorrendo entre os funcionários, chamando a sua atenção para os atrasos e quedas de produtividade que esses fatores provocam.

9. Invista em infraestrutura

Não podemos deixar de ressaltar que as equipes ficam muito mais produtivas quando trabalham em um ambiente limpo, arejado, bem iluminado e organizado. Além disso, as pessoas também trabalham melhor quando têm à sua disposição computadores, celulares, máquinas e ferramentas atualizados, com todos os recursos essenciais para que um bom trabalho seja feito. O mesmo vale para mesas e cadeiras ergonômicas. São investimentos essenciais para que as pessoas trabalhem mais e melhor.

10. Reconheça e recompense os méritos da sua equipe

Por fim, nunca é demais reforçar que a motivação é fundamental em todo processo produtivo. Por isso, cabe a você, enquanto líder, dar feedbacks que de fato despertem a motivação nos seus colaboradores. Mesmo ao corrigir um erro, faça-o de um jeito que demonstre que você confia no funcionário e que acredita que ele será capaz de progredir.

Além disso, reconheça e recompense os bons resultados obtidos, por meio de bônus financeiros, confraternizações, promoções ou o bom e velho elogio. Isso é um combustível e tanto para a produtividade das pessoas!

As 10 dicas acima são procedimentos fundamentais para elevar a produtividade de uma equipe, mesmo que ela seja reduzida. Coloque-as em prática para alcançar resultados extraordinários!

E você, querida pessoa, já fez parte de uma equipe enxuta? Como foi possível manter a produtividade nessa situação? Deixe o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!